Asystent Administracyjny (etat, Kijów) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do Biura Krajowego w Kijowie na stanowisko:

Asystenta Administracyjnego (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Asystent Administracyjny Asystent)

Jako dostawca usług w zakresie współpracy międzynarodowej na rzecz zrównoważonego rozwoju i międzynarodowej edukacji, jesteśmy oddani kształtowaniu przyszłości, w której warto żyć na całym świecie. GIZ ma ponad 50-letnie doświadczenie w wielu różnych obszarach, w tym w rozwoju gospodarczym i promocji zatrudnienia, energii i środowisku, a także pokoju i bezpieczeństwie. Różnorodna wiedza naszego przedsiębiorstwa federalnego jest pożądana na całym świecie – ze strony rządu niemieckiego, instytucji Unii Europejskiej, Organizacji Narodów Zjednoczonych, sektora prywatnego i rządów innych krajów. Współpracujemy z przedsiębiorstwami, podmiotami społeczeństwa obywatelskiego i instytucjami badawczymi, wspierając skuteczną interakcję między polityką rozwoju a innymi obszarami polityki i obszarami działalności. Naszym głównym zleceniodawcą jest niemieckie Federalne Ministerstwo Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (BMZ). Zlecający i partnerzy współpracujący ufają GIZ i współpracujemy z nimi w celu generowania pomysłów na zmiany polityczne, społeczne i gospodarcze, przekształcania ich w konkretne plany i ich wdrażanie. Ponieważ jesteśmy federalnym przedsiębiorstwem pożytku publicznego, w naszej pracy najważniejsze są wartości niemieckie i europejskie. Razem z naszymi partnerami w rządach krajowych na całym świecie oraz partnerami ze świata biznesu, badań i społeczeństwa obywatelskiego pracujemy elastycznie, aby dostarczać skuteczne rozwiązania, które oferują ludziom lepsze perspektywy i trwale poprawiają ich warunki życia.

Zadania:

Asystent administracyjny jest odpowiedzialny za:

• Przetwarzanie dokumentacji przychodzącej i wychodzącej
• Wsparcie administracyjne jednostki
• Zastępowanie kierownika biura na okresy nieobecności
• Wykonywanie zadań w imieniu kierownictwa

Zadania:

1. Przetwarzanie dokumentacji przychodzącej i wychodzącej

• Rejestruj i przetwarzaj przychodzące faktury, akty odbioru i dowody dostawy w terminowy i dokładny sposób
• Przeprowadzaj wstępne kontrole i sortowanie dokumentów w celu zapewnienia kompletności, poprawności i zgodności z wewnętrznymi procedurami
• Przesyłaj zeskanowane dokumenty do odpowiednich jednostek
• Zarządzaj rejestracją i wysyłką oryginałów podpisanych aktów odbioru i dowodów dostawy do partnerów biznesowych pocztą

2. Wsparcie administracyjne jednostek

• Bierzenie udziału w procedurze otwarcia ofert
• Organizowanie i przygotowywanie dokumentów do archiwizacji
• Prowadzenie i regularna aktualizacja bazy partnerów biznesowych
• Organizowanie, zapewnianie podpisania i zatwierdzania dokumentów przez osoby upoważnione
• Komunikacja w obrębie działów wewnętrznych i zewnętrznych partnerów biznesowych w sprawach dokumentacyjnych
• Wsparcie jednostek w kompletowaniu i raportowaniu ustaleń dotyczących podróży
• Monitorowaniei raportowanie w kwestiach związanych z bezpieczeństwem personelu krajowego
• Zapewnianie ogólnego wsparcia administracyjnego

3. Zastępowanie kierownika biura na okresy nieobecności

4. Wykonywanie zadań powierzonych przez kierownictwo

• Wykonuje inne zadania i obowiązki zgodnie z żądaniem kierownictwa
• W razie potrzeby zapewnia wsparcie innym zespołom Biura Krajowego
• Pomaga lub bezpośrednio wykonuje inne prace/zadania biurowe

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Ukończone studia wyższe w zakresie języków lub porównywalnych.
• Co najmniej 1 rok doświadczenia doświadczenie w pracy na porównywalnym stanowisku.
• Dobra znajomość technologii ITC (oprogramowanie, telefon, poczta elektroniczna, internet) i aplikacji komputerowych (np. MS Office, Teams)
• Co najmniej wyższy średniozaawansowany poziom języka angielskiego
• Świadomość, jak właściwie postępować z wrażliwymi informacjami (poufność, ochrona danych)
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i orientacja na klienta
• Dobra praca zespołowa orientacja
• Podejście do rozwiązywania problemów
• Odporność na stres i dobra organizacja czasu

Oferujemy:

• Praca służbowa, wynagrodzenie stałe w EUR, premie zależne od wyników oraz 13. pensja.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu rocznie.
• Zajęcia językowe, szkolenia umiejętności twardych i miękkich.
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe.
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

Pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest Kijów. Rozpoczęcie pracy tak szybko, jak to możliwe. Czas trwania umowy wyniesie 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

Aplikacja:

Czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim, zawierającą CV i list motywacyjny wyjaśniający Twoją motywację do ubiegania się o pracę do COB 19 lutego 2026, czwartek. W sprawie dalszych etapów rekrutacji skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów opatrzonych następującym tytułem:

• Nazwisko Imię_CV

•  Nazwisko Imię_List motywacyjny

Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Ochrona danych | GIZ