Asystent administracyjny (majątek), czas określony, G5, Kijów, #96320, dostępny wyłącznie dla obywateli Ukrainy w Unicef

UNICEF działa w najtrudniejszych miejscach na świecie, aby dotrzeć do dzieci znajdujących się w najbardziej niekorzystnej sytuacji. Aby uratować im życie. Aby bronić swoich praw. Aby pomóc im wykorzystać ich potencjał. W 190 krajach i terytoriach każdego dnia pracujemy na rzecz każdego dziecka, wszędzie, aby zbudować lepszy świat dla wszystkich. I nigdy się nie poddajemy. Dla każdego dziecka nadzieja UNICEF UkrainaJak możesz coś zmienić? Kluczowe funkcje, zakresy odpowiedzialności i pokrewne obowiązki/zadania Zarządzanie biurem jako centralny punkt aktywów Kijowa Biuro koordynuje zarządzanie zaopatrzeniem administracyjnym, sprzętem biurowym i aktualizację rejestru pozycji. Przygotowuje raporty dotyczące majątku (materialnego i niematerialnego), dba o należytą ewidencję w systemie. Doradza przełożonym i przetwarza przypadki sprzedaży w mAsset i VISION oraz zapewnia terminową i trafną realizację decyzji PSB. Przeglądanie potrzeb w zakresie kontraktowania usług logistycznych stron trzecich (np. odprawa celna, magazynowanie, transport, dystrybucja) i przekazywanie wszelkich informacji wspierających kontraktowanie takich usługodawców, w tym ustalanie kluczowych wskaźników wydajności i mechanizmów monitorowania wydajności. Zarządzanie aktywami / Dostawy / Sprzęt Wspomaga zarządzanie administracją materiałów eksploatacyjnych, sprzętu biurowego i aktualizacji stanu magazynowego. Monitoruje i nadzoruje odpowiednie i właściwe wykorzystanie materiałów eksploatacyjnych. Zapewnia zgodność obsługi i utrzymania obiektów ze standardami organizacyjnymi. Organizuje zakup i terminową dystrybucję materiałów biurowych. Zakupy Przetwarzanie zamówień o niskiej wartości na potrzeby biurowe, zgłaszanie zapotrzebowań zakupowych. Ułatwia procesowanie umów dla konsultantów i partnerów zewnętrznych obsługujących sekcję. Obejmuje to przygotowanie i złożenie dokumentów, wypełnienie niezbędnych formularzy i szablonów, przesłanie TOR do VISION oraz dokonanie niezbędnych ustaleń logistycznych. Utrzymuje aktualne listy dostawców, partnerów i harmonogramów konsultantów. Dokonaj przeglądu potrzeb w zakresie kontraktowania usług administracyjnych stron trzecich (np. usług sprzątania, ochrony, powierzchni magazynowej i schronienia) i przekaż wszystkie informacje uzupełniające dotyczące kontraktowania takich usługodawców, w tym ustanowienie kluczowych wskaźników wydajności i mechanizmów monitorowania wyników. Utrzymywanie i przetwarzanie dokumentacji do realizacji operacji logistycznych (np. odprawa celna, weryfikacja faktur) oraz podejmowanie odpowiednich działań w celu rozwiązania problemów operacyjnych, eskalacja skomplikowanych problemów do przełożonego. Przetwarzanie faktur Odpowiedzialny za zbieranie faktur i składanie dokumentów do zatwierdzenia, a następnie przetwarzanie w VISION, łącznie z tworzeniem GR/SES. Przesyła pliki elektroniczne i weryfikuje wyniki do systemu docelowego. Odpowiada na status transakcji klienta i inne zapytania. Komunikuj się z dostawcami i usługodawcami w sprawie terminowego zbierania faktur. Punkt kontaktowy GSSC do przesyłania płatności. Komunikacja i przepływ pracy. Ułatwia komunikację i przepływ pracy jednostki organizacyjnej w celu zwiększenia wydajności i terminowości operacji i wyników. Zarządza korespondencją przychodzącą i wychodzącą, e-mailami i rozmowami telefonicznymi. Przekazuje rutynowe i nietypowe informacje dotyczące pracy zespołu. Tworzy i utrzymuje biuro filsystemy ingowe i referencyjne, zarówno tradycyjne, jak i cyfrowe; i zapewnia aktualność i dokładność stron internetowych wewnątrz/intranetowych. Wydarzenia i spotkania Prowadzi kalendarz biura i organizuje rezerwację obiektów konferencyjnych dla UNICEF. Wspiera działania związane z rozwojem potencjału i konferencje, dokonując ustaleń logistycznych, współpracując z moderatorami, firmami cateringowymi i gospodarzami. Umawia terminy poprzez kontakt z uczestnikami w sprawie dostępności. Współpracuje z punktami kontaktowymi budżetu oraz sekcją dotyczącą kosztów i potrzeb. Przygotowuje materiały pomocnicze dla uczestników i zamieszcza zatwierdzone materiały w intranecie. Przygotowuje i utrzymuje programy spotkań i wydarzeń związanych z zobowiązaniami grupy roboczej. Wpływ wyników Zakres kluczowych wyników wykracza poza małe, odrębne zespoły i wpływa na usługi wsparcia większych, bardziej złożonych struktur organizacyjnych. Wspiera przełożonego w zestawianiu i koordynowaniu produktów pracy, dbając o dotrzymanie terminów i przestrzeganie ustalonych zasad i procedur. Praca jest ustandaryzowana; jednak osoba piastująca tę funkcję musi wykazać się dobrą znajomością wytycznych, aby wspierać operacyjnie Wydział/Biuro. Kluczowe wskaźniki efektywności wykraczają poza terminowość i dokładność pracy, obejmują planowanie i organizację pracy zespołu. Asystenci administracyjni na tym szczeblu reprezentują przełożonego w komunikacji polegającej na wymianie nierutynowych informacji, koordynowaniu i dotrzymywaniu terminów, a także nawiązywanie i utrzymywanie komunikacji z pracownikami różnych działów. Komunikacja wymaga taktu i dyskrecji. Mogą także udzielać wskazówek i wskazówek pracownikom tymczasowym lub pracownikom niższego szczebla. Aby kwalifikować się jako rzecznik każdego dziecka, jakie będziesz mieć… Wykształcenie Wymagane jest ukończenie szkoły średniej, najlepiej uzupełnionej kursami technicznymi lub uniwersyteckimi związanymi z dziedziną pracy. DoświadczenieMinimalne doświadczenie Wymagane jest 5 lat odpowiedniego doświadczenia w pracy administracyjnej lub biurowej (posiadając wykształcenie średnie). Na tym stanowisku tytuł licencjata uzyskany w uznanej instytucji akademickiej w dziedzinie nauk społecznych, zarządzania przedsiębiorstwem, administracji, finansów lub innej odpowiedniej dziedziny może zastąpić trzy lata powiązanego doświadczenia zawodowego. Tytuł magistra może zastąpić dodatkowe dwa lata.Wymagania językoweWymagana jest biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego.Znajomość innego oficjalnego języka ONZ r lokalnego języka będzie atutem.Szkolenie umiejętności i doświadczenie w obsłudze MS Word, Excel, PowerPoint i innego oprogramowania UNICEF, takiego jak SharePoint; wymagana wiedza na temat zintegrowanych systemów informacji zarządczej.Dogłębna znajomość zasad i procedur administracyjnych UNICEF.Umiejętności i zdolności organizacyjne, planowania i ustalania priorytetów.Umiejętność cierpliwego i taktownego postępowania z gośćmi.Wysokie poczucie poufności, inicjatywy i dobrej oceny.Umiejętność skutecznej pracy z gośćmi. ludzie o różnym pochodzeniu narodowym i kulturowym. Umiejętność pracy w zespole w celu osiągnięcia wspólnych celów i udzielania wskazówek młodszemu personelowi pomocniczemu. Każde dziecko pokazuje… podstawowe wartości UNICEF: troska, szacunek, uczciwość, zaufanie, odpowiedzialność i zrównoważony rozwój ( CRITAS) stanowią podstawę wszystkiegog co robimy i jak to robimy. Zapoznaj się z naszą Kartą Wartości: Wartości UNICEF Kompetencje UNICEF wymagane w przypadku tego postu to... Wykazuje samoświadomość i świadomość etyczną (1) Współpracuje z innymi (1) Buduje i utrzymuje partnerstwa (1) Wprowadza innowacje i akceptuje zmiany (1) Myśli i Działa strategicznie (1) Dążenie do osiągnięcia znaczących wyników (1) Zarządza niejednoznacznością i złożonością (1) Podczas procesu rekrutacji testujemy kandydatów zgodnie z ramami kompetencji. Zapoznaj się z naszymi ramami kompetencji i ich różnymi poziomami: Ramy kompetencji tutaj. UNICEF jest po to, aby służyć dzieciom na świecie znajdującym się w najbardziej niekorzystnej sytuacji, a nasza globalna siła robocza musi odzwierciedlać różnorodność tych dzieci. Rodzina UNICEF pragnie włączyć każdego, bez względu na jego rasę/pochodzenie etniczne, wiek, niepełnosprawność, tożsamość płciową, orientację seksualną, religię, narodowość, pochodzenie społeczno-ekonomiczne lub inne cechy osobiste. Oferujemy naszym pracownikom szeroką gamę korzyści personelu, w tym płatny urlop rodzicielski, przerwy na karmienie piersią i rozsądne udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. UNICEF zdecydowanie zachęca do korzystania z elastycznej organizacji pracy. UNICEF prowadzi politykę zerowej tolerancji wobec zachowań niezgodnych z celami Organizacji Narodów Zjednoczonych i UNICEF, w tym wykorzystywania i molestowania seksualnego, molestowania seksualnego, nadużycia władzy i dyskryminacji. UNICEF angażuje się w promowanie ochrony i zabezpieczenia wszystkich dzieci. UwagiAktywne zaangażowanie UNICEF na rzecz różnorodności i włączenia społecznego ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia dzieciom najlepszych wyników.Nominacje UNICEF wymagają zaświadczenia lekarskiego. Na stanowiska IP wymagane jest wydanie wizy przez kraj przyjmujący stację dyżurną, co ułatwi UNICEF. Wizyty objęte są także obowiązkiem zaszczepienia (szczepienia), w tym przeciwko SARS-CoV-2 (Covid). Jeśli zostaniesz wybrany na stanowisko w UNICEF, musisz albo zostać zaszczepiony zgodnie z wymogami, albo uzyskać zwolnienie lekarskie wydane przez odpowiedni departament ONZ. W przeciwnym razie wybór zostanie anulowany. Wszyscy wybrani kandydaci zostaną poddani rygorystycznej kontroli referencji i przeszłości i oczekuje się od nich przestrzegania niniejszych standardów i zasad. Kontrole przeszłości będą obejmować weryfikację referencji akademickich i historii zatrudnienia. Od wybranych kandydatów może być wymagane dostarczenie dodatkowych informacji w celu sprawdzenia przeszłości. Od pracowników rządowych rozważanych do zatrudnienia w UNICEF zwykle wymaga się rezygnacji ze stanowiska pracy w rządzie przed podjęciem pracy w UNICEF. UNICEF zastrzega sobie prawo do wycofania oferty zatrudnienia bez odszkodowania, jeśli w rozsądnym terminie z jakiegokolwiek powodu nie uzyska się wizy lub zaświadczenia lekarskiego lub nie zostaną spełnione niezbędne wymagania dotyczące szczepień. Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami i przeniesiemy ich do kolejny etap procesu selekcji. Stanowisko to znajduje się w Kijowie i oczekuje się, że osoba piastująca będzie pracować na miejscu. Jednakże, w zależności od warunków bezpieczeństwa i zaleceń, będzie musiał przenieść się na terytorium Ukrainy. Pokaż więcejPokaż mniej Poziom stanowiska Poziom podstawowy Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Obowiązki związane z pracą Rozwój biznesu, ogólna działalność biznesowa i księgowość/audyt Branże Usługi konsumenckie i organizacje non-profit