Asystent administracyjny (majątek), czas określony, G5, Kijów, #96320, dostępny wyłącznie dla obywateli Ukrainy w Unicef

Asystent administracyjny (majątek), na czas określony, G5, Kijów, #96320, otwarte tylko dla obywateli Ukrainy Nr pracy: 571536Rodzaj umowy: Wizyta na czas określony Stanowisko służbowe: KijówPoziom: G-5Lokalizacja: UkrainaKategorie: Administracja, Zarządzanie obiektamiUNICEF pracuje w jednych z najtrudniejszych na świecie miejscach, aby dotrzeć do dzieci znajdujących się w najbardziej niekorzystnej sytuacji na świecie. Aby uratować im życie. Aby bronić swoich praw. Aby pomóc im wykorzystać ich potencjał. W 190 krajach i terytoriach pracujemy na rzecz każdego dziecka, wszędzie, każdego dnia, aby zbudować lepszy świat dla wszystkich. I nigdy się nie poddajemy. Dla każdego dziecka nadzieja. Jak możesz coś zmienić? Klucz funkcje, odpowiedzialność i powiązane obowiązki/zadania Zarządzanie biurem • Jako punkt kontaktowy ds. aktywów Kijowskiego biura koordynuje zarządzanie zaopatrzeniem administracyjnym, sprzętem biurowym i aktualizację ewidencji pozycji. • Przygotowuje raporty dotyczące majątku (materialnego i niematerialnego), zapewnia należytą ewidencję w systemie. • Doradza przełożonym i przetwarza przypadki sprzedaży w mAsset i VISION oraz zapewnia terminową i precyzyjną realizację decyzji PSB. • Przeglądanie potrzeb w zakresie kontraktowania usług logistycznych stron trzecich (np. odprawa celna, magazynowanie, transport, dystrybucja) i przekazywanie wszelkich informacji wspierających kontraktowanie takich usługodawców, w tym ustalanie kluczowych wskaźników wydajności i mechanizmów monitorowania wydajności. Zarządzanie aktywami / Dostawy / Sprzęt • Wspomaga zarządzanie zaopatrzenia administracyjnego, sprzętu biurowego i aktualizacji zapasów. • Monitoruje i nadzoruje odpowiednie i właściwe wykorzystanie materiałów eksploatacyjnych. Zapewnia zgodność usług i utrzymania pomieszczeń ze standardami organizacyjnymi. • Organizuje zakup i terminową dystrybucję artykułów biurowych. Zakupy • Przetwarzanie zamówień o niskiej wartości na potrzeby biura, zgłaszanie zapotrzebowań zakupowych. • Ułatwia przetwarzanie umów dla konsultantów i partnerów zewnętrznych obsługujących sekcję. Obejmuje to przygotowywanie i składanie dokumentów, wypełnianie niezbędnych formularzy i szablonów, przesyłanie TOR do VISION i dokonywanie niezbędnych ustaleń logistycznych. • Utrzymuje aktualne listy dostawców, partnerów i grafików konsultantów. • Przegląd potrzeb w zakresie kontraktowania administracyjnych usług stron trzecich (np. usługi sprzątania, ochrona, powierzchnia magazynowa i schronienie) oraz przekazywanie wszelkich informacji wspierających zawieranie kontraktów z takimi usługodawcami, w tym ustanawianie kluczowych wskaźników wydajności i mechanizmów monitorowania wyników. • Utrzymywanie i przetwarzanie dokumentacji dotyczącej realizacji operacji logistycznych (np. odprawa celna, weryfikacja faktur) i podejmuje odpowiednie działania w celu rozwiązania problemów operacyjnych, przekazując złożone problemy przełożonemu. Przetwarzanie faktur • Odpowiedzialny za zbieranie faktur i składanie dokumentów do zatwierdzenia, a następnie przetwarzanie w VISION, w tym tworzenie GR/SES. • Przesyła pliki elektroniczne i weryfikuje wyniki do systemu docelowego . • Odpowiada na status transakcji klientów i inne zapytania. • Komunikuje się z dostawcami i usługodawcami w sprawie terminowego zbierania faktur • Punkt kontaktowy GSSC odpowiedzialny za przesyłanie płatności. Komunikacja i przepływ pracy • Ułatwia komunikację i przepływ pracy w jednostce organizacyjnej w celu zwiększenia efektywnościprzebieg i terminowość operacji i wyników. • Zarządza korespondencją przychodzącą i wychodzącą, e-mailami i rozmowami telefonicznymi. • Przekazuje rutynowe i nietypowe informacje dotyczące pracy zespołu. • Tworzy i utrzymuje biurowe systemy archiwizacyjne i referencyjne, zarówno tradycyjne, jak i cyfrowe; i zapewnia aktualność i dokładność witryn internetowych/intranetowych. Wydarzenia i spotkania • Prowadzi kalendarz biura i organizuje rezerwację obiektów konferencyjnych dla UNICEF. • Wspiera działania związane z rozwojem potencjału i konferencje poprzez ustalenia logistyczne, poprzez współpracę z moderatorami, firmami cateringowymi i gospodarzami. • Organizuje terminy, współpracując z uczestnikami w sprawie dostępności. • Współpracuje z centralnymi punktami budżetu oraz sekcją dotyczącą kosztów i potrzeb. • Przygotowuje materiały pomocnicze dla uczestników i przesyła zatwierdzone materiały do ​​intranetu. • Przygotowuje i utrzymuje programy spotkań i wydarzeń związanych z pracą zobowiązania grupowe.Wpływ wyników Zakres kluczowych wyników wykracza poza małe, odrębne zespoły i wpływa na usługi wsparcia większych, bardziej złożonych struktur organizacyjnych. Wspiera przełożonego w zestawianiu i koordynowaniu produktów pracy, dbając o dotrzymanie terminów i przestrzeganie ustalonych zasad i procedur. Praca jest ustandaryzowana; jednak osoba piastująca tę funkcję musi wykazać się dobrą znajomością wytycznych, aby wspierać operacyjnie Wydział/Biuro. Kluczowe wskaźniki efektywności wykraczają poza terminowość i dokładność pracy, obejmują planowanie i organizację pracy zespołu. Asystenci administracyjni na tym szczeblu reprezentują przełożonego w komunikacji polegającej na wymianie nierutynowych informacji, koordynowaniu i dotrzymywaniu terminów, a także nawiązywanie i utrzymywanie komunikacji z pracownikami różnych działów. Komunikacja wymaga taktu i dyskrecji. Mogą także udzielać wskazówek i wskazówek pracownikom tymczasowym lub pracownikom niższego szczebla. Aby kwalifikować się jako rzecznik każdego dziecka, jakie będziesz mieć… Wykształcenie: Wymagane jest ukończenie szkoły średniej, najlepiej uzupełnionej kursami technicznymi lub uniwersyteckimi związanymi z dziedziną pracy. Doświadczenie: Wymagane jest co najmniej 5 lat odpowiedniego doświadczenia w pracy administracyjnej lub biurowej (posiadając wykształcenie średnie). Na tym stanowisku wymagany jest tytuł licencjata uzyskany w uznanej instytucji akademickiej w dziedzinie nauk społecznych, zarządzania przedsiębiorstwem, administracji, finansów lub innej odpowiedniej dziedziny dyscyplina może zastąpić trzy lata powiązanego doświadczenia zawodowego. Tytuł magistra może zastąpić dodatkowe dwa lata.Wymagania językowe:Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego.Znajomość innego oficjalnego języka ONZ r lokalnego języka będzie dodatkowym atutem.Umiejętności:Szkolenie i doświadczenie w korzystaniu z MS Word, Excel, PowerPoint i innego oprogramowania UNICEF, np. jako SharePoint; wymagana wiedza na temat zintegrowanych systemów informacji zarządczej.Dogłębna znajomość zasad i procedur administracyjnych UNICEF.Umiejętności i zdolności organizacyjne, planowania i ustalania priorytetów.Umiejętność cierpliwego i taktownego postępowania z gośćmi.Wysokie poczucie poufności, inicjatywy i dobrej oceny.Umiejętność skutecznej pracy z gośćmi. ludzie o różnym pochodzeniu narodowym i kulturowymund.Umiejętność pracy w zespole w celu osiągnięcia wspólnych celów i zapewnienia wskazówek młodszemu personelowi pomocniczemu. W przypadku każdego dziecka wykazujesz… Podstawowe wartości UNICEF, takie jak troska, szacunek, uczciwość, zaufanie, odpowiedzialność i zrównoważony rozwój (CRITAS), leżą u podstaw wszystkiego, co robimy i jak to robimy. Zapoznaj się z naszą Kartą Wartości: Wartości UNICEF Kompetencje UNICEF wymagane na tym stanowisku to... Wykazuje samoświadomość i świadomość etyczną (1) Współpracuje z innymi (1) Buduje i utrzymuje partnerstwa (1) Wprowadza innowacje i akceptuje zmiany (1) Myśli i Działa strategicznie (1) Dążenie do osiągnięcia znaczących wyników (1) Zarządza niejednoznacznością i złożonością (1) Podczas procesu rekrutacji testujemy kandydatów zgodnie z ramami kompetencji. Zapoznaj się z naszymi ramami kompetencji i ich różnymi poziomami: Ramy kompetencji tutaj. UNICEF jest po to, aby służyć dzieciom na świecie znajdującym się w najbardziej niekorzystnej sytuacji, a nasza globalna siła robocza musi odzwierciedlać różnorodność tych dzieci. Rodzina UNICEF pragnie włączyć każdego, bez względu na jego rasę/pochodzenie etniczne, wiek, niepełnosprawność, tożsamość płciową, orientację seksualną, religię, narodowość, pochodzenie społeczno-ekonomiczne lub inne cechy osobiste. Oferujemy naszym pracownikom szeroką gamę korzyści personelu, w tym płatny urlop rodzicielski, przerwy na karmienie piersią i rozsądne udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. UNICEF zdecydowanie zachęca do korzystania z elastycznej organizacji pracy. UNICEF prowadzi politykę zerowej tolerancji wobec zachowań niezgodnych z celami Organizacji Narodów Zjednoczonych i UNICEF, w tym wykorzystywania i molestowania seksualnego, molestowania seksualnego, nadużycia władzy i dyskryminacji. UNICEF angażuje się w promowanie ochrony i zabezpieczenia wszystkich dzieci. Uwagi: Aktywne zaangażowanie UNICEF na rzecz różnorodności i włączenia społecznego ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia dzieciom najlepszych wyników. Nominacje UNICEF wymagają zaświadczenia lekarskiego. Na stanowiska IP wymagane jest wydanie wizy przez kraj przyjmujący stację dyżurną, co ułatwi UNICEF. Wizyty objęte są także obowiązkiem zaszczepienia (szczepienia), w tym przeciwko SARS-CoV-2 (Covid). Jeśli zostaniesz wybrany na stanowisko w UNICEF, musisz albo zostać zaszczepiony zgodnie z wymogami, albo uzyskać zwolnienie lekarskie wydane przez odpowiedni departament ONZ. W przeciwnym razie wybór zostanie anulowany. Wszyscy wybrani kandydaci zostaną poddani rygorystycznej kontroli referencji i przeszłości i oczekuje się od nich przestrzegania niniejszych standardów i zasad. Kontrole przeszłości będą obejmować weryfikację referencji akademickich i historii zatrudnienia. Od wybranych kandydatów może być wymagane dostarczenie dodatkowych informacji w celu sprawdzenia przeszłości. Od pracowników rządowych rozważanych do zatrudnienia w UNICEF zwykle wymaga się rezygnacji ze stanowiska pracy w rządzie przed podjęciem pracy w UNICEF. UNICEF zastrzega sobie prawo do wycofania oferty zatrudnienia bez odszkodowania, jeśli w rozsądnym terminie z jakiegokolwiek powodu nie uzyska się wizy lub zaświadczenia lekarskiego lub nie zostaną spełnione niezbędne wymagania dotyczące szczepień. Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami i przeniesiemy ich do kolejny etap selekcjiproces. Stanowisko to mieści się w Kijowie i oczekuje się, że osoba piastująca tę funkcję będzie pracować na miejscu. Jednakże, w zależności od warunków bezpieczeństwa i zaleceń, będzie musiał przenieść się na terytorium Ukrainy. Ogłoszenie: 26 kwietnia 2024 FLE Czas letni Ostateczny termin: 12 maja 2024 FLE Czas letni