Asystent administracyjny w Alinea International

Asystent administracyjny

Київ

Stanowisko: Asystent administracyjny
Nazwa projektu: Fundusz Dobrego Zarządzania
Rodzaj stanowiska: Konsultant, pełen etat
Lokalizacja stanowiska: Kijów, Ukraina
Raportowanie do: Dyrektora Krajowego
Wynagrodzenie: Zgodne ze stawkami rynkowymi.
Orientacyjna LOE/rama czasowa: Zatrudnienie na pełen etat, czerwiec 2024 – marzec 2025.
Obywatelstwo: ukraiński
Język Wymagania: ukraiński, angielski
Termin składania wniosków: Otwarte do wyczerpania
Instrukcje dotyczące składania wniosków:

1. List motywacyjny jest obowiązkowy, aby go rozpatrzyć. Listy motywacyjne powinny skutecznie łączyć Twoje umiejętności i doświadczenie z konkretnymi obowiązkami służbowymi określonymi w opisie stanowiska, demonstrując Twoje zdolności i entuzjazm do tej roli, Twoje dzienne wynagrodzenie i aktualną dostępność.
2. Kliknij link „Aplikuj teraz”, aby przesłać swój list motywacyjny i CV (Curriculum Vitae).
3. Skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami. Proszę nie dzwonić.

Alinea to międzynarodowa firma konsultingowa zajmująca się rozwojem, zapewniająca wiedzę techniczną i wiedzę z zakresu zarządzania, która pomaga ludziom poprawić ich życie. Współpracujemy z rządami, inwestorami, firmami i społecznościami, aby wprowadzić trwałe zmiany. Dzięki prawie 40-letniemu doświadczeniu Alinea z sukcesem zrealizowała ponad 1000 projektów na całym świecie. alineainternational.com
Alinea International nie pobiera opłat na żadnym etapie procesu rekrutacji i zatrudniania. Wszystkie oferty zatrudnienia lub możliwości pracy w Alinea International, które zawierają jakąkolwiek formę prośby o uiszczenie opłat lub zbierają informacje o rachunkach bankowych, są fałszywe. Wszelkie prośby o taką płatność lub informacje należy odrzucać i zgłaszać lokalnym organom ścigania w celu podjęcia odpowiednich działań oraz firmie Alinea International.

Oświadczenie DEIAB Różnorodność, równość, włączenie społeczne, dostępność i przynależność:
W Alinea International cenimy różnorodność, równość, inkluzywność, dostępność i przynależność we wszystkim, co robimy. Jesteśmy pracodawcą zapewniającym równe szanse i sprzeciwiającym się wszelkim formom dyskryminacji. Aktywnie poszukujemy i zachęcamy do składania aplikacji osoby z różnych środowisk, mając świadomość, że włączająca siła robocza wzbogaca naszą organizację i osiąga mądrzejsze, bardziej innowacyjne wyniki.

Ochrona:
Alinea angażuje się w ochronę dzieci i bezbronnych dorosłych. Ze względu na charakter naszej pracy wszyscy kandydaci zostaną poddani kontrolom należytej staranności i, w stosownych przypadkach, szczegółowym weryfikacjom przeszłości.

Opis projektu:
Fundusz Dobrego Zarządzania to projekt pomocy technicznej finansowany przez rząd brytyjski. Jednostka Zarządzania Portfelem (PMU) to organizacja zarządzająca funduszem, której zadaniem jest ocena potrzeb w zakresie wsparcia i opracowywanie projektów, które mają być finansowane w ramach GGF. Nasza praca obejmuje szeroki zakres reform, począwszy od wspierania MŚP i modelowania podaży/popytu na energię elektryczną, aż po budowanie nowego i przyjaznego środowiska dla inwestorów na Ukrainie. Oferujemy prawdziwie „spojrzenie z helikoptera” na ukraińskie reformy i ponownie skupiamy się nad naszych wysiłków na rzecz odbudowy inicjatyw po rozpoczęciu wojny na pełną skalę na Ukrainie.

O pracy:
Jako administrator PMU będziesz mieć szansę pomóc w projektach wspierających odnowę gospodarczą w szerokim zakresie sektorów. W naszym biurze w Kijowie będziesz zapewniać wsparcie administracyjne zespołowi menedżerów, projektantów projektów i partnerów wdrożeniowych pracujących w prawdziwie globalnym zespole (4 strefy czasowe) na terenie Ukrainy, Wielkiej Brytanii i Kanady. Poważnie podchodzimy do bezpieczeństwa naszych pracowników i dlatego dostosowujemy nasze praktyki pracy do aktualnej sytuacji w zakresie bezpieczeństwa, którą stale poddajemy ocenie. Dla młodszego specjalisty byłaby to świetna okazja do rozpoczęcia kariery w dziale rozwoju międzynarodowego i późniejszego przejścia na stanowiska programowe. Oferujemy także centralnie zlokalizowane nowoczesne biura, konkurencyjny pakiet wynagrodzeń, bezpłatną kawę oraz obszerne miejsca parkingowe.

Rola:
Poszukujemy wysoce zmotywowanego i zorganizowanego specjalisty, który dołączy do naszego zespołu na stanowisku asystenta administracyjnego. Idealny kandydat będzie osobą samodzielną, potrafiącą efektywnie pracować w różnych strefach czasowych i w środowisku międzykulturowym. Osoba ta, która wyróżnia się pracą w niepewnych warunkach, zapewni przejrzystość i skuteczne wsparcie w codziennym zarządzaniu operacyjnym. Doświadczenie w zarządzaniu finansami na poziomie biura będzie dodatkowym atutem. Podlegając bezpośrednio Dyrektorowi Krajowemu, Asystent Administracyjny PMU będzie odpowiedzialny za zapewnienie skutecznych codziennych operacji administracyjnych projektu. Główne obowiązki będą obejmować:

• Fachowe zarządzanie korespondencją, planowaniem i logistyką wirtualnych spotkań i wydarzeń w wielu krajach.
• Pełnienie funkcji głównego doradcy dyrektora krajowego, prowadzenie jego kalendarza, przygotowywanie porządku obrad i sporządzanie kompleksowych notatek ze spotkań.
• Tworzenie wysokiej jakości prezentacji i materiałów aktualizujących projekt zgodnych z wytycznymi dotyczącymi brandingu (PPT, Canva itp.).
• Nadzór nad administracją lokalnego biura, w tym zaopatrzeniem, zarządzaniem dostawcami i śledzeniem zasobów.
• Utrzymywanie zorganizowanych systemów zarządzania plikami i wspólnych przestrzeni roboczych (SharePoint, MS Teams).
• Gromadzenie i synteza raportów z postępów i kluczowych wskaźników wydajności z lokalnych biur (śledzenie danych KPI).
• Koordynowanie ustaleń logistycznych dla spotkań, konferencji i innych wydarzeń.
• Przetwarzanie podstawowej dokumentacji finansowej i prowadzenie rejestrów.
• Organizowanie planów podróży krajowych i międzynarodowych dla pracowników.
• Aktualizowanie i utrzymywanie zawartości strony internetowej organizacji.

Wymagane kwalifikacje:

• tytuł licencjata w dziedzinie administracji biznesowej, administracji publicznej lub pokrewnej.
• Rodzimy użytkownik języka ukraińskiego, biegle posługujący się językiem angielskim w mowie i piśmie. Brytyjski angielski będzie Twoim głównym językiem roboczym, a także językiem roboczym klienta.
• Co najmniej 1 rok doświadczenia w zarządzaniu administracyjnym, najlepiej w środowisku międzynarodowym lub wielokulturowym, przy czym kluczem jest energia i odporność.
• Proaktywny problem-nastawienie na rozwiązywanie problemów z dużą dbałością o szczegóły.
• Możliwość pracy na miejscu w biurze w Kijowie.
• Sprawdzona umiejętność skutecznej pracy z zespołami wielofunkcyjnymi w wielu strefach czasowych i lokalizacjach.
• Wyjątkowe możliwości organizacyjne i wielozadaniowe.
• Wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne i profesjonalna postawa.
• Znajomość technologii i znajomość pakietu MS Office, narzędzi do współpracy online (Teams, Notion, Canva, PPT itp.) oraz platform do wirtualnych spotkań.
• Podstawowa wiedza z zakresu finansów, budżetowania i procedur zawierania umów oraz chęć uczenia się.