Asystent administracyjny w HGA

HGA to wielokrotnie nagradzana firma architektoniczna, inżynieryjna, zajmująca się projektowaniem wnętrz i planowaniem, oferująca możliwość pracy w pełnym wymiarze godzin w naszym biurze w Waszyngtonie na stanowisku Asystenta Administracyjnego. Ta rola wspiera dyrektorów i pracowników oraz wymaga pasji do świadczenia wyjątkowych usług klientom wewnętrznym i zewnętrznym. Idealny kandydat będzie posiadał solidne przygotowanie administracyjne lub odpowiednie umiejętności do wykonywania obowiązków, wyróżniał się zarządzaniem czasem, dbał o szczegóły, realizował zadania i traktował priorytetowo utrzymywanie pozytywnego nastawienia i przewidywanie potrzeb innych. Ta rola zapewnia również gościnną obecność w recepcji. Codziennie otwieraj i zamykaj biuro oraz utrzymuj schludne i profesjonalne środowisko biurowe. Utrzymuj codzienną komunikację z liderami zespołów w celu ustalenia zadań, priorytetów i, jeśli to konieczne, uzyskania wyjaśnień. Dokonuj regularnej inwentaryzacji i zamawiaj materiały biurowe oraz kawę/kuchnię w razie potrzeby. Profesjonalnie odbieraj przychodzące wieloliniowe połączenia telefoniczne, ustalaj cel połączenia i przekaż połączenie odpowiedniemu personelowi lub działowi. Przywitaj gości w sposób profesjonalny, przyjazny i gościnny, określ charakter sprawy i ogłoś wizyty u odpowiedniego personelu; upewnij się, że w recepcji jest zawsze ciepło i przytulnie. Sortuj całą przychodzącą pocztę i przesyłki i kieruj je do odpowiedniego odbiorcy. Przygotuj całą pocztę wychodzącą i inne materiały za pośrednictwem FedEx, US Mail lub firmy kurierskiej. Zapewnij specjalistom ds. projektowania wsparcie administracyjne projektu (notatki, protokoły spotkań, prezentacje PowerPoint, zamówienia do druku i inne materiały dostarczane w ramach projektu). Twórz, formatuj i poprawiaj notatki, korespondencję, raporty, prezentacje i inne dokumenty, jeśli to konieczne. Zachowuj poufność i zachowuj się profesjonalnie. Wykonuj inne obowiązki biurowe, takie jak archiwizacja, kserowanie, wprowadzanie danych, korekta, przygotowywanie raportów z wydatków i różne inne projekty zgodnie z przydzielonymi zadaniami. Harmonogram i koordynacja Obiad & Ucz się prezentacji z zewnętrznymi dostawcami. Preferowany stopień AA lub równoważny uzyskany w dwuletnim college'u lub szkole technicznej; lub od sześciu miesięcy do roku doświadczenia i/lub szkolenia; lub równoważne połączenie wykształcenia i doświadczenia. Preferowane 3-5 lat doświadczenia na stanowisku recepcjonisty/ centrali telefonicznej. Wymagana praktyczna znajomość produktów Microsoft Office, w tym Microsoft Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Znajomość zasad i praktyk obsługi klienta z możliwością zapewnienia doskonałej obsługi klienta. Solidne zrozumienie podstawowych procesów i praktyk administracyjnych. Umiejętność bycia w pracy punktualnie i zgodnie z harmonogramem, przy jednoczesnym elastycznym harmonogramie w razie potrzeby. Umiejętność pracy w dynamicznym środowisku zespołowym z różnymi osobowościami i stylami pracy, skuteczna komunikacja i interakcja z personelem na wszystkich poziomach oraz z kontaktami zewnętrznymi. Możliwość pisania 50 wpm. (preferowane) Możliwość nauki specjalistycznych programów komputerowych. Mile widziane doświadczenie w obsłudze pakietu Adobe (Acrobat Pro, InDesign, Photoshop, Illustrator); Korzystne Newforma i Deltek Vision. Umiejętność pracy pod presją przy zachowaniu spokoju, efektywnego radzenia sobie z wieloma zadaniami i częstymi przerwami. Umiejętność dokładnego i terminowego wykonywania instrukcji, dokładnego organizowania i obsługi szczegółów oraz wykonywania zadań aż do ich zakończenia. Umiejętność czytania, pisania i rozumienia/interpretowania prostych instrukcji, krótkiej korespondencji, notatek, rutynowych raportów, zasad bezpieczeństwa, obsługi i instrukcje konserwacji i instrukcje procedur.Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej, w tym zrozumienie i stosowanie dokładnej gramatyki i interpunkcji.Umiejętność zachowania poufności.Podany zakres wynagrodzeń jest zgodny z położeniem geograficznym biura, w którym ogłoszono to stanowisko. Rzeczywiste wynagrodzenie będzie oparte na doświadczeniu zawodowym, wykształceniu, wymogach licencyjnych i/lub poziomie umiejętności i zostanie sfinalizowane w momencie składania oferty. Osoby na tym stanowisku, pracujące regularnie dłużej niż 24 godziny w tygodniu, są uprawnione do uczestnictwa w rozbudowanych programach świadczeń HGA, które obejmują premię roczną i program premii za sukces, gwarantowaną składkę 401(k), płatny urlop rodzicielski, opiekę medyczną, dentystyczną i plany ubezpieczeń na życie, a także PTO oraz programy rentowe krótko- i długoterminowe. Zakres wynagrodzeń 53 490–69 300 USD HGA to miejsce, w którym możesz wykonać swoją najlepszą pracę. Wierzymy, że trwały, efektowny projekt wynika z głębokiego wglądu w ludzi i pasje, które animują każde wyjątkowe środowisko. Cenimy empatię, kierujemy się ciekawością i podejmujemy ciężką pracę prowadzącą do innowacji. Równie ważne jest nasze zaangażowanie w tworzenie kultury inkluzywności i różnorodności, w której zachęcamy do oryginalności, szanujemy potrzebę elastyczności i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz umożliwiamy pożądany rozwój kariery. HGA to wielokrotnie nagradzana w kraju interdyscyplinarna firma projektowa zakorzeniona w architekturze i inżynierii. Dowiedz się więcej o nas tutaj.EquityEquity to żywa, oddychająca część tego, kim jesteśmy i co robimy w HGA. Naszym celem jest zapewnienie, że każdy pracownik wnosi do pracy swoje autentyczne „ja”, ma poczucie przynależności i współpracuje, aby się wzajemnie wspierać. Zrównoważony rozwój Zależy nam na realizacji celów zrównoważonego rozwoju naszych klientów, a także rzucaniu wyzwań naszej branży. Naszym celem jest rozwój wiedzy specjalistycznej i badań, aby wyjść poza energię zerową netto i uzyskać dodatnią energię netto; od neutralnego wpływu na zdrowie, bezpieczeństwo i zasoby do pozytywnego. Wraz ze wzrostem zapotrzebowania i pragnienia środowisk zrównoważonych rośnie koncentracja na budynkach o wysokiej wydajności z solidnymi danymi, które możemy udostępnić klientom i naszym zespołom projektowym.Wymagania i instrukcje dotyczące aplikacjiKliknij APLIKUJ powyżej i prześlij swoje CV.Lokalizacja Waszyngton, D.C. Pokaż więcej Pokaż mniej Должностной уровень Молодой специалист Тип занятости Полный рабочий день Должностные обязанности Ад ministerstwo деятельность Отрасли Архитектура и планирование