Asystent administracyjny w Alinea International

Stanowisko: Asystent administracyjny
Nazwa projektu: Fundusz dobrego zarządzania
Rodzaj stanowiska: Konsultant, pełnoetatowy czas
Lokalizacja stanowiska: Kijów, Ukraina
Raportowanie do: dyrektora krajowego
Wynagrodzenie: zgodne ze stawkami rynkowymi.
Indykatywna LOE/rama czasowa: Zatrudnienie na pełen etat, czerwiec 2024 – marzec 2025.
Obywatelstwo: ukraińskie
Wymagania językowe: ukraiński, angielski
Termin składania wniosków: otwarte do wyczerpania
Instrukcja składania wniosków:

1. List motywacyjny jest obowiązkowy, aby go rozpatrzyć. Listy motywacyjne powinny skutecznie łączyć Twoje umiejętności i doświadczenie z konkretnymi obowiązkami służbowymi określonymi w opisie stanowiska, demonstrując Twoje zdolności i entuzjazm do tej roli, Twoje dzienne wynagrodzenie i aktualną dostępność.
2. Kliknij „Aplikuj teraz” umożliwiający przesłanie listu motywacyjnego i CV (Curriculum Vitae).
3. Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami . Proszę nie dzwonić.

Alinea to międzynarodowa firma konsultingowa zajmująca się rozwojem, oferująca wiedzę techniczną i zarządzanie, która pomaga ludziom poprawić ich życie. Współpracujemy z rządami, inwestorami, firmami i społecznościami, aby wprowadzić trwałe zmiany. Dzięki prawie 40-letniemu doświadczeniu Alinea z sukcesem zrealizowała ponad 1000 projektów na całym świecie. alineainternational.com
Alinea International nie pobiera opłat na żadnym etapie procesu rekrutacji i zatrudniania. Wszystkie oferty zatrudnienia lub możliwości pracy w Alinea International, które zawierają jakąkolwiek formę prośby o uiszczenie opłat lub zbierają informacje o rachunkach bankowych, są fałszywe. Wszelkie prośby o taką płatność lub informacje należy odrzucać i zgłaszać lokalnym organom ścigania w celu podjęcia odpowiednich działań oraz firmie Alinea International.

Oświadczenie DEIAB dotyczące różnorodności, równości, włączenia społecznego, dostępności i przynależności:
W Alinea International cenimy różnorodność, równość, włączenie, dostępność i przynależność we wszystkim, co robimy. Jesteśmy pracodawcą zapewniającym równe szanse i sprzeciwiającym się wszelkim formom dyskryminacji. Aktywnie poszukujemy aplikacji i zachęcamy do składania aplikacji osoby z różnych środowisk, mając świadomość, że włączająca siła robocza wzbogaca naszą organizację i osiąga mądrzejsze, bardziej innowacyjne wyniki.

Ochrona:
Alinea jest zaangażowana do ochrony dzieci i bezbronnych dorosłych. Ze względu na charakter naszej pracy wszyscy kandydaci zostaną poddani kontrolom należytej staranności i, w stosownych przypadkach, szczegółowym weryfikacjom przeszłości.

Opis projektu:
Fundusz Good Governance to fundusz projekt pomocy technicznej finansowany przez rząd brytyjski. Jednostka Zarządzania Portfelem (PMU) to organizacja zarządzająca funduszem, której zadaniem jest ocena potrzeb w zakresie wsparcia i opracowywanie projektów, które mają być finansowane w ramach GGF. Nasza praca obejmuje szeroki zakres reform, począwszy od wspierania MŚP i modelowania podaży/popytu na energię elektryczną, aż po budowanie nowego i przyjaznego środowiska dla inwestorów na Ukrainie. Oferujemy prawdziwie „helikalny”.opter” na ukraińskie reformy i ponownie skupiliśmy nasze wysiłki na inicjatywach w zakresie odbudowy po rozpoczęciu wojny na pełną skalę na Ukrainie.

O pracy:
Jako administrator PMU będziesz mieć szansę pomóc w projektach przyspieszających odzyskiwanie w szerokim zakresie sektorów. W naszym biurze w Kijowie będziesz zapewniać wsparcie administracyjne zespołowi menedżerów, projektantów projektów i partnerów wdrożeniowych pracujących w prawdziwie globalnym zespole (4 strefy czasowe) na terenie Ukrainy, Wielkiej Brytanii i Kanady. Poważnie podchodzimy do bezpieczeństwa naszych pracowników i dlatego dostosowujemy nasze praktyki pracy do aktualnej sytuacji w zakresie bezpieczeństwa, którą stale poddajemy ocenie. Dla młodszego specjalisty byłaby to świetna okazja do rozpoczęcia kariery w dziale rozwoju międzynarodowego i późniejszego przejścia na stanowiska programowe. Oferujemy także nowoczesne biura zlokalizowane w centrum miasta, konkurencyjny pakiet wynagrodzeń, bezpłatną kawę oraz duże miejsca parkingowe.

Rola:
Poszukujemy wysoce zmotywowanego i zorganizowałem specjalistę, aby dołączyć do naszego zespołu jako Asystent administracyjny. Idealny kandydat będzie osobą samodzielną, potrafiącą efektywnie pracować w różnych strefach czasowych i w środowisku międzykulturowym. Osoba ta, która wyróżnia się pracą w niepewnych warunkach, zapewni przejrzystość i skuteczne wsparcie w codziennym zarządzaniu operacyjnym. Doświadczenie w zarządzaniu finansami na poziomie biura będzie dodatkowym atutem. Podlegając bezpośrednio Dyrektorowi Krajowemu, Asystent Administracyjny PMU będzie odpowiedzialny za zapewnienie skutecznych codziennych operacji administracyjnych projektu. Główne obowiązki będą obejmować:

• Umiejętne zarządzanie korespondencją, planowaniem i logistyką wirtualnych spotkań i wydarzeń w wielu krajach.
• Bycie głównym doradcą dyrektora krajowego, utrzymywanie jego kalendarz, przygotowywanie programów i tworzenie kompleksowych notatek ze spotkań.
• Tworzenie wysokiej jakości prezentacji i materiałów aktualizujących projekt zgodnych z wytycznymi dotyczącymi marki (PPT, Canva itp.).
• Nadzór lokalny administracja biurem, w tym zaopatrzenie, zarządzanie dostawcami i śledzenie zasobów.
• Utrzymywanie zorganizowanych systemów zarządzania plikami i wspólnych przestrzeni roboczych (SharePoint, MS Teams).
• Zbieranie i synteza raportów z postępów i kluczowe wskaźniki wydajności z lokalnych biur (śledzenie danych KPI).
• Koordynowanie ustaleń logistycznych dotyczących spotkań, konferencji i innych wydarzeń.
• Przetwarzanie podstawowej dokumentacji finansowej i prowadzenie rejestrów.
• Organizowanie planów podróży krajowych i międzynarodowych dla pracowników.
• Aktualizacja i utrzymywanie zawartości strony internetowej organizacji.

Wymagane kwalifikacje:

• Licencjat z administracji biznesowej, administracji publicznej lub dziedziny pokrewnej.
• Rodzimy użytkownik języka ukraińskiego, posiadający profesjonalną biegłość w posługiwaniu się językiem angielskim w mowie i piśmie. Brytyjski angielski będzie Twoim głównym językiem roboczym, a także językiem roboczym klienta.
• Minimalnie ponad rok doświadczenia w zarządzaniu administracyjnym, najlepiej w środowisku międzynarodowym lub wielokulturowym, jednak najważniejsza jest energia i odporność klucz.
• Proaktywne nastawienie na rozwiązywanie problemów z dużą dbałością o szczegóły.
• Możliwość pracy na miejscu w biurze w Kijowie.
• Udokumentowana umiejętność skutecznej pracy z zespołami wielofunkcyjnymi na przestrzeni wielu lat strefy i lokalizacje.
• Wyjątkowe możliwości organizacyjne i wielozadaniowość.
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i profesjonalna postawa.
• Znajomość technologii ze znajomością pakietu MS Office i współpracy online narzędzia (Teams, Notion, Canva, PPT itp.) oraz platformy wirtualnych spotkań.
• Podstawowa znajomość procedur finansów, budżetowania i zawierania umów oraz chęć nauki.