Associate ds. administracji SC-6 w United Nations World Food Programme

Światowy Program Żywnościowy (WFP) to organizacja humanitarna ONZ, która zapewnia pomoc żywnościową w formie gotówki, certyfikatów lub żywności społecznościom dotkniętym wojną. WFP kieruje się w swoich działaniach humanitarnymi zasadami neutralności, bezstronności, człowieczeństwa i niezależności. Czerpiąc z pasji, zaangażowania i profesjonalizmu naszych 24 000 pracowników na całym świecie, Światowy Program Żywnościowy (WFP) działa w ponad 123 krajach i terytoriach, dostarczając żywność ratującą życie osobom wysiedlonym w wyniku konfliktów i pozbawionym środków do życia w wyniku katastrof. Ponadto WFP pomaga jednostkom i społecznościom znaleźć radykalne rozwiązania wielu wyzwań, przed którymi stoją, budując lepszą przyszłość. 

Aby wziąć udział w konkursie, zapraszamy do złożenia wniosku za pośrednictwem Portal rekrutacyjny WFP

WFP celebruje i wspiera różnorodność. Przestrzega zasady równych szans zatrudnienia dla wszystkich swoich pracowników i zachęca wykwalifikowanych kandydatów do aplikowania bez względu na rasę, kolor skóry, narodowość, pochodzenie etniczne lub społeczne, informacje genetyczne, płeć, tożsamość i/lub ekspresję płciową, orientację seksualną, religię lub wyznanie, zakażenie wirusem HIV lub niepełnosprawność. 

•  Nr ogłoszenia o naborze: < span style="waga-czcionki: 400; styl czcionki: normalny">JR108736
•  Stanowisko: Pracownik administracyjny
• Rodzaj umowy: Umowa o świadczenie usług, SC6
• Jednostka/Dział: Usługi zarządzania/WFP Ukraina
li>
• Stacja dyżurna: Odesa
• Czas trwania: 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia)< /li>
• Data zamknięcia: 16 styczeń 2024, północ (czasu środkowoeuropejskiego)

O WFP

Światowy Program Żywnościowy to największa na świecie organizacja humanitarna ratująca życie w sytuacjach kryzysowych i wykorzystująca pomoc żywnościową do budowania drogi do pokoju, stabilności i dobrobytu dla osób dochodzących do siebie po konfliktach, katastrofach i skutkach zmian klimatycznych.

W WFP ludzie są w centrum wszystkiego, co robimy, a wizja przyszłej siły roboczej WFP to zróżnicowane, zaangażowane, wykwalifikowane i osiągające wysokie wyniki zespoły, wybrane na podstawie zasług, działające w zdrowym środowisku i włączające środowisko pracy, przestrzeganie wartości WFP (uczciwość, współpraca, zaangażowanie, człowieczeństwo i włączenie) oraz współpraca z partnerami w celu ratowania i zmiany życia osób, którym służy WFP.

Dlaczego warto z nami współpracować?

Wojna na Ukrainie ma drastyczne konsekwencje, zarówno dla ludności w kraju, jak i dla osób na całym świecie zależnych od ogromnych dostaw zboża. Zadaje niewypowiedziane cierpienia ludności cywilnej, wysiedla rodziny i zakłóca łańcuchy dostaw i produkcji żywności Spowodowało to jedno z najszybszych przymusowych przemieszczeń ludności od czasu drugiej wojny światowej Prawie 6 milionów Ukraińców nadal żyje w Europie jako uchodźcy, a prawie 5,1 miliona to osoby wewnętrznie przesiedlone źródła utrzymania Ponieważ produkcja i dostawy żywności są zakłócane przez walki, wiele rodzin na wschodzie i południu nie ma niezawodnego dostępu do pożywnej żywności.

WFP wykorzystuje elastyczną mieszankę żywności i pomocy pieniężnej, aby wspierać społeczności dotknięte wojną, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Obejmuje to współpracę z lokalnymi partnerami w celu dystrybucji racji żywnościowych na obszarach w pobliżu linii frontu oraz zapewnianie transferów pieniężnych wszędzie tam, gdzie ludzie mają dostęp do banków i rynków umożliwiających zakup żywności Od marca 2022 r. WFP przekazało żywność i pomoc pieniężną w wysokości 2,4 miliarda posiłków rodzinom wysiedlonym i dotkniętym wojną, współpracując bezpośrednio z lokalnymi służbami ratowniczymi.

• WFP laureatem Pokojowej Nagrody Nobla w roku 2020.
•  WFP oferuje wysoce włączające, zróżnicowane i wielokulturowe środowisko pracy.
•  WFP inwestuje w rozwój osobisty i zawodowy swoich pracowników poprzez szereg szkoleń, akredytacji, coachingu, mentoringu i innych programów, a także poprzez możliwości mobilności wewnętrznej.
•  Ścieżka kariery w WFP zapewnia ekscytującą możliwość pracy w różnych krajowych, regionalnych i globalnych biurach na całym świecie, z kolegami z pasją, którzy niestrudzenie pracują, aby zapewnić, że skuteczna pomoc humanitarna dotrze do milionów ludzi na całym świecie .

Hojak możesz coś zmienić?

Pod bezpośrednim nadzorem specjalisty ds. usług zarządzania (administracji) i specjalisty ds. finansów w wyznaczonym stacji dyżurnej i wskazówek technicznych zespołu Management Services w Kijowie, za który będzie odpowiedzialny współpracownik ds. usług zarządzania:

1. Monitoruj wymagania dotyczące zasobów w obszarze odpowiedzialności (tworzenie mikrozamówień zakupu (MPO) o małej wartości poniżej 5000 USD, zarządzanie podróżami, wydarzeniami itp.) i pomagaj w identyfikacji nowych wymagań w celu ułatwienia wydajności i opłacalności operacji i usług.

2. Odpowiedzialny za świadczenie usług takich jak podróże, zarządzanie wydarzeniami i MPO, inicjowanie zapytań ofertowych dotyczących mikrozamówień o małej wartości, powiązanych itp., działa jako alternatywa dla działań związanych z zarządzaniem flotą, aktywami i obiektami oraz zgłaszanie wszelkich rozbieżności przełożonemu za spójne i terminowe świadczenie usług, aby zapewnić bezpieczne i komfortowe środowisko pracy pracownikom WFP.

3.Wspieranie produkcji różnych danych i przygotowywania raportów, aby przyczynić się do zapewnienia dokładnych informacji umożliwiających podejmowanie świadomych decyzji, a także wspierać skuteczne i terminowe zarządzanie zasobami WFP.

4. Uczestniczenie w planowaniu, monitorowaniu i przetwarzaniu działań administracyjnych związanych z zamówieniami, finansami, zasobami ludzkimi itp., w tym umów z dostawcami zewnętrznymi, aby zapewnić dokładne i terminowe rejestrowanie wszystkich danych, przetwarzanie ich w systemach korporacyjnych WFP i wszelkich rozwiązano problemy operacyjne.

5.Przeglądaj i rekomenduj ulepszenia procesów usług zarządzania, wspierając wdrażanie i przestrzeganie standardowych procedur operacyjnych w celu ciągłego doskonalenia usług w obszarze odpowiedzialności.

6.Odpowiedz na szereg zapytań związanych ze świadczeniem usług zarządzania wspierających rozwiązywanie codziennych problemów.

7.Koordynuj działania zespołu i jednostek, w tym te podlegające bezpośrednio Tobie, aby mieć pewność, że cele indywidualne i zespołowe zostaną osiągnięte zgodnie ze wszystkimi odpowiednimi przepisami, politykami i procedurami oraz planem wyników.

8.Zapewnij pracownikom szkolenia i wskazówki dotyczące interpretacji procedur administracyjnych, zasad, procesów i korzystania z systemów korporacyjnych, aby zapewnić spójność i efektywność usług świadczonych wszystkim klientom.

9.Wkład w roczne plany organizacyjne, przygotowanie budżetu i plany zamówień zgodnie z procedurami i polityką finansową i zamówień publicznych WFP.

10. Weź udział w przygotowaniu inicjacji międzyagencyjnychtakie jak wspólne pomieszczenia i usługi wahadłowe w ramach reformy ONZ mające na celu wspieranie osiągnięcia oszczędności i poprawy jakości usług.

11. Współpracuj z innymi funkcjami i wykonawcami zewnętrznymi, w porozumieniu z przełożonym, aby umożliwić sprawne świadczenie usług.

12. Pełnić rolę centralnego punktu biura ds. podróży, inicjować i finalizować przygotowania do transportu i zakwaterowania, w tym przygotowywać pozwolenia na podróż i rezerwować hotele.

13. Zapewnia wsparcie administracyjne konferencji, warsztatów, rekolekcji.

14. Wykorzystuj narzędzia cyfrowe i aplikacje technologiczne, aby ulepszyć praktyki pracy i obsługę klienta oraz skutecznie wdrażać nowe technologie wprowadzane w miejscu pracy.

15. Utrzymuj, zarządzaj dostawami materiałów biurowych i dystrybuuj artykuły papiernicze zgodnie z żądaniami personelu za pośrednictwem narzędzia Global Management Service.

16. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej zarządzania aktywami , przygotowywanie raportów i przeprowadzanie corocznej fizycznej inwentaryzacji oraz raportowanie aktywów.

17.Utrzymuj i przechowuj dane, pliki, system rzucania, poufne materiały i zapisy czynności związanych z obszarami odpowiedzialności.

18.Wykonuj inne powiązane obowiązki zlecone przez bezpośredniego przełożonego.

 Aby dołączyć do nas w ratowaniu i zmienianiu życia, będziesz mieć:

Edukacja: Ukończenie szkoły średniej. Świadectwo ukończenia szkoły policealnej w dziedzinie administracji lub pokrewnej. 

 Doświadczenie: Sześć (06) lub więcej lat stopniowo odpowiedzialnego doświadczenia zawodowego na stanowisku administracji lub w innym pokrewnym obszarze. Wykształcenie policealne może zrekompensować kilka lat doświadczenia. Na przykład zostaniesz uznany za kwalifikującego się, jeśli masz:

• Trzy (3) lata doświadczenia zawodowego w połączenie z tytułem magistra; 

• Cztery (4) lata doświadczenia zawodowego w połączeniu ze stopniem licencjata. 

 Wiedza i Umiejętności: 

Idealny kandydat powinien biegle znać:

• Usługi wsparcia biznesowego i Raportowanie: Wykorzystuje dużą umiejętność identyfikowania wymagań na poziomie kraju oraz opracowywania rozwiązań i planów działania ukierunkowanych na klienta. Komunikuje wnioski oparte na danych w niezwykle efektowny sposób dostosowany do odbiorców.
• Internal Kontrola i zarządzanie ryzykiem: wykorzystuje zrozumienie podejść do zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznych do monitorowania projektów i programów w celu potwierdzenia zgodności z przepisami, zapewnienia integralności danych i zapewnienia satysfakcji klienta.
• Zarządzanie zasobami: monitoruje trendy w zakresie personelu i wykorzystania zasobów przewidywanie i eskalowanie potencjalnych problemów do liderów programów i kluczowych klientów.
• Specjalistyczna wiedza z zakresu usług administracyjnych: wykazuje szeroką lub specjalistyczną wiedzę na temat najlepszych praktyk, technik i procesów administracyjnych oraz dobrą znajomość standardów, procesów i infrastruktury WFP w obszarze odpowiedzialności; stosuje to, aby zapewnić świadczenie wydajnych i skutecznych usług administracyjnych.
• Koncentracja na kliencie: monitoruje i nadzoruje prace administracyjne zgodnie z ustalonymi standardami i protokołami zapewniającymi doskonałość usług. Zapewnia identyfikację i rozwiązywanie problemów klientów.

Pożądany jest idealny kandydat, który potrafi:

Język: Biegła znajomość (poziom C) języka angielskiego i ukraińskiego. 

 Przed złożeniem wniosku ...

WFP poszukuje kandydatów charakteryzujących się najwyższą uczciwością i profesjonalizmem, którzy podzielają nasze zasady humanitarne. Wszelkie decyzje o zatrudnieniu podejmowane są na podstawie potrzeb organizacyjnych, wymagań stanowiska, zasług i indywidualnych kwalifikacji. WFP angażuje się w zapewnianie włączającego środowiska pracy, wolnego od wykorzystywania i molestowania seksualnego, wszelkich form dyskryminacji, wszelkich form molestowania, molestowania seksualnego i nadużyć władzy. Dlatego wszyscy wybrani kandydaci przejdą rygorystyczną kontrolę referencji i przeszłości.

Chcemy osiągnąć równość i włączenie w naszych zespołach na Ukrainie. WFP zachęca do aplikowania kandydatki i osoby niepełnosprawne.

WFP dba o dostępny i włączający proces rekrutacji. Skontaktuj się z nami pod adresem [email protected], aby poinformować nas o wszelkich prośbach o rozsądne udogodnienia lub ułatwienia dostępu związanych z niepełnosprawnością. Członek zespołu ds. rozsądnych usprawnień skontaktuje się z Tobą, aby poufnie omówić Twoje potrzeby.

Członkom Komitetu Doradczego ONZ ds. Administracyjnych i Budżetowych (ACABQ), Inte nie zostanie zaproponowane powołanie na podstawie jakiejkolwiek umowyKrajowa Komisja Służby Cywilnej (ICSC), Komitet Finansowy FAO, Audytor Zewnętrzny WFP, Komitet Audytu WFP, Wspólna Jednostka Kontrolna (JIU) i inne podobne organy w systemie Narodów Zjednoczonych posiadające obowiązki nadzorcze nad WFP, zarówno w trakcie pełnienia służby, jak i w ciągu trzech lat od jej zakończenia zaprzestanie świadczenia tej usługi.

Jak zastosować

Aby wziąć udział w konkursie, zapraszamy do składania aplikacji za pośrednictwem portalu rekrutacyjnego WFP.

CV i list motywacyjny należy przesłać w języku angielskim.

Zostaną przesłane tylko kandydaci znajdujący się na krótkiej liście skontaktujemy się z Tobą w sprawie kolejnych etapów naszego procesu rekrutacyjnego.

Zachęcamy Cię również do utworzenia profilu kandydata i skonfigurowania alertów o ofertach pracy WFP, aby dowiedzieć się więcej o wszystkich dostępnych możliwościach dołączenia do nas i zdobycia doświadczenia różnicę w życiu ludzi, którym służymy.