Administrator/Asystent HR North w ACTED

ACTED jest francuską organizacją pozarządową organizacja założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie społecznościom bezbronnym, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, aby przerwać cykl ubóstwa, promować rozwój i zmniejszyć podatność na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować na sytuacje awaryjne, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

Zadanie< /p >

Asystent HR/administratora Area North jest odpowiedzialny za zarządzanie wszystkimi sprawami administracyjnymi i zasobami ludzkimi zespołu ACTED Area North z siedzibą w Kijowie.

Obowiązki< /p>

1. Wdrażanie nowych pracowników oraz promowanie i wdrażanie kodeksu postępowania ACTED

• Zapewnianie, że wszystkie procedury HR są wdrażane zgodnie z:
  1. Wytyczne i standardy ACTED;
  2. Minimalne standardy ustanowione przez ukraińskie prawo pracy i inne odpowiednie przepisy.
• Być punktem centralnym w wprowadzenie nowego personeludo zespołu Area North, w tym:
  1. Zapewnienie, że wszyscy nowi pracownicy rozumieją kodeks postępowania i podstawowe zasady ACTED, w tym zapewnienie pracownikom odpowiednich szkoleń na te tematy;
  < li> Zapewnienie, że wszystkie dokumenty administracyjne zostały prawidłowo wypełnione i otrzymane przez ACTED HR oraz że wszystkie teczki osobowe są kompletne;
  2. Upewnienie się, że wszyscy nowi pracownicy:
     • prawidłowo wypełnili formularze wniosku o dowód tożsamości i otrzymali je dowód osobisty ACTED możliwie jak najszybciej po przyjeździe; 
     • otrzymałeś adres e-mail ACTED i masz dostęp do Teams i Sharepoint;
     • otrzymałeś sprzęt IT wydany przez ACTED, w tym miesięczny pakiet danych i rozumiesz, że należy go używać wyłącznie w związku z ACTED działalności i do właściwych celów,
• Dostawca regularnie przeprowadza szkolenia odświeżające dla obecnego personelu na temat kodeksu postępowania i podstawowych zasad ACTED polityki, zapewniając, że informują one i wyznaczają kierunki wszystkich aspektów codziennej pracy zespołu Area North.
• Na żądanie Koordynatora Obszaru przygotuj dokumenty zawierające wytyczne, memoranda lub materiały szkoleniowe dla personelu Area North, aby zapewnić zgodność z politykami ACTED i wszystkie istotne względy lokalnego prawa ukraińskiego.

2. Działania uzupełniające dla personelu

• Zbieraj listy obecności, formularze wniosków o urlop i inne wymagane formularze od zespołu Area North co miesiąc i terminowo (oraz bezpośrednio skontaktuj się z nimi, jeśli taka dokumentacja nie została dostarczona) – obejmuje to całą niezbędną dokumentację wymaganą do terminowego opłacania personelu tymczasowego/dorywczego za usługi świadczone w poprzednim miesiącu.
• Upewnij się, że listy obecności, formularze wniosków urlopowych i inna wymagana dokumentacja są prawidłowo złożone i bezpiecznie przechowywane w lokalne biuro w formie papierowej i cyfrowej, co oznacza, że ​​cała dokumentacja personelu jest aktualizowana co miesiąc.
• Upewnij się, że wszystkie pliki cyfrowe są dokładne i aktualneprzed udostępnieniem ich do Capital HR i on/Capital Finance w celu przetworzenia oraz odpowiada za terminowe monitorowanie brakujących informacji, aby zapewnić terminową wypłatę wynagrodzeń i zwrot wydatków w każdym miesiącu.
• Prowadź tabelę podsumowań urlopów i zwolnień lekarskich dla wszystkich pracowników w danym regionie oraz zapisuj lokalizacje pracy wszystkich pracowników Area North, których należy wspierać w przypadku incydentu związanego z bezpieczeństwem.
• Przyczyniaj się do dokładnych oraz terminowe aktualizacje centralnego katalogu kadr, w tym rutynowe potwierdzanie dokładności informacji zawartych w spisie u wszystkich pracowników Area North.
• Prowadź rejestr dat zakończenia umów i powiadamiaj z wyprzedzeniem Koordynację Obszaru ds. wygaśnięcie istniejących umów, aby można było zaplanować kolejne kroki w odpowiednim czasie i przygotować zmiany do umów na żądanie Koordynacji Obszaru.
• Utworzyć i utrzymywać bazę danych (według obwodu Północnego Obszaru) dotyczącą personelu tymczasowego zatrudnionego przez ACTED i ich odpowiednie umiejętności, wspierające szybkie mianowanie takiego personelu, jeśli jest to wymagane do przyszłych projektów.

 3. Ochrona danych osobowych, poufnych i wrażliwych

• Zapewnij, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do teczek personelu HR i zawsze przechowuj zawartość tych teczek w sposób poufny;
• Przestrzegaj Polityki ochrony danych ACTED we wszystkich aspektach dnia pracy specjalisty ds. kadr do codziennej pracy i wymagać, aby pozostali członkowie zespołu również zarządzali wszystkimi danymi osobowymi – wewnętrznymi lub zewnętrznymi – zgodnie z polityką ACTED (w tym stosowanie ochrony hasłem do plików zawierających dane osobowe).

4. Rozwój potencjału i promowanie dobrostanu personelu

• Zapewnij, że oceny pracowników są przeprowadzane terminowo i w sposób znaczący, zgodnie z polityką ACTED.
• Prowadź dokumentację terminów ocen i powiadomić z wyprzedzeniem Koordynację Obszaru (i, w stosownych przypadkach, odpowiedniego kierownika technicznego) o terminie, do którego należy dokonać ocen całego personelu.
• Prowadzić dokumentację szkoleń dla całego personelu Obszaru Północ, zawierającą wszystkie kluczowe informacje o zapewnionym szkoleniu i kiedy – jeśli ma to zastosowanie – należy zakończyć szkolenie odświeżające.
• Dzięki Koordynacji Obszaru zidentyfikuj luki w szkoleniach dla odpowiedniego personelu Obszaru Północ i uzyskaj wsparcie w zakresie pozyskiwania odpowiednich materiałów szkoleniowych (w tym bezpłatnych zasobów internetowych które są ogólnie dostępne dla społeczności organizacji pozarządowych).

5. Raportowanie i wsparcie w zakresie innych działań HR

• Przygotuj miesięczne raporty HR z wykorzystaniem standardowych szablonów ACTED i zgodnie z polityką ACTED.
• Na prośbę Koordynatora Obszarowego przygotuj projekt zakresu zadań i obowiązków dla nowe stanowiska w zespole Area North, wspierające sprawną rekrutację i kontraktację nowych pracowników. 
• Na prośbę Koordynatora Obszaru i/lub Starszego Menedżera ds. HR i Administracji zapewniamy wsparcie w zakresie rozpatrywania skarg lub innych skarg pracowniczych, zawsze zachowując się z szacunkiem i poufnością.
< li>Na prośbę Koordynatora Obszaru przygotuj dokumenty administracyjne w celu wsparcia personelu w misjach terenowych do lokalizacji poza Kijowem.
• Provzapewnić inne wsparcie administracyjne i kadrowe, o ile rozsądnie o to poprosi Koordynator Obszaru i/lub Starszy Menedżer ds. HR i Administracji.

 Doświadczenie i umiejętności

• Odpowiedni stopień naukowy i Ponad 2-letnie doświadczenie zawodowe w dziale kadr na Ukrainie (w tym dobra znajomość ukraińskiego prawa pracy).
• Wykształcenie na poziomie uniwersyteckim w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi będzie dodatkowym atutem.
• At co najmniej 1 rok doświadczenia w sektorze pomocy humanitarnej i/lub rozwoju (zdecydowanie preferowane).
• Udokumentowana umiejętność samodzielnej pracy i podejmowania inicjatywy w opracowywaniu i realizacji zadań zorientowanych na dobro personelu i rozwój potencjału personelu;< /li>
• Udokumentowana umiejętność pracy w programach Microsoft Excel, Word i Outlook.
• Wymagana jest biegła znajomość języka ukraińskiego oraz praktyczna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (która zostanie oceniona podczas rozmowy kwalifikacyjnej).
• li>
• Zmotywowany do pracy zespołowej w wielokulturowym środowisku, wymagającym elastyczności i umiejętności pracy pod presją czasu;
• Chęć wyjazdów do innych biur terenowych ACTED/IMPACT.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громад яни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby pełniące służbę wojskową muszą przedstawić aktualne wojskowe dokumenty rejestracyjne będąc zatrudnionym

Movie:

• Wyświetlony rozmiar czcionki;
• 3 miesiące вального терміну
< li style="font-weight: 400">Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
< li style="font-weight: 400">28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіо налів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медичне страхування після 3 miesiące роботи з ACTED.

______________________________________________________________________________________________

„ACTED stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH). Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks Kodeksu postępowania i powiązanych zasad stanowiących część umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może skutkować zwolnieniem”.