Administrator/Asystent HR w ACTED

ACTED to francuska organizacja pozarządowa założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie społecznościom bezbronnym, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, aby przerwać cykl ubóstwa, promować rozwój i zmniejszyć podatność na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować w sytuacjach awaryjnych, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

Zadanie

Asystent HR/administratora obszaru jest odpowiedzialny za zarządzanie wszystkimi sprawami administracyjnymi i kadrowymi zespołu ACTED Area Southeast z siedzibą w Dnipro.

Zadania

Wdrażanie nowych pracowników oraz promowanie i wdrażanie kodeksu postępowania ACTED

• Zapewnianie, że wszystkie procedury HR są wdrażane zgodnie z:
  1. wytycznymi i standardami ACTED;
  2. Minimalne standardy określone w ukraińskim prawie pracy i innych odpowiednich przepisach.
  topics;
• Zapewnienie, że wszystkie dokumenty administracyjne zostały prawidłowo wypełnione i otrzymane przez ACTED HR oraz że wszystkie teczki osobowe są kompletne;
• Zapewnienie, że wszyscy nowi pracownicy posiadają:
  • prawidłowo wypełnił formularze wniosku o dowód osobisty i otrzymał dowód osobisty ACTED możliwie najszybciej po przyjeździe; 
  • otrzymał adres e-mail ACTED i ma dostęp do Teams i Sharepoint;
  • otrzymał sprzęt IT wydany przez ACTED wraz z miesięcznym pakietem danych i rozumie, że powinien on być używany wyłącznie w związku z działaniami ACTED i do właściwych celów,
• Prowadzi regularne szkolenia odświeżające dla obecnego personelu w zakresie kodeksu postępowania i podstawowych zasad ACTED, zapewniając, że dostarczają one informacji i wskazówek we wszystkich aspektach codziennej pracy zespołu Area Southeast.

2. Dalsze działania personelu

• Co miesiąc i terminowo zbieraj listy obecności, formularze wniosków o urlop i inne wymagane formularze od zespołu Area North (oraz bezpośrednio skontaktuj się z nimi, jeśli taka dokumentacja nie została dostarczona) – obejmuje to całą niezbędną dokumentację wymaganą do terminowego płacenia pracownikom tymczasowym/dorywczym za usługi świadczone w poprzednim miesiącu.
• Upewnij się, że listy obecności, formularze wniosków urlopowych i inna wymagana dokumentacja są prawidłowo złożone i bezpiecznie przechowywane w biurze regionalnym w formie papierowej i w formacie cyfrowym, co oznacza, że cała dokumentacja personelu jest aktualizowana co miesiąc.
• Zapewnij, że wszystkie pliki cyfrowe są dokładne i aktualne przed udostępnieniem ich do Capital HR i on/Capital Finance w celu przetworzenia, a także odpowiadaj za terminowe monitorowanie brakujących informacji, aby zapewnić terminową wypłatę wynagrodzeń i zwrot wydatków w każdym miesiącu.
• Prowadź tabelę monitorowania urlopów i zwolnień lekarskich dla wszystkich pracowników na danym obszarze oraz zapisuj lokalizacje pracy wszystkich pracowników Obszaru Południowo-Wschodni, aby zapewnić im wsparcie w przypadku incydentu związanego z bezpieczeństwem.
• Przyczyniaj się do dokładnych i terminowych aktualizacji centralnego katalogu HR, w tym rutynowego potwierdzania dokładności informacji zawartych w Spisie ze wszystkimi pracownikami Obszaru Południowo-Wschodni.
• Prowadź rejestr dat zakończenia umów i powiadamiaj z wyprzedzeniem Koordynację Obszaru o wygaśnięciu istniejących umów, aby można było zaplanować kolejne kroki w odpowiednim czasie i przygotowuj poprawki do umowy na żądanie Koordynacji Obszaru.
• Utwórz i utrzymuj bazę danych (według Obszaru Południowo-Wschodni) dotyczącą personelu tymczasowego zaangażowanego przez ACTED i jego odpowiednich umiejętności, wspierając szybkie mianowanie takiego personelu, jeśli będzie to wymagane w przyszłości projekty.

 3. Ochrona danych osobowych, poufnych i wrażliwych

• Zapewnij, aby tylko upoważnione osoby miały dostęp do teczek personelu HR i zawsze przechowuj zawartość tych teczek w sposób poufny;
• Przestrzegaj Polityki ochrony danych ACTED we wszystkich aspektach codziennej pracy specjalisty ds. HR i wymagaj, aby inni członkowie zespołu również zarządzali wszystkimi danymi osobowymi – zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi – zgodnie z polityką ACTED (w tym stosowanie ochrony hasłem plików zawierających dane osobowe).

4. Rozwój potencjału i promowanie dobrostanu personelu

• Zapewnij, że oceny pracowników są przeprowadzane terminowo i w sposób merytoryczny, zgodnie z polityką ACTED.
• Prowadź dokumentację terminów ocen i powiadamiaj z wyprzedzeniem Koordynację Obszaru (oraz odpowiedniego kierownika technicznego, jeśli ma to zastosowanie) o dacie by, które oceny są należne całemu personelowi.
• Prowadź dokumentację szkoleń dla całego personelu Obszaru Południowo-Wschodniego, zawierającą wszystkie najważniejsze informacje na temat przeprowadzonego szkolenia oraz kiedy – jeśli ma to zastosowanie – należy zakończyć szkolenie odświeżające.
• Dzięki Koordynacji Obszaru możesz zidentyfikować luki w szkoleniach dla odpowiedniego personelu Obszaru Południowo-Wschodniego i uzyskać pomoc w zakresie pozyskiwania odpowiednich materiałów szkoleniowych (w tym bezpłatnych, ogólnie dostępnych zasobów internetowych do społeczności organizacji pozarządowych).

5. Raportowanie i wsparcie w zakresie innych działań HR

• Przygotuj miesięczne raporty HR przy użyciu standardowych szablonów ACTED i zgodnie z polityką ACTED.
• Na prośbę Koordynatora Obszaru przygotuj projekt zakresu obowiązków i obowiązków dla nowych stanowisk w zespole Area Southeast, aby zapewnić płynną rekrutację i zawieranie kontraktów nowego personelu. 
• Na prośbę Koordynatora Obszaru i/lub Starszego Specjalisty ds. Kadr i Administracji, wsparcie w zarządzaniu skargami lub innymi skargami personelu, zawsze zachowując szacunek i poufność.
• Na prośbę Koordynatora Obszaru przygotuj dokumenty administracyjne w celu wsparcia personelu w misjach terenowych do lokalizacji poza Dnieprem.
• Zapewnij inne wsparcie administracyjne i HR, zgodnie z uzasadnioną prośbą Koordynatora Obszaru i/lub Starszego Specjalisty ds. Kadr i Administracji.

 Doświadczenie i umiejętności

• Odpowiedni stopień naukowy i ponad 2-letnie doświadczenie zawodowe w dziale kadr na Ukrainie (w tym dobra znajomość ukraińskiego prawa pracy).
• Wykształcenie na poziomie uniwersyteckim w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi będzie zaletą.
• Co najmniej 1 rok doświadczenia w sektorze pomocy humanitarnej i/lub rozwoju (zdecydowanie preferowane).
• Udokumentowana umiejętność samodzielnej pracy oraz wykazywania inicjatywy w opracowywaniu i realizacji zadań zorientowanych na dobro personelu i rozwój jego potencjału;
• Udokumentowana umiejętność pracy w programach Microsoft Excel, Word i Outlook.
• Wymagana jest biegła znajomość języka ukraińskiego oraz praktyczna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (która zostanie oceniona podczas rozmowy kwalifikacyjnej).
• Zmotywowany do pracy zespołowej w wielokulturowym środowisku, wymagającym elastyczności i umiejętności pracy pod presją czasu;
• Chęć wyjazdów do innych biur terenowych ACTED/IMPACT.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby odbywające służbę wojskową muszą w trakcie zatrudnienia przedstawić aktualne wojskowe dokumenty rejestracyjne.

Oferujemy:

• Urzędowe zatrudnienie;
• Regularna kontrola wynagrodzenia;
• 28 dni kalendarzowych urlopu corocznego;
• 3 dodatkowe dni urlopu w roku zgodnie z polityką wewnętrzną;
• 100% wynagrodzenia chorobowego (do 15 dni w roku) zgodnie z wewnętrznymi politykami;
• Możliwość pracy zdalnej 2 dni w tygodniu zgodnie z wewnętrznymi politykami;
• Ubezpieczenie zdrowotne i na życie po zakończeniu początkowego okresu umowy;
• Komfortowe, nowoczesne biuro ze strefą relaksu, w którym kawa i herbata są zawsze dostępne;
• Przyjazny wielokulturowy zespół wspierający rozwój i otwartość;
• Dostęp do konsultacji z profesjonalnym psychologiem wspierających zdrowie psychiczne;
• Kursy języka angielskiego doskonalące umiejętności komunikacyjne;
• Perspektywy kariery wzrost.

"ACTED stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH). Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks postępowania i powiązane zasady w ramach umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może prowadzić do zwolnienia”.