Oficer ds. zakwaterowania (UKR24.231) w Department for Business and Trade

Ambasada Brytyjska w Kijowie jest częścią ogólnoświatowej sieci reprezentującej brytyjskie interesy polityczne, gospodarcze i konsularne za granicą. Rekrutujemy doświadczonego specjalistę ds. zakwaterowania, który będzie częścią zespołu Ambasady Wielkiej Brytanii w Kijowie i przyczyni się do wzmocnienia stosunków dyplomatycznych Wielkiej Brytanii i Zjednoczonych Emiratów Arabskich. W szczególności specjalista ds. zakwaterowania będzie wspierał zarządcę nieruchomości w zgodnym z prawem wyborze i zarządzaniu nieruchomościami mieszkalnymi, zapewniając doskonałą obsługę klienta, szybko i skutecznie, zapewniając stosunek wartości do ceny zgodnie z wytycznymi i wymogami audytu ESND. Od specjalisty ds. zakwaterowania oczekuje się osiągania wyników zarówno indywidualnie, jak i poprzez przywództwo. Role i główne obowiązki Ściśle współpracuj z zarządcą nieruchomości, aby utrzymać działalność pomieszkaniową zgodnie z wymaganiami ESND. W sytuacji nieobecności Zarządcy Osiedla pokryj minimalne obowiązki w celu zapewnienia ciągłości usług noclegowych. (np. pomagać w wyszukiwaniu nieruchomości i wydawać rekomendacje dotyczące nowego najmu). Monitoruj zmiany w planie przeprowadzki i podejmuj odpowiednie działania: zaplanuj sprzątanie, zorganizuj dostawę platformy, przygotuj klucze i przewodnik powitalny, zgłoś wykonanie zadań, z wyprzedzeniem zgłoś wszelkie trudności. Pomóż administrować obiegiem dokumentów związanych z pocztą: umowa najmu, formularz wejścia/wyjścia, pisma dotyczące zawodów, formularze zgodne z przepisami BHP, formularze finansowe, witamy w przewodniku po nieruchomości. Przygotuj projekty zgodnie z wymogami FCDO i pomóż w zarządzaniu informacjami dotyczącymi poczty: kompilowanie akt majątku (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) zgodnie z wymogami audytu, upewnianie się, że wszystkie informacje są dokładne i dostępne na potrzeby niespodziewanych kontroli i audytów. Zapewnij wsparcie przy aktualizacji bazy danych Post Estates, w tym e-booków wysyłanych offline (dostęp do nieruchomości, personel poczty, dostawcy Lista kontaktów, Profil przeglądanych nieruchomości) i platformy zarządzane centralnie (Planon). Działaj proaktywnie, gdy konieczne jest uzupełnienie luk w brakujących informacjach. Wspieraj obsługę klienta, regularnie sprawdzając e-maile i odpowiadając w razie potrzeby. Obejmuje to podnoszenie świadomości na temat Polityki zakwaterowania FCDO, wytycznych ESND i Polityki mieszkaniowej Post, aby zrozumieć, jak postępować z prośbami personelu, rejestrować i przetwarzać Żądania Biletów, utrzymywać komunikację z personelem, aby pomóc zespołowi ulepszyć i utrzymać wydajność umowy o świadczenie usług po okresie korporacyjnym aż do standard. Prośby są różne: koordynowanie cateringu na małe spotkania, przestawianie mebli, pomoc w organizacji sezonowych i regularnych sprzątań, rozwiązywanie problemów z Internetem po zatrudnieniu. Zajmuj się prośbami o zakup i na żądanie angażuj się w program zamówień, upewniając się, że zamówienia FCDO Wymogi wytycznych zostały w pełni spełnione. Będzie to obejmować między innymi zakup sprzętu gospodarstwa domowego, mebli miękkich i twardych, zbieranie ofert i doradzanie nowemu dostawcy, płacenie faktur i wydatków księgowych, rejestrowanie nowych pozycji w rejestrach poinwentaryzacyjnych. Wykonywanie innych obowiązków, jeśli istnieje potrzeba operacyjna konieczność i wsparcie inicjatyw i działań Ambasady (np. udział w komitetach, klubach i grupach roboczych Ambasady)Pokaż więcej Pokaż mniej Poziom pozycji Poziom podstawowy Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Odpowiedzialność zawodowa Inny Przemysły Zarządzanie