Spezialist für Reiseunterstützung in MacPaw

Travel Support Specialist

Київ, віддалено

MacPaw ist ein Softwareunternehmen, das Software für macOS und iOS entwickelt und vertreibt. Heute haben unsere Produkte weltweit mehr als 30 Millionen Nutzer. Wir bei MacPaw glauben, dass Menschen und Technologie gemeinsam ihr größtes Potenzial erreichen können.

MacPaw ist stolz darauf, Ukrainer zu sein. Die Unterstützung und Entwicklung der Ukraine sind wichtige Bestandteile der Unternehmenskultur. MacPaw versammelt aufgeschlossene Menschen, die sich gegenseitig unterstützen und danach streben, die Welt um uns herum zu verändern.

Wir suchen einen  Reiseunterstützungsspezialisten zur Verstärkung unseres Teams, der bei der Orchestrierung umfassender Geschäftsreisearrangements, einschließlich Reiselogistik, Sicherung von Unterkünften, eine wichtige Rolle spielt. und Verwaltung von Dokumenten und Zahlungen

Ein bisschen mehr über das Team:

Als  Travel Support Specialist sind Sie ein Teil unseres internen Supportdienstes. Wir bieten personalisierte Unterstützung, um unsere Organisation in verschiedenen Bereichen wie Betrieb, Reisen, Veranstaltungen und Back-Office-Management zum Erreichen ihrer Ziele voranzutreiben. Wir heißen Menschen mit unterschiedlichen Kenntnissen und Standpunkten willkommen und wissen, dass wir stärker werden und bessere Antworten finden, wenn alle Stimmen gehört werden.

In dieser Rolle werden Sie:

• Geschäftsreisen für unser Team organisieren, eine Zusammenarbeit mit externen Partnern zu gewinnbringenden Konditionen unter Berücksichtigung von Kosten und Logistik aufbauen, Unterkünfte auswählen und buchen, abwickeln erforderliche Dokumente, arrangieren Zahlungen, erstellen und führen erforderliche Berichte und verfeinern unsere Geschäftsreiserichtlinien.
• Organisieren Sie den Prozess zur Beschaffung der erforderlichen Visa für Teammitglieder, bieten Sie Teammitgliedern Beratung an und suchen Sie nach externen Partnern, um dies sicherzustellen rechtzeitige Abholung und Einreichung des erforderlichen Dokumentenpakets.
• Gehen Sie auf die Bedürfnisse verschiedener Teammitglieder ein, von Notfallhilfe über Unterstützung bei der Neuansiedlung/Umsiedlung bis hin zur Organisation von Arbeitsräumen und der Koordinierung der Unterbringung von Geschäftsreisenden. Organisieren Sie gemäß den Unternehmensrichtlinien die notwendige Vertragsunterzeichnung und Zahlungen oder Vergütungen an die Mitarbeiter.
• Pflegen und verwalten Sie Beziehungen zu Anbietern und Dienstleistern, einschließlich deren Auswahl, Rationalisierung von Vertragsprozessen und Überwachung pünktlicher Zahlungen und Rechnungsstellung.
  Empfehlen und implementieren Sie innovative Verwaltungsprozesse, um die Effizienz zu steigern.
< li> Erstellen Sie umfassende Berichte über Geschäftsreiseausgaben und beteiligen Sie sich aktiv an Haushaltsprozessen.
• Pflegen Sie unsere Datenbanken sorgfältig, stellen Sie die Genauigkeit aller Berichte sicher, verwalten Sie den Bestand und optimieren Sie gleichzeitig die Bürodienste.

Fähigkeiten, die Sie mitbringen müssen:

• Ein oberes bis mittleres Niveau der englischen Sprache
• Frühere Erfahrung in der Verwaltung, Assistenz oder verwandten Bereichen, die Ihr Fachwissen und Ihr Engagement unter Beweis stellt
• Kenntnisse in Tools wie Trello und G-Docs sowie Offenheit für das Erlernen von Jira + Confluence
• Kompetenz in Finanzsystemen, insbesondere bei der Erstellung von Berichten. Erfahrung mit Tools wie Airtable oder Excel wird sehr geschätzt
• Eine GrundlageEin umfassendes Verständnis der Visumantragsprozesse, insbesondere für Reiseziele wie die USA und das Vereinigte Königreich, ist von Vorteil.

Treten Sie MacPaw bei und tragen Sie zu einer Kultur bei, die Lernen, Entwicklung und Gemeinschaft schätzt. Dies ist Ihre Gelegenheit, unser Wachstum und unseren Erfolg maßgeblich zu beeinflussen.

Was wir bieten:

• Wir sind ein ukrainisches Unternehmen und stehen der Ukraine gegen die russische Aggression zur Seite. < br/> Wir erhalten Arbeitsplätze und Gehälter für die mobilisierten Macpawianer und leisten finanzielle Unterstützung für vom Krieg betroffene Kollegen oder deren Familien.
  Hier können Sie auch über die MacPaw Foundation lesen, die dazu beitragen möchte, das Leben ukrainischer Verteidiger zu retten und so vielen Zivilisten wie möglich Hilfe zu leisten.
• Hybrides Arbeitsmodell
  Es liegt ganz bei Ihnen, ob Sie remote oder am Hub arbeiten. Wenn Sie sich für eine Kombination entscheiden, ist unser Hauptsitz (HQ) in Kiew, der als Coworking Space fungiert, rund um die Uhr geöffnet. Für einen unterbrechungsfreien Arbeitsprozess wird die Zentrale mit UPS und Starlink versorgt.
  Wir erstatten auch die Kosten für die Anmietung eines Coworking Spaces in jeder anderen Stadt.
  Wenn Sie sich entscheiden, von zu Hause aus zu arbeiten, übernehmen wir die Kosten für die Organisation Ihres Arbeitsplatzes: tragbare Kraftwerke, Powerbanks usw.
• Ihre Gesundheit steht immer an erster Stelle
  Wir übernehmen 100 % Ihrer Krankenversicherungskosten und 50 % für Ihre Angehörigen. Wir bieten außerdem eine Rückerstattung von 50 % für Psychotherapie an.
• Flexible Arbeitszeiten
  Sie können einen Zeitplan wählen, der für Sie angenehm ist. Niemand hier verfolgt Ihren Ein-/Ausstempel, denn MacPaw basiert auf Vertrauen und Zusammenarbeit.
• Raum, um sich sowohl beruflich als auch persönlich weiterzuentwickeln
  Was auch immer Ihre Träume und Ambitionen sind, wir haben das Richtige für Sie. Bildungsbudget, jährliche Entwicklungsüberprüfungen, kostenlose Englischkurse und regelmäßige Vorlesungen. Wir bieten auch persönliches Coaching mit Organisationscoaches an.
• Teams, auf die wir stolz sind
  Wir bauen ehrliche, transparente und zuverlässige Beziehungen innerhalb von Teams auf. Jeder Macpawianer kann Prozesse verbessern und seine Ideen umsetzen. Wir fördern offenes und konstruktives Feedback und bieten Macpawianern Schulungen zum Geben und Empfangen von Feedback an.
• Büro für Menschen (und Haustiere)
  Unser Büro bietet alles. Ein geräumiger Arbeitsplatz mit ausreichend Platz zum Sitzen, Liegen und Toben. Ein Fitnessstudio für Erholung, Fitness und Yoga. Gemütliche Küchen mit Kaffee, Snacks und Mittagessen. Schlaf-/Meditationsräume. Eine Terrasse mit Aussicht, auf der wir Sommerpartys veranstalten. Außerdem leben in unserem Büro zwei Katzen, und Sie können Ihre Haustiere gerne mit ins Büro bringen (wir haben getrennte Etagen für Katzen und Hunde).
• Freistellungsregelung, die die Lebensbedürfnisse abdeckt
  20 Urlaubstage, unbegrenzt bezahlter Krankheitsurlaub, xDays (2 Tage im Monat für die Arbeit an Nebenprojekten), Tage für persönliche Auszeit, die Ihnen dabei helfen soll, sich um wesentliche Angelegenheiten in Ihrem Privatleben zu kümmern, sowie Elternzeit. Darüber hinaus sind Sabbaticals nach fünf Jahren bei MacPaw möglich.
• Beteiligen Sie sich an sozialen Initiativen mit MacPawCares
  MacPaw beteiligt sich an zahlreichen humanitären Hilfs- und Wohltätigkeitsprojekten in vielen Bereichen und an Ihnensind herzlich eingeladen, einzuspringen und bis zu 24 Arbeitstage pro Jahr damit zu verbringen, die Welt zu einem besseren Ort zu machen.