Support Services Officer / Experte für Service Support (IMPACT) in Team4ua

1. Hintergrund?

Seit der Eskalation des Krieges in der Ukraine sind Gemeinden entlang der Frontlinie und in kürzlich betroffenen Gebieten aufgrund anhaltender Feindseligkeiten, Vertreibungen und Schäden an kritischer Infrastruktur weiterhin mit akutem humanitärem Bedarf konfrontiert. Bevölkerungsgruppen, die innerhalb der 0-50-km-Frontlinie leben, neu vertriebene Haushalte und Menschen, die von kinetischen Angriffen betroffen sind, bleiben besonders gefährdet, da der Zugang zu lebenswichtigen Dienstleistungen, Gesundheitsversorgung und Grundgütern eingeschränkt ist. Als Reaktion darauf verfolgt die Initiative „IMPACT: Immediate Multisectoral Priority Assistance for Conflict-affected Territories“ einen integrierten Multi-Cluster-Ansatz, um schnelle, lebensrettende Hilfe in den Frontregionen mit hoher Schwere (Schweregrad 4–5) der Ukraine zu leisten, darunter Tschernihiw, Sumy, Charkiw, Donezk, Saporischschja, Dnipropetrowsk, Cherson und Mykolajiw. Durch die Kapazitäten und die operative Reichweite der TERA-Konsortiumspartner und spezialisierten Unterpartner priorisiert das Projekt die Bereitstellung von Bargeld, Sachleistungen sowie wesentlichen Gesundheits- und Schutzdiensten auf der letzten Meile und unterstützt gleichzeitig Einrichtungen an vorderster Front sowie die Aufrechterhaltung wichtiger lebensrettender Dienste in äußerst unsicheren Umgebungen. Zweck der Aufgabe

Der Risk & Quality Assurance Officer unterstützt die Projects & Consortium Management Unit durch die Leitung der täglichen Risikoüberwachung, Compliance-Sicherung, Qualitätskontrolle und Integritätsüberwachung während der gesamten Konsortiumsimplementierung.

Der Stelleninhaber ist verantwortlich für die Pflege des PCMU-Risikoregisters, die Verfolgung von Minderungsmaßnahmen, die Entwicklung und Verwaltung eines Alarmverfolgungssystems, die Überwachung von Betrugs-/Umleitungs- und Compliance-Risiken, die Durchführung von Compliance-Überprüfungen und -Audits, die Unterstützung oder Leitung interner Untersuchungen bei Bedarf und die Sicherstellung, dass die Umsetzung des Konsortiums den Geberanforderungen, humanitären Grundsätzen, Schutzstandards und internen Richtlinien entspricht.

Die Rolle trägt dazu bei, die Integrität, Qualität, Verantwortlichkeit und Prinzipientreue der Projektumsetzung zu gewährleisten und gleichzeitig eine zeitnahe Eskalation und Korrekturmaßnahmen in einer komplexen Notfallreaktion mit mehreren Partnern zu ermöglichen.

3. Positionierung der Rolle

Der Risk & Quality Assurance Officer ist eingebettet in die Projects & Consortium Management Unit und works unter der Aufsicht des Projekt- und Konsortium-Einheitsmanager.

• Konsortiumsrisiko Management,
  
  

• interne Compliance und Qualitätssicherung,
  
  

• Nachverfolgung von Vorfällen und Unregelmäßigkeiten,
  
  

• Partnersicherungs- und Kontrollsysteme,Verwaltungswarnungen und Korrekturmaßnahmen. Schriftstil: normal; Textdekoration: keine normal; Textdekoration: keine">4. Verantwortungsbereich

  • Der Beitragsinhaber unterstützt die Qualitäts- und Risikoüberwachung über:

  • ein hochwertiger Zuschuss von ca. keine">;
    
    

  • an Nationales NGO-Konsortium mit 11 Partnern;
    
    

  • Implementierung in äußerst volatilen Frontlinien- und neu verdrängten Kontexten;
    
    

  • Multisektorale Interventionen, einschließlich Bargeld, Gesundheit, Nahrung, WASH, Schutz, Kinderschutz, Evakuierungsunterstützung und institutionelle Hilfe.

  5. Hauptaufgaben

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  ?A. Risikomanagement. Pflegen und aktualisieren Sie das Risikoregister, das programmatische, betriebliche, finanzielle, sicherheitsbezogene und partnerbezogene Risiken abdeckt. Verfolgen Sie Abhilfepläne und eskalieren Sie schwerwiegende Vorfälle innerhalb der erforderlichen Fristen. Stellen Sie regelmäßige Risikozusammenfassungen bereit und unterstützen Sie Risikoüberprüfungssitzungen.

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  ?B. Red-Flag-Verfolgung und FrühwarnungEntwickeln und verwalten Sie ein Red-Flag-System zur Erkennung von Compliance-, Betrugs-, Umleitungs- und Dokumentationsrisiken. Konsolidieren Sie Warnungen aus Überwachung, Audits und Partnerberichten. Empfehlen Sie Korrekturmaßnahmen und verfolgen Sie Schließungen.

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  ?C. Compliance-AuditsPlanen und führen Sie Audits, Stichproben und Sicherheitsüberprüfungen von Konsortialpartnern durch. Überprüfen Sie die Einhaltung von Geberregeln, SOPs, Dokumentationsstandards und Beschaffungs-/Verteilungskontrollen. Bereiten Sie Auditberichte vor und verfolgen Sie Korrekturmaßnahmen.

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  ?D. BetrugsrisikoüberwachungÜberwachen Sie Betrug, Ablenkung, Korruption und Missbrauch von Ressourcen.Überprüfen Sie Hochrisikoprozesse (Bargeld, Beschaffung, Berichterstattung, Verteilungen).Arbeiten Sie mit Teams zusammen, um interne Kontrollen zu stärken und mutmaßlichen Betrug zu melden.

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  ?E. UntersuchungenUnterstützung oder Durchführung interner Untersuchungen zu Unregelmäßigkeiten, Betrug, Fehlverhalten oder Sicherheitsbedenken. Sammeln und Analysieren von Beweismitteln unter Gewährleistung von Vertraulichkeit und Fairness. Bereiten Sie Ergebnisse und Empfehlungen für das Management vor.

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  ?F. QualitätssicherungÜberprüfen Sie die Dokumentation und Berichterstattung der Partner auf Genauigkeit und Compliance. Führen Sie Qualitätsprüfungen für Begünstigtendatensätze, Verteilerlisten und Überwachungsberichte durch. Unterstützen Sie Verbesserungen bei Dokumentations- und Berichtsstandards.

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  ?G. Humanitäre Grundsätze und EthikStellen Sie die Einhaltung humanitärer Grundsätze und ethischer Standards sicher.Fördern Sie Verantwortlichkeit, Inklusion, Vertraulichkeit und überlebenszentrierte Ansätze.Überwachen Sie die Einhaltung von Schutzmaßnahmen, PSEA und Verhaltenskodex.

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  ?H. Überwachung und DatenqualitätÜberprüfen Sie Überwachungs- und Feedbackdaten auf Risiken oder Lücken. Stellen Sie sicher, dass Frühwarnungen in Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden.

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  ?I. Partnerunterstützung Bieten Sie Partnern Anleitung zu Compliance, Prüfungsbereitschaft und Risikoprävention. Unterstützen Sie Schulungen und Kapazitätsaufbau zu Risikomanagement, Schutz und Qualitätsstandards.

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  ?J. ReportingErstellen Sie regelmäßige Risiko- und Qualitätssicherungsaktualisierungen, Dashboards und Tracker. Tragen Sie zu Spenderberichten bei und bereiten Sie sich auf Audits und Überwachungsbesuche vor.

  
  

  6. Erwartete Ergebnisse

  Vom Risiko- und Qualitätssicherungsbeauftragten wird erwartet, dass er mindestens Folgendes erstellt und pflegt:

  • a live PCMU Risk Register;
    
    

  • ein funktionaler Red-Flag-Tracking-System;
    
    

  • regelmäßige Risikoüberprüfungszusammenfassungen und Eskalationsnotizen;
    
    

  • Compliance-Audit-Pläne und Audit-Berichte;
    
    

  • Stichproben- und Verifizierungsberichte;
    
    

  • Hinweise zur Überwachung des Betrugsrisikos und Empfehlungen zur Ablenkungsbekämpfung;
    
    

  • Vorfall- und Unregelmäßigkeitsprotokolle;
    
    

  • Ermittlungsakten und Fallzusammenfassungen, sofern erforderlich;
    
    

  • Korrekturmaßnahmen-Tracker mit Folgestatus;
    
    

  • regelmäßige Compliance- und Qualitäts-Dashboards für das PCMU-Management;
    
    

  • Orientierungs- oder Leitmaterialien für Partner zu Risiko, Compliance und humanitären Grundsätzen.

  7. Key Performance Indicators

  • Qualität und regelmäßige Aktualisierung des Risikoregisters

  • Zeitnahe Identifizierung und Eskalation kritischer Risiken.

  • Abschluss der geplanten Audits und Stichproben.

  • Schließung der Korrektur Maßnahmen innerhalb der Fristen.

  • Effektive Red-Flag-Analyse zur Unterstützung von Managemententscheidungen.

  • Rechtzeitige Meldung von Unregelmäßigkeiten.

  • Hinweise auf Betrugs-/Umleitungsrisikoüberwachung und -minderung.

  • Förderung humanitärer Grundsätze und ethischer Einhaltung.

  
  

  8. Erforderliche Qualifikationen

  Ausbildung:

  • Universitätsabschluss in Recht, Wirtschaftsprüfung, Compliance, Risikomanagement, Finanzen, humanitäre Angelegenheiten oder ein verwandtes Gebiet.

  • Ein fortgeschrittener Abschluss oder eine Zertifizierung in den Bereichen Prüfung, Compliance, Schutz oder Risikomanagement ist ein Asset.

  Erfahrung:

  • 4–6 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Risikomanagement, Compliance, Audit oder humanitäre Rechenschaftspflicht.

  • Erfahrung in humanitären oder Notfallsituationen, vorzugsweise bei NGOs/INGOs oder spendenfinanziert Projekte.

  • Partnerüberwachung, Überwachung von Unterzuschüssen oder Erfahrung in der Compliance-Überprüfung bevorzugt.

  • Erfahrung mit Betrugsrisiko, Vorfallmanagement oder Untersuchungen äußerst wünschenswert.

  • Arbeit in Hochrisiko- oder Konfliktumgebungen ist von Vorteil.

  Technisches Wissen:

  • Verständnis humanitärer Prinzipien, Rechenschaftsrahmen, Schutzmaßnahmen und PSEA.

  • Vertrautheit mit den Spender-Compliance-Anforderungen (z. B. OCHA/UHF/CBPF).

  • Profunde Kenntnisse über interne Kontrollen, Compliance-Methoden und die Verfolgung von Korrekturmaßnahmen.

  • Analyse-, Dokumentations- und Berichtsfähigkeiten.

  Sprachen:

  • Fließende Englischkenntnisse erforderlich.

  • Fließende Ukrainischkenntnisse werden dringend empfohlen.