Support-Services-Beauftragter/Support-Services-Beauftragter in Save the Children

Save the Children International ist eine führende internationale humanitäre Organisation, die sich seit mehr als 100 Jahren für den Schutz der Rechte von Kindern auf der ganzen Welt einsetzt. Wir arbeiten in mehr als 100 Ländern, reagieren auf Notsituationen, implementieren innovative Entwicklungsprogramme und setzen uns auf globaler Ebene für die Interessen von Kindern ein.

Unsere Aktivitäten in der Ukraine begannen im Jahr 2014. Seitdem haben wir unsere geografische Präsenz erheblich erweitert und unterstützen vom Krieg betroffene Kinder und Familien. Wir arbeiten in Bereichen wie Bildung, Kinderschutz, Ernährungssicherheit und soziale Unterstützung und führen darüber hinaus Advocacy-Aktivitäten durch, die darauf abzielen, dauerhafte Veränderungen im Leben von Kindern sicherzustellen.

Zweck der Position:

Koordinieren Sie Verwaltung, Beschaffung, grundlegende finanzielle Unterstützung und Koordination in den internen Abteilungen der Außenstelle in Sumy.
Diese Rolle gewährleistet eine reibungslose tägliche Arbeit. Büro, effektive administrative Unterstützung und Einhaltung der Save the Children-Richtlinien und -Verfahren.
Darüber hinaus leistet der Amtsinhaber operative Unterstützung für die Sicherheits- und Flottenfunktionen in Sumy, wenn verantwortliches Personal nicht verfügbar ist, und stellt so die Kontinuität wesentlicher Unterstützungsdienste sicher.

Grundlegende Verantwortlichkeiten

• Pflege von Bestellungen für Büromaterial und Vermögenswerte.
• Übermitteln Sie Zahlungsdokumente an die Finanzabteilung auf der Grundlage ordnungsgemäß genehmigter Dokumente.
• Verarbeiten und überwachen Sie die Zahlung von Rechnungen in Abstimmung mit
• Finance and Support Manager.
• Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen durch entsprechende Dokumentation belegt sind.
• Bearbeiten und aktualisieren Sie die Verwaltungsdokumentation (Mietverträge usw.).
• Achten Sie auf die Koordinierung der Transportbedürfnisse und Platzierungen von Besuchern.
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Schulungen, Seminaren und Treffen mit Programmteams, Behörden, Partnern und Spendern.
• Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Dokumentation aller ein- und ausgehenden Waren Lager gemäß den Save the Children-Verfahren.
• Stellen Sie sicher, dass die Save the Children-Standardarbeitsanweisungen für die Vermögens- und Lagerverwaltung eingehalten werden.
• Führen Sie ein genaues zentrales Verzeichnis der Vermögenswerte, das alle Vermögenswerte im Sumy-Büro abdeckt.
• Stellen Sie eine vierteljährliche physische Bestandsaufnahme und Einreichung relevanter Berichte sicher.
• Stellen Sie sicher, dass alle an Mitarbeiter ausgegebenen Vermögenswerte mithilfe des Asset-Transfer-Formulars mit Unterschrift und ordnungsgemäßer Archivierung registriert werden.
• Anfragen zum Kauf von Software erhalten und diese vor der Einreichung mit allen unterstützenden Unterlagen bearbeiten für die endgültige Genehmigung und stellt die Genehmigung durch den bevollmächtigten Unterzeichner sicher.
• Unterstützen Sie den Beschaffungsprozess bei der Angebotseinholung, Dokumentenvorbereitung, Auftragsverfolgung und -berichterstattung sowie der Datei-/Aufzeichnungspflege.
• Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Beschaffungen in der gesamten Lieferkette (PR, CBA, PO, GRN, SRF, WB usw.).
• Beraten Sie den Kunden über Spezifikationen und beraten Sie zu Best-Practice-Prozessen.
• Sammlung
• Überprüfen Sie alle Angebote und bereiten Sie eine Wettbewerbsangebotsanalyse zur Überprüfung durch den Beschaffungskoordinator oder Logistikmanager vor, bevor Sie eine Bestellung aufgeben.
• Stellen Sie sicher, dass Bestellungen auf der Grundlage der besten Konditionen des Lieferanten erstellt werden.
• Koordinieren Sie die Lieferung zwischen Lieferant, Lager und Programm.

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie über Folgendes verfügen:

• Mindestens drei Jahre allgemeine Arbeit Erfahrung
• Wissen oder Erfahrung in der Arbeit in Nichtregierungsorganisationen bevorzugt
• Computerkenntnisse (einschließlich Kenntnisse in Microsoft Office (Excel, PowerPoint) und Datenbanken)
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
• Ausgezeichnete Liebe zum Detail, organisatorische Fähigkeiten und Diskretion bei der Arbeit mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, unabhängig und proaktiv zu arbeiten
• Nachgewiesene Fähigkeit, mit einem Komplex umzugehen Arbeitsbelastung
• Fähigkeit, unter Druck und unter engen Fristen zu arbeiten
• Engagement und Verständnis für Ziele, Werte und Prinzipien von Save the Children.
• Anerkennung der Notwendigkeit, wann immer möglich unabhängig, neutral und unparteiisch zu sein.
• Entsprechende Qualifikationen oder Schulungen.

Wir bieten

• Offizielle Anstellung gemäß der ukrainischen Gesetzgebung
• Internationale Arbeit Bedingungen
• Arbeitstag von 9 bis 17 Stunden
• Krankenversicherung ab dem ersten Arbeitstag des Tages
• Lebens- und Krankenversicherung
• Lern- und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten

Kinderschutzrichtlinie:

Wir müssen die Sicherheit von Kindern gewährleisten, daher umfasst unser Auswahlverfahren strenge Hintergrundüberprüfungen und spiegelt unser Engagement wider, Kinder vor Missbrauch zu schützen. 

Bereit, einen Mitarbeiter mit einer Behinderung einzustellen.

Wenn Sie an der Stelle interessiert sind, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf in englischer Sprache bis zum 12.05.2025. Bitte beachten Sie, dass die Stelle auf der Website offen bleibt, bis wir einen erfolgreichen Kandidaten gefunden haben.

Bitte geben Sie im Anschreiben das erwartete Gehaltsniveau und die Englischkenntnisse an.