Leitender Koordinator für Lieferkette und Betrieb in International rescue committee

JOBÜBERSICHT 

Unter der Aufsicht des Deputy Director of Field Management (DDFM) wird der Supply Chain and Operations Senior Coordinator (Sn Coordinator) mit dem Supply Chain Team, dem Admin Manager, dem IT Manager und dem Senior Data Management Officer zusammenarbeiten, um bestehende Strukturen und Prozesse zu bewerten und daran zu arbeiten, wie die Operationsabteilung intern arbeitet und, was wichtig ist, wie die Operationsabteilung mit anderen IRC Ukraine-Abteilungen, insbesondere dem Programmteam, zusammenarbeitet und diese unterstützt. Der Sn-Koordinator ist für die Implementierung von Standard-IRC-Prozessen verantwortlich, einschließlich Beschaffungsplanung, Vertriebsplanung, Projektzyklusmanagement (PCM), Integra und PowerBI. Sie werden Betriebs- und Verwaltungsteams stabilisieren, um die Leistungsqualität und die Zufriedenheit der Stakeholder durch die Implementierung serviceorientierter Praktiken zu verbessern. Darüber hinaus wird der SN-Koordinator die operative Unterstützung der IRC-Partner durch aktive Teilnahme an Partnerkapazitätsbewertungen, Entwicklung und Umsetzung von Partnerunterstützungsplänen stärken. 

Sn-Koordinator ist Teil des erweiterten Senior Management Teams. Die Position ist in Kiew angesiedelt, mit regelmäßigen Reisen nach Dnipro, Charkiw und Mykolajiw. Abhängig von den Programmaktivitäten können Reisen zu verschiedenen Standorten erforderlich sein.

HAUPTVERANTWORTLICHKEITEN

1. Supply-Chain-Management:

• Entwickeln und implementieren Sie umfassende Supply-Chain-Strategien, einschließlich Beschaffung, Lagerung, Transport, Vermögensverwaltung und Vertrieb, um den Betrieb und die Programmaktivitäten zu unterstützen.
• Überwachen und bewerten Sie die Leistung der Lieferkette, identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten und implementieren Sie Best Practices um Effizienz, Kosteneffizienz und Verantwortlichkeit zu verbessern.
• Koordinieren Sie sich mit internen Stakeholdern, externen Partnern und relevanten Behörden, um die Einhaltung der Spenderanforderungen, lokalen Vorschriften sowie des IRC-Standards und der IRC-Richtlinien sicherzustellen.

1. Administrative Unterstützung:

• Überwachen Sie Verwaltungsfunktionen an mehreren Standorten, einschließlich Büromanagement, Anlagenwartung, Reise- und Visakoordination sowie Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.
• Führen Sie dem Verwaltungspersonal Führung und Anleitung und fördern Sie eine Kultur der Professionalität, Teamarbeit und kontinuierlichen Verbesserung.
• Entwickeln und implementieren Sie Verwaltungsrichtlinien, -verfahren und -systeme, um Abläufe zu rationalisieren und die effektive Umsetzung von IRC-Ukraine-Programmen zu unterstützen, einschließlich der entsprechenden Registrierung von IRC-Projekten als internationale technische Hilfe.

1. IT-Management:

• Leiten Sie die Planung, Implementierung und Wartung von IT-Infrastruktur und -Systemen um die betrieblichen Anforderungen der Organisation zu unterstützen, einschließlich Hardware, Software, Netzwerke und Telekommunikation.
• Gewährleistung der Sicherheit, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit von IT-Systemen durch Implementierung robuster Cybersicherheitsmaßnahmen und Notfallwiederherstellungspläne.
• Bereitstellung technischer Anleitung und Unterstützung für das Personal, um eine ordnungsgemäße Nutzung sicherzustellenBereitstellung von IT-Ressourcen und Einhaltung der IT-Richtlinien und -Verfahren des IRC Ukraine.

1. Datenmanagement:

• Einrichtung und Aufrechterhaltung robuster Datenverwaltungssysteme und -prozesse zur Erfassung, Analyse und Verbreitung von Informationen, die für die betriebliche Entscheidungsfindung und programmatische Ergebnisse von entscheidender Bedeutung sind.
• Überwachung der Datenerfassungs-, Speicher- und Analyseaktivitäten, Sicherstellung der Datenqualität, -genauigkeit und -integrität in Übereinstimmung mit organisatorischen Standards und ethischen Grundsätzen Richtlinien.
• Arbeiten Sie mit Programmteams und technischen Experten zusammen, um Datenerfassungstools, Indikatoren und Berichtsmechanismen zu entwickeln, die eine evidenzbasierte Programmverwaltung und -überwachung unterstützen.

1. Partnerschaftliche Lieferkettenkoordination:

• Arbeiten Sie mit Partnerorganisationen, Lieferanten und Spendern zusammen, um gemeinsame Lieferkettenaktivitäten zu koordinieren, einschließlich Beschaffungsplanung, Ressourcenteilung und Kapazitätsaufbau.
• Erleichtern Sie den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Partnern um die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu stärken, Doppelarbeit zu reduzieren und die Ressourcennutzung zu optimieren.
• Sie fungieren als Anlaufstelle für partnerschaftliche Lieferketteninitiativen und vertreten die Organisation in relevanten Foren, Meetings und Arbeitsgruppen.

1. Teammanagement und Führung:

• Fördern Sie eine unterstützende, lösungsorientierte, respektvolle und integrative Managementkultur innerhalb des Ops-Teams und im Länderprogramm im Allgemeinen. 
• Implementieren Sie Personalrichtlinien, darunter regelmäßige Einzelgespräche, fortlaufendes Coaching, Leistungsbewertung, Personalentwicklung und Karrierewege sowie Disziplinarmaßnahmen.
• Stellen Sie sicher, dass neue OPS-Mitglieder eine gut strukturierte Einweisung und Einarbeitung erhalten.
• Sorgen Sie für regelmäßige und zuverlässige Teambesprechungen und pflegen Sie offene und professionelle Beziehungen zu den Teammitgliedern, fördern Sie einen starken Teamgeist und bieten Sie Aufsicht und Anleitung, um den Mitarbeitern zu ermöglichen und zu befähigen, in ihren Positionen erfolgreich zu sein.
• Sorgen Sie dafür Innerhalb des Teams werden regelmäßig Aktivitäten zur Fürsorgepflicht durchgeführt, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern und die Arbeitsmoral hoch zu halten.
• Seien Sie innerhalb des Landesprogramms mobil und besuchen Sie regelmäßig die Außenstellen.
• Sorgen Sie für eine aktive und konstruktive Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. 
• Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter über die Betriebssysteme und -prozesse informiert werden. 
• Sorgen Sie für eine proaktive interne Kommunikation über die Fortschritte und Hindernisse im Betrieb.

Wichtige Arbeitsbeziehungen: 

Positionsberichte an: DDFM 

Die Position leitet direkt: Beschaffungsmanager, Supply Chain Officer, Flottenmanager, Verwaltungsmanager, IT-Manager und Senior Data Processing Beamter.

Andere interne und/oder externe Kontakte: 

Intern: Regelmäßige Beziehungen zur Zentrale und zur regionalen Lieferkette; Landesdirektor; SMT und ESMT; Grants-Team; und ist eine technische Leitung für Einsatzteams in Außenstellen. 

Extern: Kann als IRC Supply Chain-Vertreter in externen Meetings fungierentings, andere Nichtregierungsorganisationen, behördenübergreifende Gruppen und Stiftungen, Logistikcluster.

Anforderungen:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft/Logistik, 5 Jahre oder mehr Berufserfahrung in der progressiven Lieferkette oder gleichwertige Ausbildung und Erfahrung.
• Nachgewiesener Erfolg von 4–5 Jahren Erfahrung im humanitären oder Notfallreaktionskontext mit progressiver Verantwortung.
• Praxisbereich Erfahrung in Krisen- oder Nachkrisensituationen in sehr wertvollem Umfeld, einschließlich Erfahrung in Logistik, Beschaffung, Finanzen und Personalwesen in einem humanitären Kontext.
• Erfahrung in der Leitung von Teams und der Koordinierung von Projekten oder Operationen, oft in herausfordernden oder instabilen Umgebungen.
• Kompetenz in der Planung, Durchführung und Bewertung von Projekten, oft unter engen Fristen und im Rahmen von Budgetbeschränkungen.
• Ausgeprägte Fähigkeit, Ressourcen wie Personal, Vorräte und Ausrüstung zu organisieren, oft an Standorten mit begrenzten Ressourcen Infrastruktur.
• Effektive schriftliche und mündliche Kommunikation, in der Lage, mit verschiedenen Interessengruppen zu verhandeln und zusammenzuarbeiten, einschließlich lokaler Gemeinschaften, Regierungen und internationaler Geber.
• Angenehmes Arbeiten in volatilen Situationen und Fähigkeit, Strategien an sich ändernde Situationen anzupassen.
• Fähigkeit, komplexe Daten zu analysieren und schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Verständnis und Sensibilität für verschiedene kulturelle Kontexte und Praktiken.
• Fähig, effektiv in einem stark vernetzten Umfeld zu arbeiten Struktur.
• Ausgezeichnete Schulungs- und Coaching-Fähigkeiten.
• Fließende Englisch-, Ukrainisch- oder Russischkenntnisse erforderlich.
• Fähigkeit, zu entfernten Außenstellen zu reisen.

Arbeitsumfeld

In Teilen des Landes gibt es aktive Konflikte und die Möglichkeit einer weiteren Ausweitung des Konflikts und der Gewalt auf andere Gebiete. Das Personal muss alle für internationales Personal geltenden IRC-Sicherheitsrichtlinien und -verfahren einhalten. Sicherheit wird während des Vorstellungsgesprächs ausführlich besprochen.

Berufliche Verhaltensstandards: 

Das IRC und die IRC-Mitarbeiter müssen sich an die im IRC Way – Code of Conduct dargelegten Werte und Grundsätze halten.  Dies sind Integrität, Service und Verantwortlichkeit.  In Übereinstimmung mit diesen Werten betreibt und setzt das IRC Richtlinien zum Schutz der Begünstigten vor Ausbeutung und Missbrauch, zum Schutz von Kindern, zum Schutz vor Belästigung am Arbeitsplatz, zur Steuerintegrität, zur Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen, zur Bekämpfung des Menschenhandels und zu vielen anderen Themen um.

IRC ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. IRC berücksichtigt alle Bewerber auf der Grundlage ihrer Leistung, ohne Rücksicht auf Rasse, Geschlecht, Hautfarbe, nationale Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung, Alter, Familienstand, Veteranenstatus oder Behinderung.