Untervergabebeauftragter in Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polish Humanitarian Action (PAH) ist derzeit auf der Suche nach einem Sub-Granting Officer, der die Umsetzung der Projekte unterstützt.

Allgemeine Informationen:

• Organisation: Polish Humanitarian Action (PAH), internationale Nichtregierungsorganisation mit Sitz in Warschau und Vertretung in der Ukraine
• Position: Sub-Granting Officer
• Standort: Dnipro mit regelmäßigen Besuchen vor Ort.
• Beschäftigungsbedingungen: Vollzeit
• Typ Job: Arbeitsvertrag
• Antrittsdatum: so schnell wie möglich
• Dauer: 12 Monate (3 Monate Genehmigungszeitraum) mit Möglichkeit zur Verlängerung 

Über PAH:

Polish Humanitarian Action (PAH) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die seit 1992 weltweit humanitäre Hilfe und Entwicklungshilfe leistet. Bisher wurden die Interventionen in 46 verschiedenen Ländern durchgeführt. Durch seine langjährige Erfahrung in der Umsetzung von Projekten in den Bereichen Wasser, Sanitärversorgung und Hygiene, Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt sowie Ernährung und Bildung konzentriert PAH seine globalen Aktivitäten auf die Gewährleistung einer nachhaltigen und stabilen Entwicklung von Regionen, die unter den Folgen bewaffneter Konflikte, Naturkatastrophen und anderen humanitären Krisen leiden.

PAH ist seit August 2014 in der Ukraine präsent und leistet humanitäre Hilfe für die am stärksten gefährdeten Bevölkerungsgruppen des Konflikts. PAH leistet Hilfe für Binnenflüchtlinge, ältere Menschen und alleinerziehende Mütter und arbeitet in den Bereichen Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt. PAH Ukraine weitet derzeit sein Programm von humanitärer Hilfe auf Maßnahmen zur schnellen Erholung und auf entwicklungsorientierte Interventionen aus, die der betroffenen Bevölkerung nachhaltige Lebensunterhaltsmöglichkeiten bieten.

Weitere Informationen finden Sie unter www.pah.org.pl.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Verwaltung von Unterzuschüssen:

• Unterstützung der Verwaltung des gesamten Unterzuschusszyklus, einschließlich Interessenbekundungen, Partnerdokumentation, Vertragsabschlüsse, Änderungen und Abschlussprozesse.
• Vorbereitung, Überprüfung und Pflege der Unterzuschussdokumentation im Einklang mit dem Spender Anforderungen und PAH-interne Verfahren.
• Sorgen Sie für eine genaue Ablage und Archivierung von Partnervereinbarungen, Compliance-Dokumenten und Korrespondenz.

 Partner-Compliance:

• Unterstützen Sie Partner-Compliance-Prüfungen, Due-Diligence-Prozesse und Risikobewertungen in Abstimmung mit dem Sub-Granting Manager.
• Überwachen Sie die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen, Berichtspläne und Compliance-Anforderungen durch die Partner Umsetzung.
• Melden Sie Compliance-Lücken, Verzögerungen oder Risiken und unterstützen Sie Folgemaßnahmen und Korrekturmaßnahmen.

 Kapazitätsstärkung von Partnern:

• Bieten Sie Partnern tägliche Anleitung zu Untervergabeverfahren, Berichtsanforderungen und Dokumentationsstandards.
• Unterstützen Sie Partner bei der Bewältigung von Compliance-bezogenen Fragen, einschließlich Beschaffung, Finanzdokumentation und Aufzeichnungen.
• Tragen Sie zu den Bemühungen zur Stärkung der Partnerkapazitäten bei, indem Sie Tools, Anleitungen und bewährte Verfahren in Abstimmung mit relevanten Teams austauschen.

Koordination:

• Koordinieren Sie sich eng mit dem Projektmanager, um sicherzustellen, dass die Implementierungszeitpläne und Ergebnisse der Partner in der Projektplanung berücksichtigt werden.
• Arbeiten Sie mit den Teams für Partnerschaft, Zuschüsse und Berichterstattung sowie Finanzen zusammen, um Unterstützen Sie zeitnahe und genaue Partnerberichte und -zahlungen.
• Arbeiten Sie mit technischen Teams zusammen, um sicherzustellen, dass Partneraktivitäten und -dokumentation mit genehmigten Projektplänen und Spenderanforderungen übereinstimmen.

Berichterstattung und Qualitätssicherung:

• Tragen Sie zu internen Aktualisierungen und Spenderberichten bei, indem Sie Eingaben im Zusammenhang mit dem Untervergabestatus und der Compliance der Partner bereitstellen.
• Unterstützen Sie die Vorbereitung auf Audits, Stichproben und Geberbewertungen im Zusammenhang mit Unterzuschüssen.
• Sorgen Sie für die einheitliche Anwendung von Unterzuschuss-SOPs und Qualitätsstandards bei allen Partnern.

Weitere Aufgaben:

• Mitwirkung am Entwicklungsprozess von Projektvorschlägen inkl. Budgetentwicklung.
• Andere Aufgaben im Zusammenhang mit Programmen, die vom Betreuer zugewiesen werden.

 Der Sub-Granting Officer wird auf der Grundlage der unten beschriebenen Qualifikationsanforderungen ausgewählt:

• Höhere Berufsausbildung im relevanten Studienbereich (Master-Abschluss, Spezialist).
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Sub-Granting-Verwaltung, Compliance- oder Partnerschaftsunterstützung im Rahmen von humanitären oder Entwicklungsprogrammen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit lokalen NGO-Partnern im Rahmen von spenderfinanzierten Projekten, vorzugsweise finanziert durch das US-Außenministerium (früher – USAID).
• Gutes Verständnis der Compliance-Anforderungen von Spendern und Partnerberichtsprozessen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit, mehrere Partner und Fristen gleichzeitig zu verwalten.
• Starke Liebe zum Detail und Fähigkeit, Dokumentation genau zu verwalten.
• Effektive Kommunikation und Koordinationsfähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Partner auf klare und konstruktive Weise zu unterstützen.
• Engagement für die Lokalisierung und ein unterstützender Ansatz für die Einbindung von Partnern, wobei Compliance mit praktischer Unterstützung in Einklang gebracht wird.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (ist ein Muss) und Ukrainisch.

Was PAH bietet:

• Arbeitserfahrung bei der professionellen und flexiblen internationalen NGO, die eine der größten NGOs im Zentralosten ist Europa;
• Arbeiten Sie in einem dynamischen und motivierten Team;
• Möglichkeit, zur Entwicklung von Schutzprogrammen für PAH beizutragen;
• Konkurrenzfähiges Gehalt.

Wie Sie sich bewerben:

Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben möchten, senden Sie uns bitte die folgenden auf ENGLISCH vorbereiteten Dokumente:

• Kurzer Lebenslauf (max. 2 Seiten) mit relevanten Informationen zu Ihrer Ausbildung und ArbeitErfahrung;
• Kurzes Anschreiben;
• Gehaltsvorstellung;
• Angabe Ihrer Verfügbarkeit für den Beginn Ihrer Tätigkeit bei PAH;
• Drei Referenzen.

Bewerbungsschluss ist 7 Wenn die Besetzung der Stelle dringend erforderlich ist, erfolgt die Einstellung fortlaufend und PAH behält sich das Recht vor, die Stelle vor Ablauf der Frist einzustellen.