Koordinator des Shelter-Projekts in ACTED

PFLICHTEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

1. Projektplanung

a) Entwickeln und/oder aktualisieren Sie die Gesamtstrategie, Systeme, Ansätze, Werkzeuge und Materialien für die Projektumsetzung.

b) Organisieren Sie Kick-off- und Abschlussbesprechungen für Projekte.

c) Planen Sie die verschiedenen Phasen der Projektumsetzung und legen Sie die Richtung fest, indem Sie Aktivitäten und Ressourcen priorisieren und organisieren, um die Projektziele zu erreichen. 

d) Tragen Sie technischen Input zur Entwicklung der Shelter-Strategie und zu Projektvorschlägen bei und liefern Sie Input zu Bedürfnissen und Lücken. 

e) Fördern und teilen Sie Ideen für Verbesserungen und notwendige Änderungen in den Aktivitäten. 

2. Nachbereitung der Projektumsetzung

 a) Verwalten Sie die Umsetzung der Projekte und stellen Sie sicher, dass technische Qualität und Standards berücksichtigt und respektiert werden während der Projektumsetzung gemäß den technischen Richtlinien und Standards von ACTED. 

b) Organisieren Sie regelmäßige Projektkoordinationstreffen mit dem Projektteam. 

c) Stellen Sie sicher, dass die Budgetauslastung und die physischen Zielerreichungen gemäß Arbeitsplan mindestens einmal im Monat überprüft werden. 

d) Stellen Sie sicher, dass die Projektumsetzung pünktlich, ziel- und budgetgerecht erfolgt, und nutzen Sie effektive M&E-Systeme, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. 

e) Risiken antizipieren und mindern und unvorhergesehene Herausforderungen während der Projektumsetzung beheben. 

f) Aktualisieren Sie regelmäßig den Arbeitsplan, den Ausgabe-Tracker, das PMF und andere Dokumente, die für ein effektives Projektmanagement relevant sind. 

g) Bereiten Sie Spezifikationen vor, erstellen Sie Leistungsbeschreibungen, Entwürfe und helfen Sie bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen. 

h) Koordinieren, verwalten Sie Ressourcen und implementieren Sie technische Shelter-Aktivitäten, einschließlich des Baus und der Sanierung von Privathäusern und sozialen Einrichtungen. 

i) Stellen Sie sicher, dass eine breite Palette von Interessengruppen (NGOs, CBOs, lokale Gemeinschaft usw.) am Umsetzungsprozess beteiligt ist Systemansatz zur Reduzierung des Katastrophenrisikos. 

j) Proaktive Planung und Koordination mit Logistik- und Außendienstteams 

k) Stellen Sie sicher, dass Shelter-Projekte auf die am stärksten gefährdeten Personen abzielen und dass die Begünstigten im Einklang mit den Targeting-Kriterien der Shelter-Programme, den ACTED-Kriterien und den Geberrichtlinien ausgewählt werden. 

l) Nehmen Sie an Shelte teilr schnelle Bedarfsermittlungen vor Ort. 

m) Als Ergebnis der Bewertungen helfen Sie bei der Identifizierung spezifischer Projektstandorte sowie bei der Gestaltung und Umsetzung geeigneter Notunterkünfte. 

n) Koordinierung und Überwachung der Umsetzungsarbeiten einschließlich der Verwaltung von Bauverträgen. 

o) Überwachen und inspizieren Sie die Arbeit der Auftragnehmer bei wichtigen Baumeilensteinen gemäß Projektplan. 

3. Verwaltung und operatives Management der Projektumsetzung 

3.1. Finanzen 

a) Überprüfen Sie die BFU(s) und erstellen Sie genaue Prognosen. 

b) Prognostizieren Sie den monatlichen Geldbedarf des Projekts und übermitteln Sie ihn an die Finanzabteilung. 

3.2. Logistik 

a) Tragen Sie zur Entwicklung von Beschaffungsplänen bei. 

b) Entwerfen Sie zeitnah genaue und präzise Bestellformulare 

c) Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Verwaltung und Nutzung der Projektressourcen und -bestände. 

3.3. Verwaltung/HR 

a) Verwalten Sie das Personal des Tierheims für Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Tierheim. 

b) Beteiligen Sie sich an der Rekrutierung von Shelter-Mitarbeitern (Entwicklung von Organigrammen, ToRs, Ausarbeitung und Überprüfung der Tests; Interviews usw.)

c) Stellen Sie sicher, dass die Projektmitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und in der Lage sind, diese auszuführen. 

d) Verfolgen Sie die Arbeitspläne und täglichen Aktivitäten des technischen Projektpersonals. 

e) Sorgen Sie für den Kapazitätsaufbau des Projektpersonals und den Transfer von Schlüsselkompetenzen. 

f) Sorgen Sie für ein positives Arbeitsumfeld und eine gute Teamdynamik. 

g) Führen Sie regelmäßige Beurteilungen der Mitarbeiter durch und befolgen Sie die Karriereplanung. 

h) Zwischenmenschliche Konflikte verwalten.

3.4. Transparenz 

a) Stellen Sie sicher, dass Projektunterlagen und Dokumente (FLAT-Dateien, Spendenverträge, Anwesenheitslisten usw.) angemessen sind gemäß den ACTED-Verfahren vorbereitet, zusammengestellt und archiviert. 

b) Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter den Verhaltenskodex und die FLATS-Verfahren von ACTED kennen und respektieren. 

3.5. Sicherheit 

a) Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Projektteams sich der Sicherheitsprobleme, Richtlinien und SOPs bewusst ist und diese entsprechend befolgt. 

b) Überwachen Sie in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Sicherheitsbeauftragten die lokale Sicherheitslage. 

4. Externe Beziehungen 

a) Beteiligen Sie sich an der Entwicklung einer Shelter-Informationsstrategie, die auf die Einbeziehung lokaler Gemeinschaften abzielt. 

b) Erleichtern Sie Kommunikations- und Verbindungsaktivitäten, um Begünstigte, wichtige Informanten, Akteure, Partner und Interessenvertreter in allen Phasen der Projektgestaltung und -umsetzung aktiv zu konsultieren und einzubeziehen. 

c) Pflegen Sie gute Beziehungen zu wichtigen humanitären Akteuren – lokal und international, einschließlich Regierungsbehörden und nichtstaatlichen Akteuren, durch regelmäßige Teilnahme an technischen Treffen und bilateralen Treffen. 

d) Nehmen Sie ggf. Kontakt zu Spendern auf und arbeiten Sie bei Projektaktualisierungen eng mit Partnern zusammen. 

e) Arbeiten Sie mit lokalen Behörden und Regierungen zusammen, um Privathäuser und soziale Einrichtungen zu sanieren. 

5. Qualitätskontrolle 

a) Bewerten Sie die durchgeführten technischen Aktivitäten und stellen Sie eine effiziente Nutzung der Ressourcen sicher. 

b) Stellen Sie sicher, dass die gewonnenen Erkenntnisse dokumentiert, geteilt und in der Projektplanung und Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. 

c) Gemeinsam mit der Beratung und Unterstützung bei den von AMEU durchgeführten Projektprüfungen. 

d) Gewährleistung der Qualitätskontrolle, Analyse des Mehrwerts und der Auswirkungen, Identifizierung und Nutzung von Best Practices und gewonnenen Erkenntnissen sowie Bereitstellung relevanter Rückmeldungen für die Entwicklung neuer Projekte. 

e) Identifizieren und analysieren Sie Lücken, den Mehrwert von ACTED, Synergien und Chancen in den Bereichen, in denen das/die Projekt(e) umgesetzt werden/werden, und leiten Sie relevante Informationen an den stellvertretenden CD-Betrieb weiter. 

6. Berichterstellung 

a) Erstellen Sie technische Projektberichte, tragen Sie zu Projektvorschlägen und regelmäßigen Berichten bei. 

b) Entwurf (interner) narrativer Berichte und Beitrag zur Entwicklung von Finanzberichten durch regelmäßige Haushaltsverfolgung. 

c) Regelmäßige und zeitnahe Aktualisierung von Fortschritten und Herausforderungen für Vorgesetzte und andere Teammitglieder. 

d) Mitwirken bei der Erstellung von (internen und externen) Projektfortschrittsberichten, um die Qualität und Genauigkeit der bereitgestellten technischen Informationen sicherzustellen.

KEY-LEISTUNGSINDIKATOREN

a) Projekt pünktlich abgeschlossen, ohne dass ein NCE erforderlich war.

b) Projekt im Rahmen der Budgetflexibilität abgeschlossen (keine Budgetänderung erforderlich für

Projektlinien)

c) % der erreichten vertraglichen Leistungsindikatoren

d) Projektunterlagen (Spendenbescheinigungen, Anwesenheitslisten, Zahlungsblätter) verfügbar für alle Projektaktivitäten

e) Positive Monitoring- und Evaluierungsberichte (intern und extern)

f) Anzahl der eingegangenen Beschwerden im Zusammenhang mit dem Projekt.

g) % nicht förderfähig Ausgaben für Projektbudgetlinien

h) % Bindungsrate des Projektpersonals während der gesamten Projektlaufzeit

Erforderliche Erfahrung und Fähigkeiten

a) 5 Jahre Erfahrung in Shelter, Kenntnisse der Struktur lokaler Behörden und Regierungen

b) Mindestens 3 Jahre Erfahrung im humanitären und/oder Entwicklungssektor.

c) Gute Kenntnisse der lokalen Regierung Systeme.

d) Erfahrung in der Entwicklung von Strategien/Plänen, gesellschaftlichem Engagement, Kontaktaufnahme mit lokalen Behörden.

e) Gute Englischkenntnisse, fließend Russisch und Ukrainisch.

f) Computerkenntnisse, Umgang mit Microsoft Office-Software (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.)

g) Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und im Team, aktives Einbringen eigener Ideen.< /p>

h) Stressresilienz und Multitasking-Fähigkeiten

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„ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH)“ . Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Verhaltenskodex und die damit verbundenen Richtlinien als Teil seines Arbeitsvertrags unterzeichnen wird. Fehlverhalten kann zur Entlassung führen.“