SENIOR PARTNERSHIP PROJECT OFFICER (ABA Kherson) in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind immer bereit, auf Notsituationen zu reagieren, die nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

Funktionen:

Projektmanagement und Berichterstattung

• Verantwortlich für die Zusammenarbeit mit CSOs, Freiwilligengruppen und Selbsthilfegruppen im vorgesehenen Bereich, um eine effektive Zuschussverwaltung, Compliance und Berichterstattung sicherzustellen.
• Überwachen Sie Partnerschaftsaktivitäten in enger Zusammenarbeit mit CSOs und Partnerschaftsbeauftragte, die Qualität und Rechenschaftspflicht während des gesamten Zuschusslebenszyklus sicherstellen.
• Betreuen Sie Projektbeauftragte bei der Entwicklung von Zuschussdokumenten.
• Tägliche Überwachung der Zuschussbemühungen, einschließlich des Zuschussgenehmigungsprozesses und der Einhaltung nach der Vergabe.
• Stellen Sie sicher, dass Partnerüberprüfungstreffen vor Ort abgehalten werden, um Rollen, Verantwortlichkeiten, Erwartungen, alle Problembereiche und zukünftige Planungen zu besprechen.
• Überprüfen Sie die Narrative und Finanzberichte der Partner und tragen Sie durch regelmäßige Haushaltsverfolgung zur Entwicklung von Finanzberichten bei ups.
• Unterstützen Sie MEAL-Aktivitäten während der Überwachungs- und Bewertungsaktivitäten der Projektumsetzung und stellen Sie sicher, dass die Empfehlung der MEAL-Abteilung zur Verbesserung der Wirksamkeit der Projektaktivitäten und Maximierung der Auswirkungen eingehalten wird.  
• Erleichtern Sie die interne Koordination innerhalb des Partnerschaftsteams und stellen Sie eine reibungslose Kommunikation mit anderen Abteilungen (Finanzen, Logistik, MEAL, Technik) sicher.
• Übernehmen Sie die Führung bei der Zusammenstellung von gewonnenen Erkenntnissen und Best Practices, die aus dem CSO-Untervergabeprozess ermittelt wurden, und präsentieren Sie diese dem stellvertretenden Projektmanager.
• Unterstützen Sie den Linienmanager bei der Entwicklung wöchentlicher und langfristiger Arbeitspläne für die Projektumsetzung.

Kapazität Aufbau

• Organisieren, koordinieren und führen Sie FLATs-Schulungen für CSOs durch.
• Bieten Sie zusätzliche Schulungen für CSOs an, die mit der Einreichung finanzieller Belege und/oder Finanzberichte vor Herausforderungen stehen.
• Unterstützen Sie den Capacity Building Officer bei der Ermittlung von Partnerbedürfnissen und der Entwicklung maßgeschneiderter Unterstützungspläne.
• Bieten Sie CSOs, mit denen sie konfrontiert sind, zusätzliche Unterstützung beim Kapazitätsaufbau Herausforderungen

Logistik

• Unterstützen Sie CSOs und Partnerschaftsbeauftragte bei der Vorbereitung von Beschaffungsanfragen, der Überprüfung technischer Spezifikationen von Materialien und der Planung von Logistikprozessen
Senden Sie rechtzeitig genaue und präzise Bestellformulare, wenn dies vom Vorgesetzten verlangt wird.
• Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Verwaltung und Nutzung der Projektressourcen und -bestände. auf Anfrage des Vorgesetzten.
• Planen Sie Teambewegungen basierend auf der verfügbaren Flotte und den verfügbaren Ressourcenanwendbare Richtlinien.

Finanzen

• Unterstützen Sie den Vorgesetzten bei der Überprüfung der BFU(s)
• Unterstützen Sie den Vorgesetzten bei der Prognose des monatlichen Geldbedarfs des Projekts und der Übermittlung an AC.

HR

• Unterstützen Sie die Rekrutierung und Überwachung von Partnerschaftsbeauftragten in Abstimmung mit dem stellvertretenden Projektmanager und der Personalabteilung Abteilung.
• Verpflichten Sie sich zu kontinuierlichem Lernen und unterstützen Sie die Identifizierung von Schulungsmöglichkeiten für das Team.

Transparenz und Compliance 

• Überwachen Sie Zuschüsse auf rechtliche, finanzielle und Programmkonformität und stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen ordnungsgemäß in Zuschussdateien und Datenbanken dokumentiert sind.
• Führen Sie regelmäßige Stichproben der FLAT-Dokumentation und -Prozesse durch, um Lücken zu identifizieren und nachzuverfolgen Verstöße.
• Genaue Aufzeichnung der Projektdokumentation, einschließlich Fotos und ordnungsgemäße Ablage von Sitzungsprotokollen, Datenbanken, Anwesenheitslisten, Bewertungsberichten/-dokumenten, Überprüfung und Aktualisierung von Datenbanken usw., in gedruckter und elektronischer Form.
• Stellen Sie sicher, dass die festgelegten internen Verfahren und Gebervorschriften eingehalten werden.

Andere

• Nehmen Sie an Sitzungen zur Gebietskoordination teil und sorgen Sie für reibungslose Informationen Fluss innerhalb des Partnerschaftsteams.
• Übersetzung (WENN MÖGLICH) verschiedener Dokumente (z. B. Berichte, Protokolle, Begünstigtenlisten, Informationsschilder) auf Anfrage des Vorgesetzten bereitstellen.
• Jede zusätzliche Aufgabe ausführen, die vom Vorgesetzten verlangt wird.

Erforderliche Qualifikationen und Fähigkeiten:  

• Master-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung ist erforderlich; Ein Abschluss in Sozialwissenschaften, Psychologie, Sozialarbeit, internationaler Entwicklung, Management oder einem anderen verwandten Bereich wird bevorzugt.  
• Erfahrung: mindestens zwei (2) Jahre Erfahrung in der Zusammenarbeit mit lokalen CSOs oder internationalen NGOs, Verwaltung von Unterzuschussvereinbarungen, Überprüfung von Budgets und Berichten, einschließlich mindestens einem (1) Jahr Erfahrung im Teammanagement (Überwachung, Planung und Leistungsverfolgung).
• Ausgeprägte Analyse- und Berichtsfähigkeiten. Fähigkeit, Informationen zu analysieren, Optionen zu bewerten und strategisch zu denken und zu planen.  
• Selbstmotivator und proaktiver Problemlöser.  
• Ein Teamplayer, der zusammenarbeiten und mit Menschen unterschiedlicher Herkunft zusammenarbeiten kann.  
• Ein ausgeprägtes Verständnis des ukrainischen Kontexts  
• Fähigkeit, sowohl in beratender als auch praktischer Umsetzungsfunktion zu arbeiten.  
• Fähigkeit, ein hohes Arbeitspensum zu bewältigen und selbstständig zu arbeiten.  
• Hervorragende Beherrschung von Microsoft Excel und Datenbankanwendungen.  
• Ausgezeichnete Schreib- und Präsentationsfähigkeiten  
• Computer-/Textverarbeitungs- und Standard-Bürosoftwarekenntnisse.  
• Professionelle Kenntnisse in Englisch sowie Ukrainisch und/oder Russisch in Wort und Schrift. Muss in der Lage sein, Dokumente zu lesen und zu interpretieren und mit anderen zu kommunizieren, wenn dies für die effektive Erfüllung beruflicher Aufgaben erforderlich ist. 

Gut!Madians der Ukraine sind verpflichtet, militärische Registrierungsdokumente vorzulegen und ihre militärischen Registrierungsdaten zu aktualisieren.

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Wehrpflichtige während ihrer Beschäftigung aktuelle Militärregistrierungsdokumente vorlegen.

„ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Fehlverhalten kann zu Fehlverhalten führen Entlassung.“