Leitender Beauftragter für Zuschüsse und Berichterstattung in People in Need

Basis: Kiew

Startdatum: März 2026

Vertragsdauer: 3 Monate Probezeit mit Verlängerung nach erfolgreichem Ende der Probezeit

Über PIN Ukraine:

People in Need (PIN) ist seit Anfang August 2014 in der Ukraine aktiv. Derzeit ist PIN einer der wichtigsten humanitären Akteure in der Ukraine, der auf die jüngste militärische Eskalation reagiert und humanitäre Hilfe für vom Konflikt betroffene Menschen in der gesamten Ukraine leistet. Seit 2014 hat PIN Nahrungsmittel- und Bargeldnothilfe, NFI, Unterkünfte, Schutz, Lebensunterhalt und WASH-Einsätze zur Unterstützung von 3 Millionen gefährdeten Binnenvertriebenen, Rückkehrern und Aufnahmegemeinschaften in städtischen und ländlichen Gebieten umgesetzt. 

PIN setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein und begrüßt Bewerbungen aller qualifizierten Kandidaten, unabhängig von Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder anderen Merkmalen. PIN ermutigt Bewerbungen von Personen mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlichen Werten.

Allgemeine Informationen zur Rolle der Person: 

Als Mitglied des Länderprogramms wird der Grants and Reporting Officer (GRO) die Grants and Reporting Unit, einschließlich Grants, unterstützen und Reporting Coordinators (GRC) und Head of Grants and Reporting (HoGR), um qualitativ hochwertige Berichte, Vorschläge und andere Geberleistungen und zuschussbezogene Produkte zu entwickeln. GRO wird vor allem für das Wissensmanagement und die Archivierungsprozesse verantwortlich sein. Das GRO leistet bei Bedarf administrative Unterstützung.

Die Position berichtet an HoGR, sofern nicht anders angegeben, arbeitet eng mit anderen Teammitgliedern der G&R-Einheit zusammen und arbeitet regelmäßig mit Gebietsteams, technischen Leitern, MEAL, Finanzen und anderen CP-Teams zusammen. 

Beschreibung der allgemeinen Aufgaben: 

Executive Support to Grants and Reporting Unit   

• Nimmt an internen und abteilungsübergreifenden Koordinationstreffen, förderungsbezogenen und anderen relevanten Veranstaltungen teil; verantwortlich für die Erstellung von Sitzungsprotokollen, einschließlich Aktionspunkten und Folgemaßnahmen;  

• Hinweise zur Aktualisierung von G&RU-Tools, Trackern usw.;  

• In Zusammenarbeitunterstützt zusammen mit anderen relevanten CP-Teams die Vorbereitung von Spenderbesuchen durch die Zusammenstellung relevanter Dokumentationen (Projektaktualisierungen, Briefing-Notizen usw.);  

• Unterstützt auf Anfrage bei der Entwicklung von Updates zu Spendern und Zuschüssen, Briefing-Notizen usw. für das CP-Management.   

Spenderverwaltung:  

• Unterstützt das HoGR und die GRCs bei der Kartierung von Finanzierungsmöglichkeiten und der Identifizierung potenzieller neuer Finanzierungsquellen im Einklang mit der PIN-Strategie;  

• Unterstützt HoGR und GRCs beim Sammeln von Informationen über potenzielle Spender, ihre Prioritäten und Programmziele, unter anderem durch Zusammenarbeit mit der internen Fundraising-Einheit des Hauptsitzes, um die interne Entscheidungsfindung während des Go/No-Go-Prozesses zu steuern; 

• Unterstützt auf Anfrage bei der Entwicklung externer Kommunikationsergebnisse (z. B. Fähigkeitserklärungen und Positionierungspapiere). 

Zuschussverwaltung   

• Unterstützt die Pflege und Organisation von Zuschussdateien, Spenderrichtlinien und Compliance-Ressourcen und stellt sicher, dass Dokumente aktualisiert und zugänglich sind; gibt bei Bedarf aktualisierte Vorlagen, Anleitungen und Beispiele an die zuständigen Mitarbeiter weiter; 

• Unterstützt GRCs bei der Organisation von Förderbeginnen, Projektüberprüfungen, Abschlussgesprächen und anderen Treffen im Einklang mit internen Prozessen; Follow-up mit anderen CP-Abteilungen zur Bereitstellung von Inputs, zur Nachverfolgung von Aktionspunkten usw.;  

• Unterstützt GRCs bei der Übermittlung von Spendervorschlägen und -berichten, einschließlich der Zusammenstellung und Bearbeitung von Beiträgen zum Einreichungspaket und Anhängen (gemäß Spender- und PIN-Anforderungen); unterstützt bei der Entwicklung von Arbeitsplanungskalendern;  

• Arbeitet eng mit anderen Abteilungen zusammen, darunter der Partnerschaftseinheit, den Gebietsteams, Finanzen und MEAL, um die Konsistenz aller Spenderleistungen sicherzustellen;  

• Pflegt genaue und aktuelle Grants-Sharepoint-Ordner und -Datenbanken (z. B. Grants Management Tracker oder andere relevante Tools);  

• Unterstützt die Zusammenarbeit mit HQ-Kollegen bei der internen Archivierung und hilft bei Bedarf bei der Zusammenstellung von Informationen als Reaktion auf HQ-Anfragen.  

Vorbehaltlich der Benennung können dem GRO die folgenden Verantwortlichkeiten zugewiesen werden:initiierte Projekte;  

Weitere Aufgaben:  

• Bietet zusätzliche administrative Unterstützung, wie vom HoGR und den GRCs gefordert; 

• Führt bei Bedarf weitere damit verbundene Aufgaben aus.  

Qualifikationskriterien:

 Bildung und Fachgebiet 

Höhere Universitätsausbildung in einem relevanten Bereich (Sozialkunde, Geisteswissenschaften, Management, Verwaltung oder ähnliches) 

Arbeit Erfahrung in der Spezialität: 

• Hochschulbildung in einem relevanten Bereich (Sozialwissenschaften, Geisteswissenschaften, Management, Verwaltung oder ähnliches); 

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einem humanitären Bereich, Projektmanagement oder Fördermittelverwaltung, Fundraising oder in einem verwandten Bereich 

Erforderliche Fähigkeiten und Kompetenzen: 

• Ausgeprägte Organisations- und Teamfähigkeit; 

• Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten; 

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. 

PIN-ANGEBOTE:

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt gemäß der People in Need-Gehaltsskala in Höhe von 1495-1575 EUR Brutto (Je nach Qualifikation) +3 % Erhöhung nach der Probezeit.

• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung durch verschiedene Aktivitäten zum Kapazitätsaufbau, einschließlich Schulungen, Workshops und Seminare.

• 28 Kalendertage Jahresurlaub, plus 3 zusätzliche Neujahrsbonusurlaubstage.

• Möglichkeit, einen Tag pro Woche für Büromitarbeiter aus der Ferne zu arbeiten.

• Übernahme der Übernachtungs- und Tagegelder bei beruflich bedingten Reisen außerhalb der zugewiesenen Büroregion und/oder bei übermäßigem ReiseaufwandZeit oder Zeit gemäß den Reiserichtlinien von People in Need.

• Bereitstellung eines Laptops, eines Mobiltelefons (einschließlich Prepaid-SIM-Karten) und von Artikeln der Marke People in Need (Rucksack, Thermobecher, Notebook, tragbare Powerbank).

• People in Need-Büros sind mit allen notwendigen Sicherheits- und Energieresilienzmaßnahmen ausgestattet, um einen unterbrechungsfreien Internetzugang zu gewährleisten.

• Kostenloser Kaffee, Tee, Milch und Wasser stehen in allen Büros zur Verfügung.

• A Multikulturelles und freundliches Arbeitsumfeld mit ca. 300 Mitarbeitern im Ukraine-Programm.

Bewerbungsverfahren:

Bitte senden Sie einen deutlich gekennzeichneten Lebenslauf und ein Motivationsschreiben auf Englisch. Bitte beachten Sie, dass nur die Kandidaten kontaktiert werden, die in die engere Wahl kommen. Schriftliche Tests und Vorstellungsgespräche werden fortlaufend durchgeführt und die Stelle wird geschlossen, sobald sie besetzt ist.

Bitte beachten Sie, dass PIN in keiner Phase des Einstellungsprozesses eine Gebühr erhebt.

Wir unterstützen die Grundsätze der Inklusivität und Nichtdiskriminierung im Auswahlverfahren. Sie können einen anonymisierten Lebenslauf einreichen – ohne Angabe Ihres Namens, Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihres Fotos oder anderer persönlicher Daten. Solche Lebensläufe werden grundsätzlich entsprechend der Berufserfahrung und Qualifikationen überprüft.