Leitender Manager für Verträge und Zuschüsse in The International Foundation for Electoral Systems

IFES ist eine gemeinnützige, überparteiliche internationale Organisation. Als weltweit führender Anbieter von Demokratieförderung fördert IFES eine gute Regierungsführung und demokratische Rechte, indem es Wahlbeamten technische Unterstützung bietet; Ermächtigung der Unterrepräsentierten, sich am politischen Prozess zu beteiligen; und Anwendung feldbasierter Forschung zur Verbesserung des Wahlzyklus. Seit 1987 hat das IFES in über 145 Ländern gearbeitet, von sich entwickelnden Demokratien bis hin zu reifen Demokratien. Seit 1994 spielt das IFES eine wichtige Rolle bei der Förderung von Wahl-, Verwaltungs- und Rechtsreformen in der Ukraine. In Zusammenarbeit mit Partnern aus der ukrainischen Zivilgesellschaft und der Zentralen Wahlkommission (CEC) arbeitet das IFES daran, den Dialog über die Wahlreform zu fördern, die Kapazitäten lokaler NGOs auszubauen, bewährte Verfahren bei der Ausbildung von Wahlbeamten zu institutionalisieren und eine gleichberechtigtere Vertretung im Wahlprozess sicherzustellen für benachteiligte Bevölkerungsgruppen, insbesondere Frauen, Vertreter nationaler Minderheiten und Menschen mit Behinderungen. IFES Ukraine sucht qualifizierte Bewerber für die Position des Senior Contracts and Grants Manager. Der Senior Contracts and Grants Manager ist für die Unterstützung bei beschaffungsbezogenen Aktivitäten unter der Aufsicht des Head of Operations von IFES Ukraine verantwortlich. HAUPTAUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN: Alles überwachen und verwalten IFES Ukraines Feldbeschaffungsprozesse; Beaufsichtigung eines Teams von Fachleuten für Vertrags- und Zuschussvergabe, Bereitstellung von Anleitung, Mentoring und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, um ihr Wachstum und ihren Erfolg zu unterstützen; Leitung des Prozesses der Registrierung internationaler technischer Hilfsprojekte in der Ukraine von Anfang an bis zum Abschluss, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen ordnungsgemäß und rechtzeitig bei den zuständigen Behörden eingereicht werden; Aufbau und Pflege effektiver Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Spendern und anderen relevanten Parteien, um die Zusammenarbeit zu fördern und ein gegenseitiges Verständnis der Vertrags- und Zuschussanforderungen sicherzustellen; Überwachung und Optimierung der Beschaffungsverwaltung im Einklang mit den IFES- und Gebervorschriften sowie der ukrainischen Gesetzgebung; Überwachen Sie den gesamten Lebenszyklus von Verträgen und Zuschüssen, vom Beginn bis zum Abschluss, und stellen Sie die Einhaltung der Organisations- und Spenderrichtlinien sowie der relevanten nationalen Vorschriften sicher. Verhandeln Sie Geschäftsbedingungen mit Kunden, Lieferanten und Subunternehmern, um günstige Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig Risiken zu mindern. Koordinieren Sie sich mit der IFES-Zentrale Zuschuss- und Beschaffungsmaßnahmen nach Bedarf; Bleiben Sie über regulatorische Änderungen und bewährte Praktiken im Vertrags- und Zuschussmanagement auf dem Laufenden und implementieren Sie notwendige Aktualisierungen der internen Verfahren; Führen Sie regelmäßige interne Audits und Bewertungen durch, um die Einhaltung von Vertrags- und Zuschussanforderungen zu bewerten und Bereiche für Verbesserungen und Umsetzung zu identifizieren Korrekturmaßnahmen nach Bedarf; Gewährleistung einer genauen und umfassenden Dokumentation und Archivierung von vertrags- und zuschussbezogenen Aktivitäten, einschließlich Vereinbarungen, Änderungen, Korrespondenz und Prüfungsergebnissen, Sicherstellung der Einhaltung von Aufzeichnungsstandards und Datenvertraulichkeitsanforderungen; Führung bei der Optimierung der internen Beschaffungsprozesse von IFES Ukraine und Verfahren im Einklang mit den bestehenden Richtlinien und Vorschriften;Verhalten von CoCompliance-Überprüfung der finanziellen und narrativen Berichte des Stipendiaten; Gewährleistung der Genauigkeit und Konformität der finanziellen und narrativen Berichte des Stipendiaten; Sicherstellen, dass die gesamte Dokumentation enthalten ist; Überprüfung von Fördervereinbarungen und Erstellung von Budgets; Durchführung von Seminaren zur Verwaltung von Stipendien für Stipendiaten, Bereitstellung von Anleitungen und Erläuterung von IFES- und Spenderrichtlinien Verfahren im Hinblick auf die Verwendung von Zuschussmitteln und die Erstellung von Berichten; Durchführung regelmäßiger interner Kapazitätsentwicklungsschulungen zu bewährten Praktiken im Bereich der Beschaffung und Sicherstellung der Einhaltung der IFES- und Geberrichtlinien durch das Außendienstpersonal; Stärkung der administrativen und operativen Kapazitäten der Zuschussempfänger; Bereiten Sie die Finanzdokumentation für abgeschlossene Zuschüsse, Änderungen, Verfügungen und die Annullierung von Zuschüssen vor. Pflegen Sie Zuschussdateien und stellen Sie deren Vollständigkeit und Compliance sicher. Andere positionsbezogene Aufgaben wie zugewiesen. FÄHIGKEITEN und SPEZIFIKATIONEN. Umfangreicher Hintergrund in Beschaffung, Finanzverwaltung und Büromanagement. Hervorragend Fähigkeiten im Personalmanagement und die Fähigkeit, starke Beziehungen und Synergien mit der Geschäftsleitung und anderen Einheiten aufzubauen; Fähigkeit, mit begrenzter Aufsicht zu arbeiten und Aufgaben zu erledigen; ausgeprägte analytische Fähigkeiten und die Fähigkeit, gut organisiert zu bleiben und gleichzeitig mehrere Aufgaben unter engen Fristen zu erledigen; ausgezeichnetes Schreiben und Berichten und Fähigkeiten im Umgang mit Dokumenten;Ausgezeichnete Liebe zum Detail;Ausgezeichnete Kommunikations-, zwischenmenschliche, Präsentations- und Briefingfähigkeiten;Fähigkeit, Initiative, gutes Urteilsvermögen und Einfallsreichtum zu zeigen;Strategisches Denken und die Fähigkeit, innovative Lösungen zu entwickeln;Fähigkeit und Fähigkeiten, eine effektive Zusammenarbeit zu fördern und zu inspirieren zwischen Einzelpersonen, Organisationen und Netzwerken; Wert darauf, in einem kollaborativen und kooperativen Umfeld zu arbeiten; Bereitschaft, alle Grundsätze der Vertraulichkeit einzuhalten; sich mit Integrität zu verhalten und ethisch zu handeln. AUSBILDUNG und QUALIFIKATIONEN: Master-Abschluss in Operations, Management, Finanzen, Buchhaltung oder einem anderen relevanten Bereich Bevorzugte Felder; Mindestens acht Jahre einschlägige Berufserfahrung; Erfahrung im Förder- und Vertragsmanagement; Nachgewiesene Berufserfahrung mit einem Entwicklungsprojekt, einer NGO oder internationalen Organisationen; Erfahrung in der Optimierung und Überwachung von Beschaffungssystemen; Erfahrung in der Gestaltung und Implementierung von M&E-Systemen ist von Vorteil ;Vertrautheit mit der internationalen Gebergemeinschaft und Erfahrung als handlungsorientierter Gesprächspartner mit Akteuren der Demokratieentwicklung auf allen Ebenen; Erfahrung in der Arbeit an von Großbritannien/USAID/Kanada finanzierten Programmen wird dringend bevorzugt; Schulungs-/Moderationsfähigkeiten sind von Vorteil; Kenntnisse in MS Office-Suite. SPRACHKENNTNISSE: Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse sind erforderlich. REISEN: Möglicherweise sind Reisen erforderlich. Die Position ist in Kiew angesiedelt und es wird erwartet, dass der Stelleninhaber vor Ort arbeitet. Interessierte Kandidaten werden gebeten, ihren Lebenslauf und ein Interessenschreiben in englischer Sprache mit dem Betreff „Senior Contracts and Grants Manager“ an [email protected] einzureichen. Wir werden die Kandidaten fortlaufend überprüfen. Alle qualifizierten Bewerber/Mitarbeiter werden für eine Anstellung/Beförderung in Betracht gezogen und werden nicht aufgrund von Behinderung, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Geschlechtsideal diskriminiertNationalität, Alter, Rasse, Hautfarbe, Religion, nationale Herkunft, Veteranenstatus oder andere gesetzlich geschützte Merkmale. IFES ermutigt Menschen mit Behinderungen und anderen unterschiedlichen Hintergründen, sich zu bewerben. Zeig mehr Zeige weniger Positionsebene Oberstufe der Sekundarstufe Art der Anstellung Vollzeit Branchen Internationale Angelegenheiten