Russischsprachiger Bürokaufmann in Staffmatters Recruitment

Stellenbeschreibung

Unser Kunde ist ein kleiner Unternehmensdienstleister in Limassol. Sie sind nun auf der Suche nach einem gut organisierten und proaktiven russischsprachigen Büroadministrator und persönlichen Assistenten der Geschäftsleitung, der unseren CEO unterstützt und den reibungslosen Betrieb unseres Büros gewährleistet.

Aufgabenbereiche

Administrative Unterstützung:

• Überwachen und unterstützen Sie alle Verwaltungsaufgaben im Büro, um sicherzustellen, dass das Büro reibungslos funktioniert.
• Verwalten Sie den Empfangsbereich, einschließlich der Begrüßung von Kunden und Gästen.
• Verwalten Sie Telefonanrufe und Korrespondenz (E-Mail, Briefe, Pakete usw.).
• Scannen, fotokopieren und archivieren Sie Dokumente und laden Sie Dokumente auf den Server hoch.
• Vereinbaren Sie Zoom-/Teams-Meetings.
• Bereiten Sie Präsentationen auf der Grundlage der bereitgestellten Materialien vor.
• Übersetzen Sie E-Mails inoffiziell vom Englischen ins Russische bzw. vom Russischen ins Englische.
• Unterstützen Sie Kollegen, wann immer es nötig ist

Ad-hoc-Aufgaben:

• Erledigung aller anderen vom Management zugewiesenen Aufgaben und Sonderprojekte.
• Büromanagement:
• Verwalten Sie den Lagerbestand an Büro- und Küchenbedarf und geben Sie bei Bedarf Bestellungen auf.
• Sorgen Sie für Ordnung im Büro und veranlassen Sie notwendige Wartungs-/Reparaturarbeiten.
• Überwachen Sie die Wartung, Reparaturen und Instandhaltung der Büroumgebung.
• Besuchen Sie bei Bedarf Regierungsbüros.
• Stellen Sie sicher, dass die Bürorichtlinien und -verfahren befolgt und bei Bedarf aktualisiert werden.

Lieferanten- und Beziehungsmanagement:

• Verwalten Sie Beziehungen zu Lieferanten, Dienstleistern und Vermietern und stellen Sie sicher, dass alle Artikel pünktlich in Rechnung gestellt und bezahlt werden.
• Kommunizieren Sie mit Regierungsbüros, Cyta, Cablenet und anderen Anbietern über alle bereitgestellten Dienste im Falle von Störungen oder erforderlichen zusätzlichen Diensten.

Veranstaltungsplanung:

• Planen und organisieren Sie Büroveranstaltungen, Meetings, Konferenzen und Teambuilding-Aktivitäten.
• Personalunterstützung:
• Unterstützen Sie bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter.
• Unterstützen Sie den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung von Arbeitsplätzen und Orientierungsmaterialien.
• Pflegen und aktualisieren Sie Urlaubs-/Krankheitsurlaubstabellen.

IT-Koordination:

• Koordinieren Sie mit der IT-Abteilung alle Anforderungen an Büroausstattung und Technologie.
• Kontinuierliche Verbesserung:
• Identifizieren und implementieren Sie Verbesserungen an Büroprozessen und -verfahren.
• Bleiben Sie über Branchentrends und Best Practices in der Büroverwaltung und der Unterstützung von Führungskräften auf dem Laufenden.

Assistent des CEO Hauptaufgaben:

• Kalenderverwaltung: Pflegen und verwalten Sie den Kalender des CEO, planen Sie Termine und organisieren Sie Besprechungen.
• E-Mail-Management: Überwachen, priorisieren und beantworten Sie E-Mails im Namen des CEO, um eine zeitnahe und angemessene Kommunikation sicherzustellen.
• Korrespondenz: Korrespondenz, Berichte, Präsentationen und andere Dokumente entwerfen, bearbeiten und Korrektur lesen.
• Besprechungsvorbereitung: Bereiten Sie Tagesordnungen, Briefings und Besprechungsmaterialien vor; Nehmen Sie sich Minuten und gehen Sie den Aktionspunkten nach.
• Aufgabenverwaltung: Verwaltenund verfolgen Sie Aufgaben und Projekte und stellen Sie sicher, dass Fristen eingehalten und Prioritäten gehandhabt werden.
• Reisearrangements: Planen und koordinieren Sie detaillierte Reisepläne, einschließlich Flüge, Unterkünfte, Transport und Besprechungspläne sowie Tagesordnungen für den CEO.
• Reisedokumentation: Erstellen und organisieren Sie reisebezogene Dokumente, einschließlich Tickets, Visa und Reiserouten.
• Spesenverwaltung: Verwalten Sie Reisekosten, verarbeiten Sie Erstattungen und führen Sie Aufzeichnungen über Reise-, Firmen- und Privatausgaben.
• Vertraulichkeit: Behandeln Sie sensible Informationen mit äußerster Diskretion und Vertraulichkeit.

Gatekeeping: Dienen Sie als primärer Ansprechpartner und überwachen und leiten Telefonanrufe, Besucher und Korrespondenz.

Persönliche Assistenz: Unterstützung bei persönlichen Aufgaben und Besorgungen nach Bedarf, einschließlich der Verwaltung persönlicher Termine und Haushaltsangelegenheiten, Unterstützung bei der Planung und Koordinierung persönlicher Aktivitäten und Veranstaltungen

Veranstaltungsplanung: Organisieren Sie persönliche Veranstaltungen, Feiern und gesellschaftliche Zusammenkünfte

Haushaltsverwaltung: Haushaltsdienste nach Bedarf koordinieren.

Jobanforderungen

• Nachgewiesene Erfahrung als Büroadministrator, Büroleiter, Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Verwaltungsrolle.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.
• Ausgeprägte Organisations- und Multitaskingfähigkeiten.
• Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook).
• Hohes Maß an Professionalität und Vertraulichkeit.
• Fließende Englisch- und Russischkenntnisse (Griechisch wird als Vorteil angesehen)
• EU-Bürger

Arbeitszeiten:

Öffnungszeiten des Unternehmens: 9:00 – 18:30 Uhr.

8 Stunden, die mit dem Kandidaten besprochen werden müssen

9:00 – 13:00 / 14:00 – 18:00

9:30 – 13:30 / 14:30-18:30

Arbeitsvorteile

Das Unternehmen bietet a Bruttogehalt basierend auf Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrung

Um sich für diese Stellenausschreibung zu bewerben , senden Sie Ihren Lebenslauf (bitte auf Englisch) und Fügen Sie die Referenz hinzu: Russischsprachiger Büroadministrator – VAC-A2505. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!