Stellvertretender Projektmanager von RestoreEdu in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Teufelskreis der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind jederzeit bereit, auf Notsituationen zu reagieren und eine nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Projektplanung

1. Gemeinsam mit dem Projektmanager Projekt-Kick-off- und Abschlussbesprechungen organisieren) Gemeinsam mit dem Projektmanager.
2. Planen Sie die verschiedenen Phasen der Projektumsetzung und legen Sie die Richtung fest, indem Sie Aktivitäten und Ressourcen priorisieren und organisieren, um Projektziele zu erreichen.
3. Fördern und Ideen für Verbesserungen und notwendige Änderungen in den Aktivitäten austauschen.

• < strong style ="font-weight: 700">Projektumsetzung

1. Unterstützen Sie den Projektmanager bei der allgemeinen Projektüberwachung und Umsetzung und stellen Sie die technische Qualität sicher und Standards werden während der Projektumsetzung gemäß den technischen Richtlinien und Standards von ACTED berücksichtigt und respektiert.
2. Organisieren Sie regelmäßige Projektkoordinationstreffen mit dem Projektteam.
3. Stellen Sie sicher, dass die Budgetauslastung und die physischen Zielerreichungen gemäß Arbeitsplan mindestens einmal im Monat überprüft werden.
4. Stellen Sie sicher, dass die Projektumsetzung erfolgt hält die Zeit-, Ziel- und Budgetvorgaben ein und nutzt effektive M&E-Systeme, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
5. Risiko antizipieren und mindern und unvorhergesehene Herausforderungen während der Projektumsetzung beheben.< /li>
6. Aktualisieren Sie gemeinsam mit dem Projektmanager regelmäßig den Arbeitsplan, den Output-Tracker, das PMF und andere Dokumente, die für ein effektives Projektmanagement relevant sind. Erstellen Sie Spezifikationen, erstellen Sie Leistungsbeschreibungen, Entwürfe und helfen Sie bei der Ausschreibungsvorbereitung Dokumente.
7. Stellen Sie die Beteiligung eines breiten Spektrums von Interessengruppen sicher (NGOs, CBOs, lokale Gemeinschaft usw.).
8. Proaktive Planung und Koordination mit Logistik- und Außendienstteams.
9. Nehmen Sie an Beurteilungen vor Ort teil.
10. Koordinieren und überwachen Sie die Ausführungsarbeiten einschließlich der Verwaltung von Bauverträgen.
11. Überwachen und inspizieren Sie die Arbeit von Auftragnehmern an wichtigen Baumeilensteinen gemäß Projektzeitplan.

 Administration und Betriebsführung  

Finanzen

1. Gemeinsam mit dem Projektmanager die BFU(s) überprüfen und genaue Prognosen erstellen.
2. Gemeinsam mit dem Projektmanager prognostizieren Sie den monatlichen Geldbedarf des Projekts und übermitteln ihn an die Finanzabteilung.

Logistik

1. Gemeinsam mit dem Projektmanager an der Aktualisierung von Beschaffungsplänen mitwirken.
2. Entwerfen Sie präzise und Präzise Bestellformulare rechtzeitig.
3. Bestätigen Sie gegebenenfalls die Qualität der Materialauswahl. 
4. Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Verwaltung und Nutzung der Projektressourcen und -bestände.
5. Planen Sie Teambewegungen basierend auf der verfügbaren Flotte und den geltenden Richtlinien.

Administration/HR

1. Verwalten Sie Projektmitarbeiter für Technisches Personal (Entwicklung von Organigrammen, ToRs, Ausarbeitung und Überprüfung der Tests; Interviews usw.).
2. Stellen Sie sicher, dass technische Projektmitarbeiter ihre Rollen verstehen und ausführen können und Verantwortlichkeiten.
3. Verfolgen Sie die Arbeitspläne und täglichen Aktivitäten des technischen Projektpersonals.
4. Sorgen Sie für den Kapazitätsaufbau des Projektpersonals und den Transfer von Schlüsselkompetenzen.
5. Sorgen Sie für ein positives Arbeitsumfeld und eine gute Teamdynamik.
6. Führen Sie regelmäßige Personalbeurteilungen durch und verfolgen Sie das Karrieremanagement.
7. Bewältigen Sie zwischenmenschliche Konflikte.

Transparenz 

1. Stellen Sie sicher, dass Projektunterlagen und -dokumente (FLAT-Dateien, Spendenverträge, Anwesenheitslisten usw.) gemäß den ACTED-Verfahren angemessen vorbereitet, zusammengestellt und archiviert werden.< /li>
2. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter den Verhaltenskodex und die FLATS-Verfahren von ACTED kennen und respektieren.

 Sicherheit 

1. Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Projektteams sich der Sicherheitsprobleme, Richtlinien und SOPs bewusst ist und diese entsprechend befolgt.
2. In cooÜberwachen Sie in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Sicherheitsbeauftragten die Sicherheitslage vor Ort.

 Außenbeziehungen 

1. Gemeinsam mit dem Projektmanager Kommunikations- und Verbindungsaktivitäten erleichtern Begünstigte, wichtige Informanten, Akteure, Partner und Stakeholder in allen Phasen der Projektgestaltung und -umsetzung aktiv zu konsultieren und einzubeziehen.
2. Gemeinsam mit dem Projektmanager gute Beziehungen zu Schlüsselpersonen pflegen humanitäre Akteure – lokal und international, einschließlich Regierungsbehörden und nichtstaatlicher Akteure, durch regelmäßige Teilnahme an technischen Treffen und bilateralen Treffen.

6. Qualitätskontrolle

1. Bewerten Sie die durchgeführten technischen Aktivitäten und stellen Sie eine effiziente Nutzung sicher Ressourcen.
2. Stellen Sie sicher, dass gewonnene Erkenntnisse dokumentiert, geteilt und in der Projektplanung und Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.
3. Gemeinsam mit der Beratung und Unterstützung bei den von MEAL durchgeführten Projektprüfungen.
4. Gewährleistung der Qualitätskontrolle, Analyse des Mehrwerts und der Auswirkungen, Identifizierung und Nutzung von Best Practices und gewonnene Erkenntnisse und Bereitstellung relevanter Rückmeldungen für die Entwicklung neuer Projekte.
5. Identifizieren und analysieren Sie Lücken, den Mehrwert von ACTED, Synergien und Chancen in den Bereichen, in denen sich das/die Projekt(e) befindet. werden implementiert und geben relevante Informationen an den Projektmanager weiter.

 7. Berichterstellung 

Regelmäßige Aktualisierung der internen Informationsmanagement-Tools (Tracker usw.) .), stellen Sie sicher, dass die erfassten Daten zeitnah erfasst werden und von guter Qualität sind.
1. Stellen Sie Vorgesetzten und anderen Teammitgliedern regelmäßige und zeitnahe Updates über Fortschritte und Herausforderungen zur Verfügung. li>
2. Beitrag zur Erstellung von (internen und externen) Projektfortschrittsberichten, um die Qualität und Genauigkeit der bereitgestellten technischen Informationen sicherzustellen.

KEY LEISTUNG INDIKATOREN

1. Projekt pünktlich abgeschlossen, ohne dass ein NCE erforderlich war.
2. Projekt abgeschlossen mitgeringe Budgetflexibilität (keine Budgetänderung für Projektlinien erforderlich)
3. % der vertraglichen Leistungsindikatoren erreicht
4. Projektunterlagen und -dokumente (Spendenbescheinigungen, Anwesenheitslisten, Zahlungsnachweise) für alle Projektaktivitäten verfügbar
5. Positive Überwachungs- und Bewertungsberichte (intern und extern)
6. Im Zusammenhang mit dem Projekt gingen eine Reihe von Beschwerden ein.
7. % nicht förderfähiger Ausgaben auf Projektbudgetlinien
8. % Bindungsrate des Projektpersonals während der gesamten Projektlaufzeit

 Erforderliche Erfahrung und Fähigkeiten

1. Universitätsabschluss in Management oder relevanten Disziplinen.
2. Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Projektmanagement, vorzugsweise im humanitären und/oder entwicklungspolitischen Bereich, in einem INGO-/NGO-Umfeld.
3. Kenntnisse des ukrainischen humanitären Kontexts und vorzugsweise Erfahrung in der Arbeit im Oblast Tschernihiw
4. Verständnis der humanitären Grundsätze und des Verhaltenskodex 
5. Kenntnisse über die Struktur der lokalen Behörden und des Regierungssystems in der Ukraine
6. Fließende Englisch-, Russisch- und Ukrainischkenntnisse.
7. Computerkenntnisse, Umgang mit Microsoft Office-Software (Microsoft Project Plan, MS Word, Excel, PowerPoint usw.)
8. Arbeitsfähigkeit Eigenständig und im Team aktiv eigene Ideen einbringen.
9. Stressresilienz und Multitasking-Fähigkeiten 

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Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Wehrpflichtige während ihrer Beschäftigung aktuelle Militärregistrierungsdokumente vorlegen.

28 Kalendertage pro Woche;

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„ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung.“ (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Verhaltenskodex und die damit verbundenen Richtlinien als Teil seines Arbeitsvertrags unterzeichnen wird. Fehlverhalten kann zur Entlassung führen.“