Empfangsdame (Vollzeit, Kiew) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht eine qualifizierte Fachkraft für den Good Multi-Level Governance Cluster zur Besetzung der Position des

Rezeptionisten (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Receptionist)

 Der Good Multi-Level Governance Cluster innerhalb des Ukraine-Portfolios der GIZ umfasst unterstützende Projekte transparente, effiziente und nachhaltige Regierungsreform im Rahmen der bereits laufenden Wiederherstellungsbemühungen in dem vom Krieg heimgesuchten Land und gestaltet seine Zukunft als moderne europäische Nation. Die Projekte sorgen für eine wirksame Zusammenarbeit der nationalen, regionalen und lokalen Verwaltungsebenen und fördern die Subsidiarität als Prinzip der Demokratie, während sich die Ukraine an den gemeinschaftlichen Besitzstand der Europäischen Union anpasst. 

 Die Cluster Management Unit (CMU) und ihre rund 40 Mitarbeiter erbringen kommerzielle und administrative Dienstleistungen für die Projekte im MLG Cluster. Die CMU ist in drei Teams organisiert (Finanzen und Rechnungswesen; Verträge und Beschaffung; Veranstaltungen, Reise- und Büromanagement, IT); Ihre Aufgabe besteht darin, das Team „Veranstaltungen, Reise- und Büromanagement, IT“ zu leiten, das derzeit 15 Mitarbeiter umfasst.

Hauptaufgaben:

• Begrüßung und Begrüßung von Besuchern und Gästen im Clusterbüro, Unterstützung und Organisation von Besprechungen.
• Allgemeine Bürodienstleistungen, täglicher Empfang und Sekretariatsdienste (Beantwortung eingehender Anrufe, Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente und Rechnungen usw.). 
• Überwacht Kurierdienste; organisiert die Lieferung verschiedener Arten von Materialien und Gütern (Wasser, Schreibwaren, Haushaltswaren usw.); überwacht Schreibwaren, Haushaltswaren und andere Waren.
• Sorgt für die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Listen mit Kontakten, Adressen, Geburtstagen usw.
• Entwurf von Geschäftsbriefen und E-Mails in englischer oder ukrainischer Sprache, falls erforderlich. 
• Beteiligt sich an beschaffungsbezogenen Prozessen (Vorbereitung von Serviceanfragen, Durchführung von Marktforschungen, Begründung der Lieferantenauswahl, Erstellung von Kostenkalkulationen usw.).
• Ablage von Dokumenten/Unterlagen gemäß den Ablageregeln der GIZ.
• Unterstützt die Büroarbeit, unterstützt die Geschäftsführung, die Finanzen/Verwaltung, das technische Personal und die Büroleitung.
• Führt andere Aufgaben und Aufgaben auf Anfrage aus Management.

Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Bachelor-Abschluss oder vergleichbar.
• Hervorragende Kenntnisse der ukrainischen und englischen Sprache, Kenntnisse der deutschen Sprache sind von Vorteil.
• Sensibilität im Umgang und der Entsorgung potenziell wichtiger Dokumente.
• Mindestens 1-jährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im internationalen Umfeld. 
• Erfahrung mit Kurierdiensten und Wareneinkauf.
• Grundlegendes Verständnis von Zahlungsdokumenten (für Waren und Dienstleistungen). 
• Ordentliches und professionelles Auftreten, höflicher Umgang mit Besuchern und Mitarbeitern im Clusterbüro. 
• Teamplayer mit interkulturellen Kommunikationsfähigkeiten, kunden- und serviceorientierter Einstellung.
• Ausgeprägter Blick für Details und Fähigkeit, mit Zahlen umzugehen.
• Gute Kenntnisse im Umgang mit EDV-Anwendungen und IT-Technologien (MS Office, MS Teams, technische Ausstattung für Besprechungen und Konferenzen etc.).
• Bereitschaft, sich je nach Aufgabenstellung weiterzubilden – entsprechende Maßnahmen werden mit dem Vorgesetzten abgestimmt. 

Wir bieten: 

• Offizielle Anstellung, festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche flexible und Remote-Arbeit (je nach Projektbedarf bis zu 10 Tage im Monat innerhalb der ukrainischen Grenze). 
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

 Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Bewerbung:

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation darlegen, sich bis COB zu bewerben 10 März 2026, Dienstag. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.

 Kandidaten werden gebeten, ihre Unterlagen mit folgendem Titel einzureichen:

•  Nachname_Lebenslauf

•  Nachname_Name_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für Einstellungsprozesse ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Datenschutz | GIZ