Empfangsdame (Vollzeit, Kiew) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH sucht eine qualifizierte Fachkraft für die Projekte im Resilient Society Cluster  zur Besetzung der Position des

 Rezeptionisten (Vollzeit, Kiew)

(Interner SAP-Code: Rezeptionistin)

 Die Projekte werden vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) gefördert, von der Europäischen Union (EU) kofinanziert und von der GIZ umgesetzt. Während das Programm vor allem eine Zusammenarbeit mit den östlichen Regionen Charkiw, Tschernihiw, Dnipro, Cherson, Mykolajiw, Odessa, Saporischschja, Sumy, Donezk und Luhansk (GCA) vorsah, weitet es seine Aktivitäten nun als direkte Antwort auf die russische Invasion schrittweise geografisch aus; Dadurch werden Aktivitäten in der gesamten Ukraine unterstützt. Das übergeordnete Ziel besteht darin, die Qualität sozialer, medizinischer und administrativer Dienstleistungen sowie deren Zugänglichkeit zu verbessern, insbesondere im Hinblick auf die Bedürfnisse schutzbedürftiger Bevölkerungsgruppen. Zu diesem Zweck wird das Projekt eine breite Palette lokaler/nationaler und internationaler Partner und Interessengruppen koordinieren und mit ihnen zusammenarbeiten.

 Hauptverantwortungen und Aufgaben:

• Treffen und Begrüßen von Besuchern und Gästen des RSC (Resilient Society Cluster):
• betätigt die Eingänge sowie den Anrufbeantworter entsprechend;
• sammelt Informationen über Besucher und informiert die Sicherheit des Business Centers entsprechend;
• begrüßt Besucher und Gäste im Empfangsbereich und stellt ihnen die gewünschten Informationen und Unterstützung zur Verfügung.
• Beantwortet eingehende Anrufe:
• beantwortet Anrufe und Nachrichten auf professionelle Weise und sammelt Informationen, die an das zuständige Personal weitergeleitet werden.
• Registriert eingehende und ausgehende Rechnungen und andere Dokumente:
• registriert alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen und zugehörigen Dokumente gemäß den festgelegten Bestimmungen Regeln;
• kombiniert Rechnungen mit Abnahmebescheinigungen und Stundenzetteln sowie anderen Belegen;
• übersetzt Rechnungen und Belege wo angemessen
• Überwacht Kurierdienste:
• stellt die genaue Registrierung aller eingehenden und ausgehenden Post sicher;
• empfängt, sortiert und verteilt alle eingehenden Postsendungen, Briefe und Pakete;
• organisiert die Lieferung verschiedener Arten von Materialien und Waren an Kiew und regionale Büros (ROs);
• stellt das korrekte Ausfüllen aller erforderlichen Dokumente für den Versand wertvoller Lieferungen sicher;
• verbindet sich mit Kurierdienstanbietern bei allen laufenden Fragen;
• bietet Verwaltungsbeamten und anderem Personal in ROs Unterstützung und Anleitung in Kurierdienstangelegenheiten
• überprüft monatliche Kurierdienstrechnungen auf Richtigkeit und teilt sie nach PNs auf;
• sammelt Statistiken zu monatlichen Kosten für Kurierdienste.
• Überwacht die Beschaffung von Schreibwaren und anderen Büroartikeln
• verfolgt den Bestand an Schreibwaren und Haushaltswaren, Wasser und Lebensmitteln für den RSC-Bedarf;
• initiiert den Kauf der benötigten Warenmenge für RSC;
• sorgt für genaue InformationenEintragung der gekauften und vertriebenen Waren in den jeweiligen Registern;
• hält bei allen laufenden Fragen Kontakt zu den jeweiligen Anbietern
• nimmt an beschaffungsbezogenen Prozessen teil (führt Marktforschung durch, begründet die Lieferantenauswahl, erstellt Kostenberechnungen usw.);
• Unterstützt die Büroarbeit, unterstützt RSC-Mitarbeiter:
• stellt die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Listen mit Bürobesuchen/Kontakten/Adressen/Geburtstagen/ sicher. usw.;
• bucht auf Anfrage Besprechungsräume und hilft bei der Vorbereitung der Besprechungsräume;
• entwirft bei Bedarf Geschäftsbriefe und E-Mails;
• verwaltet die Verfügbarkeit von Zeitschriften im Empfangsbereich (falls und wann erforderlich).
• Entspricht GIZ P+R, Verhaltenskodex, GIZ-Vision und -Mission.

 Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Angaben Kompetenzen:

• Hochschulbildung
• hervorragende Englisch- und Ukrainischkenntnisse.
• Mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem internationalen Umfeld;
• Erfahrung mit Kurierdiensten und Wareneinkauf ist ein Muss;
• Grundverständnis von Zahlungsdokumenten (für Waren und Dienstleistungen) ist ein Muss.
• Ordentliches und professionelles Auftreten, höflicher Umgang mit Besuchern und Mitarbeitern in RSC;
• verantwortungsvolle Herangehensweise an die täglichen Aufgaben;
• Teamplayer mit interkulturellen Kommunikationsfähigkeiten, kunden- und serviceorientierter Einstellung;
• starke Liebe zum Detail und Fähigkeit, mit Zahlen zu arbeiten
• Fähigkeit zum Multitasking;
• Lösungsbereitschaft im Verantwortungsbereich;
• gute Kenntnisse in Computeranwendungen und IT-Technologien (MS Office, Telefon, E-Mail, Internet, technische Ausstattung für Besprechungen und Konferenzen, etc.);
• Bereitschaft, sich je nach Aufgabenstellung weiterzubilden – entsprechende Maßnahmen werden mit dem Vorgesetzten abgestimmt.

Wir bieten:  

• Offizielle Anstellung, festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich.
• Sprachunterricht, Hard- und Soft Skills Schulungen.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche flexible und Fernarbeit (je nach Projektbedarf bis zu 10 Tage im Monat innerhalb der ukrainischen Grenze). 
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

 Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

 Bewerbung:

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation für eine Bewerbung bis COB 06 darlegen Januar 2026, Dienstag. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiertBewerber werden gebeten, ihre Unterlagen mit folgendem Titel einzureichen:

•  Nachname_Lebenslauf

•  Nachname_Name_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Datenschutz | GIZ