Protokollassistent in U.S. Embassy in Kyiv

US-Botschaft Kiew Ukraine, Посольство США в Україні – Diplomatische Vertretung des Deutschen Departements США у Києві. Positionsbeschreibung: Diese Position befindet sich im Protokollbüro der US-Botschaft. Der Amtsinhaber ist eines der vier Mitglieder des Protokollteams und berichtet direkt an den Protokollchef. Zu den Hauptaufgaben gehören die Koordination von Veranstaltungen für den Botschafter oder den Stellvertretenden Missionschef (DCM), die Bearbeitung der ein- und ausgehenden offiziellen Korrespondenz und Einladungen sowie die Organisation von Treffen und Terminen für den Botschafter in enger Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen der Botschaft. Die Person ist dafür verantwortlich, enge Kontakte mit Kollegen innerhalb der ukrainischen Regierung, des diplomatischen Korps und der internationalen Gemeinschaft aufrechtzuerhalten, um zusammenzuarbeiten und formelle Treffen, hochrangige Veranstaltungen, Konferenzen, Zeremonien und Präsentationen zu verwalten. Zu den wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten gehören unter anderem: Planung und Organisation von Veranstaltungen, die vom Botschafter veranstaltet werden. Koordiniert die Erstellung von Gästelisten mit anderen Sektionen und arbeitet an der Fertigstellung der Teilnehmerliste. Bereitet Einladungen vor und verschickt sie, erstellt Bestuhlungspläne und betreut Veranstaltungen als Teil des Logistikteams zur Veranstaltungsvorbereitung. Organisiert Treffen für den Botschafter, DCM und hochrangige Besucher mit hochrangigen ukrainischen Regierungsbeamten. Bereitet diplomatische Notizen vor, um diese Treffen anzufordern. Pflegt enge Beziehungen zu Kollegen auf mittlerer bis hoher Ebene (Personalassistenten und stellvertretende Direktoren). Hält aktuelle Informationen in externen und internen Datenbanken. Erhält die gesamte Korrespondenz in ukrainischer oder englischer Sprache, die an den Botschafter oder die Botschaft gerichtet ist. Erfasst es ordnungsgemäß, liefert eine kurze Übersetzung oder Zusammenfassung und leitet es an das Büro des Botschafters oder die entsprechende Abteilung weiter. Verfolgt die Anweisungen und die gegebene Entschlossenheit. Formuliert und gibt offizielle Antworten auf die Korrespondenz. Fungiert bei Bedarf als Dolmetscher für den Botschafter oder DCM. Entwirft und übersetzt die gesamte Korrespondenz mit dem Exekutivbüro und von dort aus dem Ukrainischen ins Englische und umgekehrt. Die grundlegende Übersetzung von Dokumenten umfasst diplomatische Notizen, Regierungsvorschriften, Sonderpräsentationen, Reden und Papiere mit wirtschaftlicher, militärischer, finanzieller und technischer Terminologie unterschiedlicher Komplexität. Berät und leitet den Botschafter, das DCM und das Botschaftspersonal in allen Aspekten des Protokolls, der Vorrangstellung und der anerkannten gesellschaftlichen Bräuche in der Ukraine. Bietet den Missionsmitarbeitern protokollbezogene Anleitungen zu offiziellen Bewirtungen. Dient als wichtigster offizieller Ansprechpartner für jegliche Korrespondenz und Kommunikation im Zusammenhang mit Einsätzen von Botschaftern und stellvertretenden Missionschefs. Erforderliche Qualifikationen: Ausbildung: Zwei (2) Jahre postsekundäre Ausbildung/Hochschul- oder Universitätsstudium sind erforderlich. Vorherige Berufserfahrung: Drei Jahre Erfahrung in verantwortungsvoller Verwaltung sind erforderlich. Sprachkenntnisse:Fließendes Englisch (Sprechen/Lesen/Schreiben)Fließendes Ukrainisch (Sprechen/Lesen/Schreiben) Fähigkeiten/Kenntnisse: Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, gute soziale Fähigkeiten im Umgang mit Beamten auf höchstem Niveau. Fortgeschrittene professionelle Schreibfähigkeitenls. Fingerspitzengefühl und Diplomatie auf höchstem Niveau. Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen werden vorausgesetzt. Detaillierte Kenntnisse der Struktur und Zuständigkeitsbereiche der Kommunalverwaltung. Kenntnis des lokalen Medienmarktes sowie der politischen und sozialen Umstände. Link zur offenen Stelle (Vacancy #Kyiv-2024-01-RA) Bewerbungsschluss: 25. März 2024 Stellenbeschreibung: Diese Stelle befindet sich in der Protokollabteilung der US-Botschaft. Der Amtsinhaber ist eines der vier Mitglieder der Protokollgruppe und berichtet direkt an den Protokollchef. Zu den Hauptaufgaben gehören die Koordination von Veranstaltungen für den Botschafter oder den stellvertretenden Missionsleiter (DCM), die Bearbeitung eingehender und ausgehender offizieller Korrespondenz und Einladungen sowie die Organisation von Treffen und Veranstaltungen für den Botschafter in enger Zusammenarbeit mit anderen Botschaftseinheiten. Der Einzelne ist dafür verantwortlich, enge Kontakte zu Kollegen in der ukrainischen Regierung, im diplomatischen Korps und in der internationalen Gemeinschaft zu pflegen, um zusammenzuarbeiten und offizielle Treffen, hochrangige Treffen, Konferenzen, Zeremonien und Präsentationen zu organisieren. Zu den wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten gehören unter anderem: Planung und Organisation von Veranstaltungen, die vom Botschafter ausgerichtet werden. Koordiniert die Erstellung von Gästelisten mit anderen Sektionen und arbeitet an der Fertigstellung der Teilnehmerliste. Bereitet Einladungen vor und verschickt sie, erstellt Sitzpläne und betreut Veranstaltungen als Teil des Eventlogistikteams. Organisiert Treffen des Botschafters, des Vorsitzenden der Werchowna Rada und hochrangiger Gäste mit hochrangigen ukrainischen Regierungsbeamten. Bereitet diplomatische Notizen vor, in denen um diese Treffen gebeten wird. Pflegt enge Beziehungen zu Kollegen auf mittlerer und höherer Ebene (Personalassistenten und stellvertretende Direktoren). Speichert aktuelle Informationen in externen und internen Datenbanken. Erhält die gesamte an den Botschafter oder die Botschaft gerichtete Korrespondenz in ukrainischer oder englischer Sprache. Erfasst es ordnungsgemäß, liefert eine kurze Übersetzung oder Zusammenfassung und leitet sie an das Büro des Botschafters oder die entsprechende Abteilung weiter. Befolgt die bereitgestellten Anweisungen und Lösungen. Formulare und Bereitstellung offizieller Antworten auf Korrespondenz. Dient bei Bedarf als Dolmetscher für den Botschafter oder DCM. Verfasst und übersetzt die gesamte Korrespondenz mit dem Exekutivapparat aus dem Ukrainischen ins Englische und umgekehrt. Zu den grundlegenden Dokumentenübersetzungen gehören diplomatische Notizen, Regierungsanordnungen, Sonderpräsentationen, Reden und Dokumente mit wirtschaftlicher, militärischer, finanzieller und technischer Terminologie unterschiedlicher Komplexität. Berät und unterweist den Botschafter, den Chefdiplomaten und das Botschaftspersonal in allen Aspekten des Protokolls, des Dienstalters und der anerkannten sozialen Bräuche in der Ukraine. Bietet den Missionsmitarbeitern protokollarische Anleitungen zur offiziellen Unterhaltung. Dient als primärer offizieller Ansprechpartner für die gesamte Korrespondenz und Kommunikation bei Einsätzen von Botschaftern und stellvertretenden Missionsleitern. Erforderliche Qualifikationen: Ausbildung: Zwei (2) Jahre Hochschulbildung/College oder Universität erforderlich. Vorherige Berufserfahrung: Drei Jahre Erfahrung in verantwortungsvoller Verwaltung sind erforderlich. Sprachkenntnisse: Fließende Englischkenntnisse (Sprechen/Lesen/Schreiben) Fließende Ukrainischkenntnisse (Sprechen/Lesen/Schreiben) Fähigkeiten/Kenntnisse: Gute Kenntnisseinterne Kommunikation, gute soziale Fähigkeiten, um mit Beamten auf höchstem Niveau zu kommunizieren. Fortgeschrittene professionelle Schreibfähigkeiten. Fingerspitzengefühl und Diplomatie auf höchstem Niveau. Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen werden vorausgesetzt. Detaillierte Kenntnisse über die Struktur der kommunalen Selbstverwaltung und deren Zuständigkeitsbereiche. Kenntnisse des lokalen Medienmarktes sowie der politischen und gesellschaftlichen Verhältnisse. Link (Stellenangebot #Kyiv-2024-01-RA) Bewerbungsschluss: 25. März 2024