Assistent der Projektunterstützung in EUAM Ukraine

Der Projektunterstützungsassistent berichtet an den Leiter der Projektzelle. Als Teil der Projektzelle trägt der Projektunterstützungsassistent zur effizienten und effektiven Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben bei.

Pflichten und Verantwortlichkeiten

Der Projektunterstützungsassistent muss gemäß dem EUAM-Mandat, dem Verhaltenskodex und den Allgemeinen Dienstbedingungen für lokal unter Vertrag stehendes Personal, das von EUAM Ukraine in der Ukraine beschäftigt ist, die folgenden Aufgaben ausführen:

• Unterstützung des Projektleiters Zugeteilte Zellenaufgaben;
• Unterstützung der Abteilung Operations, Missionsunterstützung, Politik, Analyse und Koordinierung, Planung, Berichterstattung und Evaluierung beim Verwaltungsprozess von Projekten während des gesamten Projektzyklus; 
• Arbeiten Sie eng mit den Projektmanagern zusammen (einschließlich in der mobilen Einheit und in den Außenstellen), um die Kommunikation über die Projektverwaltung und -richtlinien sicherzustellen.
• Koordinieren Sie die Registrierung der Projekte der Mission bei den zuständigen ukrainischen Behörden und unterstützen Sie die Projektmanager bei der Ausarbeitung von Spendenvereinbarungen.
• Gemeinsam mit den anderen Projektunterstützungsassistenten fungieren sie als komponentenübergreifende Unterstützungsstruktur innerhalb der Projektzelle für die Missionsoperationen im Bereich der Projektverwaltung Angelegenheiten, insbesondere Finanzen und Beschaffung während der Implementierungsphase der Projekte;
• Unterstützung der Projektmanager der Mission bei der Entwicklung und Vorbereitung von Projektvorschlägen, einschließlich Budgets und Gantt-Diagrammen;
• Unter Beibehaltung der administrativen Verantwortlichkeiten des Projektmanagers gemäß den relevanten SOPs (z. B. Projektmanagement, Beschaffung, Finanzen) Zentralisierung und Rationalisierung der Verwaltungsverwaltung und Unterstützung von Projekten und betrieblichen Ereignissen;
• Identifizierung und Antizipation aus der Verwaltungsperspektive in eine zeitnahe Prognose potenzieller Risiken und Probleme, die sich auf die Projektabwicklung beziehen, und Empfehlung von Abhilfemaßnahmen an die Projektteams;
• Beitrag zu Projektmanagementverfahren, Wissen aus administrativer Sicht, Austausch und Einführung von Best Practices in der Betriebs- und Missionsunterstützungsabteilung; 
• Übersetzen Sie kleinere projektbezogene Dokumente vom Englischen in die ukrainische Sprache und umgekehrt, je nach Auftrag; 
• Entwerfen Sie offizielle Briefe und mündliche Notizen in der Kommunikation mit den Kollegen.
• Unterstützung bei der Entwicklung, Planung und Organisation von Schulungen und Veranstaltungen in Bezug auf Verwaltungsangelegenheiten mit Project Cell und MSD für Projektmanager.
• Fungieren Sie nach Ernennung als Rahmenvertragsmanager für bestimmte Rahmenverträge.
• Pflege, Entwicklung und Archivierung von Dokumenten und aufgezeichneten Daten in geeigneten Datenbanken, Tabellenkalkulationen und allen datenbezogenen Daten Dateien;
• Behandeln Sie Informationen vertraulich und diskret;
• Führen Sie alle anderen damit verbundenen Aufgaben aus, die von seinem/ihrem Vorgesetzten verlangt werden.

Qualifikationen und Erfahrung

Zulassungskriterien: 

• Genießen Sie die vollen Bürgerrechte und haben Sie keine Vorstrafen; 
• Staatsbürgerschaft der Ukraine und/oder hoBesitz einer dauerhaften Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis gemäß ukrainischem Recht;
• Erfolgreicher Abschluss der Sekundarschulbildung, bescheinigt durch ein Zertifikat;
• Nach Erhalt des Zertifikats der vollständigen Sekundarschulbildung mindestens drei (3) Jahre relevante und nachgewiesene Vollzeit-Berufserfahrung im privaten und/oder öffentlichen Sektor; vorzugsweise mit internationalen oder nichtstaatlichen Organisationen bei der Projektumsetzung.

Wesentliche Kriterien:

• Körperlich fit sein, um die Aufgaben im Zusammenhang mit der Stelle wahrzunehmen;
• Professionelle fließende Englisch- und Ukrainischsprachen in Wort und Schrift;
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Ukrainisch;
• Sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen mit dem Office Suite-Paket;
• Erfahrung in Positionen, die analytische und analytische Fähigkeiten erfordern organisatorische Fähigkeiten mit einem service- und projektorientierten Ansatz;
• Erfahrung in der Datenanalyse und Tabellenkalkulation.

Zusätzliche vorteilhafte Vorteile:

• Berufserfahrung in einem EU- und/oder internationalen Umfeld;        
• Erfahrung in der Arbeit in einem interkulturellen Umfeld unter Berücksichtigung der Vielfalt.

Persönlichkeitsvorteile:

• Sie haben ein starkes Gespür für Initiative, Verantwortung und Autonomie; 
• Währen Sie beim Umgang mit Informationen ein Höchstmaß an Vertraulichkeit und Diskretion;
• Fähigkeit, produktive und kooperative Arbeitsbeziehungen mit anderen Missionsmitgliedern aufzubauen;
• Fähigkeit, hilfsbereit und höflich mit Menschen umzugehen, auch mit externen Kontakten;
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und auch unter Druck zeitnah qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern.