Projektleiter (Abteilung Prozessmanagement) in DiFFreight LLC

Hallo! DiFFreight ist ein internationales Logistikunternehmen, das einen Projektmanager für die Prozessmanagementabteilung sucht. Wir beschäftigen uns mit internationalen Transporten in den Richtungen China - Ukraine, Ukraine - Amerika, Ukraine - Europa.

Wir befinden uns in der Phase der aktiven Skalierung und Verbesserung interner Prozesse und suchen einen gut organisierten und erfahrenen Projektmanager, der für Klarheit sorgt und reibungslose Abwicklung unserer Schlüsselprojekte.

Hauptarbeitsbereiche:

• Sorgen Sie für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Projekts – von der Planung bis zur Umsetzung.
• Koordinieren Sie funktionsübergreifende Teams, überwachen Sie die Aufgabenausführung, synchronisieren Sie alle Abteilungen und erstellen Sie eine klares, transparentes Projektmanagementsystem zur Erreichung strategischer Geschäftsziele (z. B. 60-120 Neukunden).

Verantwortlichkeiten des Kandidaten:

1. Planung und Koordination

• Erstellung eines detaillierten Arbeitsplans für eine Woche/einen Monat für das gesamte Projektteam.
• Aufteilung großer Geschäftsziele (z. B. 60-120 neue Kunden) in spezifische Aufgaben und Fristen.
• Pflege des Hauptprojektboards in Worksection / Notion / Google Sheets.
• Organisation von Regelmäßige Synchronisierungen: wöchentliche Stand-ups, Meetings mit Teamleitern, Sprintplanung.
• Sicherstellen, dass alle Teammitglieder wissen, was wann zu tun ist und mit wem sie sich abstimmen müssen

2. Ausführungskontrolle

• Verfolgen des Status jeder Aufgabe, Fristen, Prioritäten und Blocker.
• Sammeln von Updates von Teamleitern (VOK, VP, KC, Projektteam).
• Beheben von Abweichungen vom Plan und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen.
• Pflege interner Kommunikation und Erinnerungen an verantwortliche Personen über das Notwendige Schritte.
• Gewährleistung zeitnaher Aktualisierungen von Berichten, Dashboards und Ergebnissen.

3. Analyse und Berichterstattung

• Erstellung eines kurzen wöchentlichen Berichts für den Projektmanager (was wurde getan, was ist im Prozess, wo gibt es Verzögerungen und warum, welche Lösungen sind erforderlich).
• Pflege der aktualisierten Roadmap (Roadmap) – Verfolgung des Status wichtiger Phasen (z. B. „beschriebene Prozesse > durchgeführte Schulungen > Befehle“) gestartet").
• Archiv der Projektdokumente und -materialien.

4. Kommunikation und Interaktion

• Fungiert als zentraler Kommunikationspunkt zwischen allen funktionalen nAbteilungen (operative Abteilungen, Analytics, HR, Marketing).
• Erstellung von Kurzzusammenfassungen nach Besprechungen.
• Sicherung der verlustfreien Weitergabe von Informationen und Protokollierung aller Vereinbarungen.
• Koordinierung der Implementierung neuer Prozesse: Vereinbarung, Festlegung von Fristen und Verantwortung.

5. Verwaltung und Support

• Pflege der Projektdatenstruktur in Worksection / Notion (Ordner, Tags, Vorlagen).
• Kontrolle von Aktualisierungen in Dokumenten, Checklisten, Tabellen.
• Unterstützung des Projektmanagers bei der Vorbereitung von Präsentationen, Analysen, internen Dokumenten.
• Pflegekalender der Projektereignisse (Besprechungen, Fristen, Einführung von neue Stufen).

Anforderungen an den Kandidaten:

• Kaufmännische Erfahrung in der Arbeit als Projektmanager oder Projektkoordinator ab 2 Jahren.
• Tiefes Verständnis der Projektmanagementmethoden (Agile, Scrum, Kanban).
• Systematisch und Liebe zum Detail. Erfahrung in der Pflege von Projektdokumentationen und Roadmaps.
• Sicher in Aufgabenmanagement-Tools (Jira, Worksection, Notion oder Trello) und Office-Paketen (Google Sheets/Excel).
• Ausgeprägte funktionsübergreifende Koordination und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Fähigkeit, strategische Ziele in operative Aufgaben zu zerlegen und deren Ausführung zu überwachen.
• Hohe Kommunikations- und Führungsqualitäten, die Fähigkeit, mit Menschen zusammenzuarbeiten und Blockaden zu lösen.
• Arbeitsbereitschaft im Büro des Unternehmens.

Von Vorteil:

• Erfahrung in der Arbeit in Logistik-, Transport- oder Dienstleistungsunternehmen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Vertrieb, Kundendienst (VOK/KC) oder Operations (VP)-Teams.
• Grundlagen von ERP-Systemen verstehen.
• Höhere Ausbildung im Bereich Management, Wirtschaft, Logistik oder einschlägige Managementerfahrung in Geschäftsprozessen/Projekten ab 2 Jahren.

Wir bieten:

• Bequeme Arbeitsbedingungen, komfortables Büro in Kiew, Akademika Koroleva Avenue 1, Borshchahivka, Svyatoshynskyi r-n;
• Arbeitszeitplan von MO bis FR von 10:00 bis 18:00 Uhr;
• Arbeit im Büro oder in Hybridform (3 Tage im Büro/2 entfernt), Entfernt nicht berücksichtigt!!!;
• Probezeit von 1 Monat mit Beibehaltung des vollen Gehalts und täglicher Anwesenheit im Büro;
• würdige finanzielle Motivation -wir sind uns im Vorstellungsgespräch einig;
• Jung, motiviert Team;
• Bei Bedarf bieten wir Kurse zur Schulung grundlegender und zusätzlicher Fähigkeiten an;
• Wir haben einen Transfer aus der Stadt Wyschnewo;
• Versicherung nach 1 Jahrbei der Arbeit;
• Kontinuierliche Weiterentwicklung, Zugang zu Lehrmaterialien und der Bibliothek.

Wenn alle oben genannten Punkte Ihren Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten entsprechen, zögern Sie nicht und senden Sie uns Ihren Lebenslauf! 

Bis bald, unser zukünftiger Kollege!