Projektmanager NGO / Projektmanager in Intersos

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INTERSOS Ukraine ist eine Unterabteilung der internationalen humanitären Organisation INTERSOS (Italien).

Wir unterstützen Opfer von Notfällen, bewaffneten Konflikten und Naturkatastrophen mit besonderem Augenmerk auf die am stärksten gefährdeten Kategorien: Kinder, Frauen, ältere Menschen, Vertriebene, die gezwungen wurden, aus ihren Häusern zu fliehen und an sicherere Orte zu ziehen, sowie diejenigen, die die gefährlichen Regionen nicht verlassen können und ständiger Bedrohung ausgesetzt sind.

INTERSOS-Teams sind anwesend in Odessa, Kiew, Dnipro, Charkiw, Mykolajiw und Cherson und weiten nun ihre Aktivitäten in Sumy aus.

INTERSOS Ukraine  leistet wirtschaftliche, humanitäre und medizinische Hilfe, psychologische Unterstützung, organisiert Bildungsaktivitäten, stellt den Krankenhäusern Medikamente und Ausrüstung zur Verfügung, bietet Unterkünfte und sorgt für grundlegende menschliche Bedürfnisse. Während eines Jahres unserer Arbeit in der Ukraine haben wir mehr als 100.000 Menschen unterstützt. 75.000 von ihnen erhielten Hilfe im Bereich Schutz, Prävention und Notfallversorgung. 3.000 medizinische Konsultationen wurden in abgelegenen Regionen durchgeführt, die nicht vom offiziellen Gesundheitssystem abgedeckt sind. 49 medizinische Einrichtungen erhielten Medikamente, medizinische Geräte und Ausrüstung.

Wir eröffnen eine Stelle als Projektmanager  

Standort: Charkiw mit regelmäßigen Besuchen im Oblast Cherson.

Vertragsdauer: bis 31.10.2026 mit Möglichkeit zur Verlängerung.

Hauptzweck

Der Projektmanager sorgt für die ständige Zusammenarbeit verschiedener Supportabteilungen, um eine zeitnahe Unterstützung des Projektteams sicherzustellen.

Der Projektmanager ist Budgetinhaber für den gesamten Projektzuschuss/Budget und überwacht/überwacht genau die Finanzplanung, Liquiditätsplanung und Überwachung der Budgetauslastung/Burn-Rate.

Die Finanz-/Budgetverwaltung liegt in der letztendlichen Verantwortung des Projektmanagers für das spezifische Projekt und er/sie muss sicherstellen, dass dies mit einer engen Protokollrahmen- und Arbeitsplanüberwachung einhergeht.

Das Projekt umfasst Sanierungsarbeiten an öffentlichen Einrichtungen, einschließlich Bildungszentren und Gemeinschaftsstandorten, um sie für Menschen mit eingeschränkter Mobilität integrativ zu machen. Erfahrung mit Rehabilitationsprojekten wird von großem Vorteil sein.?

Berichtet an:? Programmkoordinator ??

Hauptaufgaben:

? Gewährleistet die Planung, Umsetzung und Überwachung/Bewertung und legt Ziele fest, wie in der Projektbeschreibung enthalten. Markieren Sie erhebliche Abweichungen vom Programmumsetzungsplan und den geschätzten Ausgaben; alarmieren Sie das zuständige Personal.

? Gewährleistung einer effizienten Finanzverwaltung als Hauptbudgetgeber für das Projekt unter Einhaltung des INTERSOS-Modells und der Geberbestimmungen.

? Team-/HR-Management (Mitarbeiter und Freiwillige)

? Bereitstellung hochwertiger Projektaktivitätenberichte, einschließlich der Ergebnisse in Bezug auf Auswirkungen/Änderungen auf der Ebene der Begünstigten, die durch das Projekt erzielt wurden, konforme und konsistente Berichterstattung gemäß INTERSOS- und Geberanforderungen, in Zusammenarbeit mit der HQ Grants Unit

? Entwickeln Sie im Projektteam ein klares Verständnis des INTERSOS-Programms und der Länderstrategie – stellen Sie außerdem zeitnahen Input/Feedback des Teams zu strategischen Fragen sicher.

? Unterstützen Sie den Programmkoordinator bei der Programm-/Projektentwicklung.

? Stellen Sie sicher, dass die Programmbereitstellung den technischen Mindeststandards von INTERSOS und den Spendern entspricht, und holen Sie sich Anleitungen und Tools für den technischen Bereich und die MEAL-Abteilung.

? Gewährleisten Sie einen klaren Überblick über Akteure und Dienste im Interventionsbereich und ermöglichen Sie die Entwicklung und Umsetzung von Partnerschaften und Überweisungswegen.

? Verwaltungs- und Bürounterstützungstätigkeiten

Detaillierte Verantwortlichkeiten und Aufgaben:

? Stellen Sie die vollständige und rechtzeitige Umsetzung des genehmigten Projektvorschlags sicher und halten Sie proaktiv die Fristen für die Berichterstattung ein:

? Projektstart und Präsentation/Teilung des Projekts mit Teams

? Überprüfen und erstellen Sie einen detaillierten Aktivitätsplan mit dem Team

? Überprüfung der Zielgruppenansprache der Begünstigten

Finanzmanagement und Beschaffung:

? Finanz- und Beschaffungsplan vorbereiten, überwachen und umsetzen

? Finanzplan erstellen

? Genehmigung aller Käufe/Verträge und Budgetlinienzuweisungen

? Überprüfen Sie die Buchhaltungseinträge in den INTERSOS-Buchhaltungstabellen (JOURNAL): Überprüfen Sie die Budgetlinienzuweisungen, den Budgetausgabenstatus anhand der tatsächlichen Lieferung und den Finanzplan für den verbleibenden Projektumsetzungszeitraum

? Stellen Sie sicher, dass bei allen Käufen/Verträgen von Waren/Dienstleistungen/Lieferungen die korrekten INTERSOS-Beschaffungsrichtlinien angewendet und ordnungsgemäß dokumentiert werden, in Abstimmung mit den Finanz- und Logistikabteilungen.

? Überprüfen Sie die Ausgabenliste vor der Fertigstellung der Zwischen- und Abschlussfinanzberichte

? Trägt die endgültige Verantwortung für die Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit aller unterstützenden Dokumente.

Personenverwaltung:

? Vereinbaren und etablieren Sie klare Berichts- und Kommunikationslinien

? Teamrekrutierung, Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um aktuelle HR-Dateien zu sichern.

? Ständiges Coaching von Teams am Arbeitsplatz, um an der Qualität der Lieferung zu arbeiten.

? Verwaltet und bewertet die Leistung der Projektmitarbeiter.

? Führen Sie wöchentliche und monatliche Besprechungen mit dem Team durch, um die Planung zu überprüfen und die Hauptanliegen zu besprechen, auf die Sie sich für den kommenden Zeitraum konzentrieren sollten.

? Kontinuierliche/schnelle Überprüfung der von Außendienstmitarbeitern gesammelten und empfangenen Datenqualität.

? Stellen Sie sicher, dass die Teams die INTERSOS-Regeln und -Richtlinien für die Mission respektieren und den INTERSOS-Verhaltenskodex und die Wertecharta einhalten.

Überwachung & Auswertung:

? Stellen Sie sicher, dass die Zielgruppenansprache der Begünstigten überwacht und überprüft wird.

? Überwachen Sie mithilfe eines ergebnisorientierten Managementansatzes die Projektergebnisse sowie die Ergebnisse und Aktivitäten, einschließlich der durch das Projekt erzielten Änderungen auf Haushalts- und Gemeindeebene.

? Führen Sie (sofern die Sicherheitslage dies zulässt) Besuche vor Ort durch, um dem Team technische Anleitung und Aufsicht zu geben und den Fortschritt und die Qualität zu überwachen

Berichterstellung:

? Gewährleisten Sie eine qualitativ hochwertige Berichterstattung über Erfolge durch tägliche kurze Briefings, monatliche und wöchentliche Planung, die im Vergleich zu wöchentlichen und monatlichen Leistungsberichten mit klaren quantitativen und qualitativen Informationen zu den Aktivitäten präsentiert wird.

? Sichern Sie die regelmäßige Berichterstattung pro Team und erstellen, überprüfen und analysieren Sie Berichte auf monatlicher Basis, um sie im INTERSOS Project Appraisal Tool widerzuspiegeln.

? Bereiten Sie Ad-hoc-Fortschrittsberichte für den Spender sowie offiziell erforderliche Zwischen- und Abschlussberichte des Projekts vor. Bereiten Sie zeitnah und qualitativ hochwertige Zwischen- und Abschlussberichte für den Spender vor, vergleichen Sie Erfolge mit Ergebnissen und Ergebnissen und spiegeln Sie gewonnene Erkenntnisse klar in Empfehlungen für zukünftige Programme wider.

? Trägt die endgültige Verantwortung für alle Supportdokumente (Mittel zur Überprüfung) und allgemeine Projektdokumente.

? Liefert regelmäßige Kommunikationsprodukte (einschließlich Bilder) zum Projekt, die von der INTERSOS-Kommunikationsabteilung in verschiedenen Bereichen verwendet werden sollen.

C?Koordination und Darstellung:

? Unterstützen Sie den Programmkoordinator/die technischen Koordinatoren bei der Teilnahme an Cluster-Meetings und stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig über Highlights und relevante Informationen für den Interventionsbereich berichten.

? Nehmen Sie an regelmäßigen Treffen mit den Gebervertretern teil und erleichtern Sie Besuche von Gebermissionen vor Ort (sofern die Sicherheit dies zulässt), in Abstimmung mit dem Programmkoordinator.

?? Sorgen Sie für einen systematischen Informations- und Aktualisierungsaustausch mit dem Programmkoordinator

? Erledigen Sie nach Bedarf alle anderen damit verbundenen Aufgaben.

Anforderungen

Bildung

• Fortgeschrittener Universitätsabschluss in Sozialwissenschaften, Politikwissenschaften, International Beziehungen, humanitäre und internationale Zusammenarbeit oder verwandter Bereich

Berufserfahrung

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Management humanitärer Projekte/Programme, einschließlich Finanzmanagement und Logistikverantwortung
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung in der Umsetzung sektorübergreifender Projekte humanitäre Programmierung und in der Sicherheitskontextanalyse
• Erfahrung in Rehabilitationsprojekten von großem Vorteil
• Erfahrung in der Koordination und Zusammenarbeit mit lokalen NGOs wünschenswert

Berufliche Anforderungen

• Erfahrung in komplexen Notfallsituationen und unsicher Länder
• Verwaltungs-, Finanz- und Budgetmanagementfähigkeiten
• Grundlegende Computerkenntnisse (Word, Excel und Internet)
• Analytisches Denken, Analysefähigkeit und strategische Programmentwicklungsfähigkeiten

Persönliche Anforderungenrements

• Erfahrung im Aufbau und der Pflege von Kooperationsbeziehungen mit Spendern und Regierungspartnern sowie in der Compliance und Berichterstattung der Spender
• Ausgeprägte Repräsentations- und Verhandlungsfähigkeiten
• Fähigkeit, in stressigen Umgebungen eine schnelle, qualitativ hochwertige Lieferung sicherzustellen
• Fähigkeit, Fristen einzuhalten und das Vorgesetzte zu respektieren
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten: Kommunikation, diplomatische Fähigkeiten und Problemlöser
• Führung, Personalführung und -entwicklung
• Bekenntnis zu den INTERSOS-Prinzipien

Sprachen

• Englische Sprache unerlässlich

Unsere Vorteile:

• Offizielle Anstellung gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Ukraine
• Kranken- und Lebensversicherung
• Arbeitszeit: 09.00-18.00
• Bereitstellung von Arbeitsausrüstung
• Möglichkeit, im humanitären Bereich zu lernen und sich weiterzuentwickeln Bereich
• Gelegenheit, Arbeitserfahrung für eine internationale Organisation zu sammeln

Von allen INTERSOS-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten gemäß der INTERSOS-Wertecharta, dem Ethikkodex, der PSEA und den Kinderschutzrichtlinien wahrnehmen. Die Stellenbeschreibung ist für alle Positionen innerhalb von INTERSOS verbindlich und muss vom Mitarbeiter innerhalb der ersten Beschäftigungswoche unterzeichnet werden

INTERSOS setzt sich für den Aufbau einer vielfältigen Belegschaft ein, indem Vielfalt in der Organisation gefördert wird, die Wohlstand bringt und die Organisation in ihren Unterschieden repräsentiert; Kandidaten müssen hinsichtlich des Auswahlverfahrens, der Kriterien und der Aufnahme gleich behandelt werden.

!!! Um am Auswahlverfahren teilzunehmen, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf (vorzugsweise) auf Englisch und füllen Sie das Formular hier aus: INTERSOS-Anwendung