Projektmanager (nationale Mitarbeiter) in Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polish Humanitarian Action (PAH) ist derzeit auf der Suche nach einem Projektmanager, der die Umsetzung der Projekte unterstützt.

Allgemeine Informationen:

• Organisation: Polish Humanitarian Action (PAH), internationale Nichtregierungsorganisation mit Sitz in Warschau und Vertretung in der Ukraine
• Position: Projektmanager 
• Standort: Kiew mit regelmäßigen Besuchen vor Ort 
• Anstellungsbedingungen: Vollzeit
• Art der Tätigkeit: Anstellung Vertrag
• Beginndatum: so schnell wie möglich
• Dauer: 12 Monate (3 Monate Genehmigungszeitraum) mit der Möglichkeit einer Verlängerung 

Über PAH:

Polish Humanitarian Action (PAH) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die seit 1992 weltweit humanitäre Hilfe und Entwicklungshilfe leistet. Bisher wurden die Interventionen in 46 verschiedenen Ländern durchgeführt. Durch seine langjährige Erfahrung in der Umsetzung von Projekten in den Bereichen Wasser, Sanitärversorgung und Hygiene, Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt sowie Ernährung und Bildung konzentriert PAH seine globalen Aktivitäten auf die Gewährleistung einer nachhaltigen und stabilen Entwicklung von Regionen, die unter den Folgen bewaffneter Konflikte, Naturkatastrophen und anderen humanitären Krisen leiden.

PAH ist seit August 2014 in der Ukraine präsent und leistet humanitäre Hilfe für die am stärksten gefährdeten Bevölkerungsgruppen des Konflikts. PAH leistet Hilfe für Binnenflüchtlinge, ältere Menschen und alleinerziehende Mütter und arbeitet in den Bereichen Ernährungssicherheit und Lebensunterhalt. PAH Ukraine weitet derzeit sein Programm von humanitärer Hilfe auf Maßnahmen zur schnellen Erholung und auf entwicklungsorientierte Interventionen aus, die der betroffenen Bevölkerung nachhaltige Lebensunterhaltsmöglichkeiten bieten.

Weitere Informationen finden Sie unter www.pah.org.pl.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Projektmanagement:

• Leitung der täglichen Koordination der Projektumsetzung über alle Sektoren, Standorte und Liefermodalitäten hinweg.
• Gewährleistung der Abstimmung zwischen der genehmigten Projektbeschreibung und dem Protokollrahmen, den jährlichen und vierteljährlichen Arbeitsplänen sowie den Umsetzungsplänen der Partner während des gesamten Projekts Lebenszyklus.
• Verfolgen Sie den Fortschritt anhand vereinbarter Ergebnisse, Meilensteine und Zeitpläne und eskalieren Sie Risiken oder Verzögerungen proaktiv an den Programmleiter.
• Stellen Sie sicher, dass lebensrettende Prioritäten eingehalten werden, insbesondere in vordersten, schwer erreichbaren und sich schnell entwickelnden Kontexten.

Partnergesteuertes Implementierungsmanagement:

• Überwachen Sie die programmatische Leistung lokaler Implementierungspartner, die ungefähr liefern 75 % der Projektaktivitäten, in enger Abstimmung mit dem Compliance & Sub-Granting Manager und dem Partnership Manager.
• Stellen Sie sicher, dass Partner klare Leitlinien zu erwarteten Leistungen, Zeitplänen und Qualitätsstandards im Einklang mit den Geber- und PAH-Anforderungen erhalten.
• Identifizieren Sie Implementierungsengpässe, Kapazitätslücken oder kontextbezogene Einschränkungen, die Partner betreffenund koordinierte Korrektur- oder Unterstützungsmaßnahmen auslösen.
• Unterstützen Sie die Operationalisierung des Lokalisierungsansatzes von PAH, indem Sie eine effektive, rechenschaftspflichtige und gut koordinierte Partnerbereitstellung ermöglichen, anstatt Partnerrollen zu ersetzen.

Interne Koordination:

• Fungieren Sie als zentraler Koordinationspunkt zwischen dem Programmteam, den technischen Leitern (Schutz und WASH/SNFI), den Bereichsmanagern, Compliance und Untervergabe, MEAL und Zuschüsse und Berichterstattung.
• Stellen Sie sicher, dass technische Anleitungen, Compliance-Anforderungen und Berichtspflichten in eine realistische und kohärente Umsetzungsplanung umgesetzt werden.
• Veranstalten und moderieren Sie regelmäßige interne Projektkoordinationstreffen, um den Informationsfluss, die Entscheidungsfindung und die Nachverfolgung zu unterstützen.

Risikomanagement:

• Behalten Sie einen konsolidierten Überblick auf Projektebene über programmatische, betriebliche, partnerbezogene und kontextbezogene Risiken bei.
• Unterstützen Sie die rechtzeitige Anpassung von Implementierungsmodalitäten als Reaktion auf Änderungen bei Sicherheit, Zugang, Bedürfnissen oder Partnerkapazitäten.
• Koordinieren Sie sich mit Bereichsleitern, Sicherheits-, Betriebs- und Technikteams, um eine sichere, durchführbare und prinzipielle Programmierung sicherzustellen.

Finanzaufsicht:

• Überwachen Sie allgemeine Budgetauslastungstrends und Implementierungsgeschwindigkeit, um Risiken von Unter- oder Überausgaben zu identifizieren.
• Kennzeichnen Sie finanzielle oder Absorptionsrisiken im Zusammenhang mit der Lieferung von Partnern und unterstützen Sie die rechtzeitige Planung oder Anpassungen neu prognostizieren.
• Tragen Sie zu Kosten-Nutzen-Überlegungen bei, indem Sie sicherstellen, dass die Aktivitäten an den vereinbarten Zielen und Prioritäten ausgerichtet bleiben.

Vertretung und externes Engagement:

• Unterstützen Sie den Programmleiter bei der Geberkommunikation im Zusammenhang mit Umsetzungsfortschritten und betrieblichen Anpassungen.
• Vertreten Sie PAH, wenn Sie delegiert werden, in Koordinierungsforen und Diskussionen mit lokalen Behörden, die für das Projekt relevant sind Implementierung.
• Sorgen Sie für kohärente externe Nachrichtenübermittlung, indem Sie programmatische Aktualisierungen mit technischen und Fördermitteleingaben abgleichen.

Weitere Aufgaben:

• Zusammenarbeit mit dem Informationsmanagementteam, um eine ordnungsgemäße projektbezogene Datenverwaltung und Berichterstattung sicherzustellen.
• Mitwirkung am Entwicklungsprozess von Projektvorschlägen inkl. Budgetentwicklung.
• Weitere Aufgaben im Zusammenhang mit Programmen, die vom Vorgesetzten zugewiesen werden.

Der Projektmanager wird auf der Grundlage der unten beschriebenen Qualifikationsanforderungen ausgewählt:

• Höhere Berufsausbildung im relevanten Studienbereich (Master-Abschluss, Spezialist).
• Mindestens 5–7 Jahre Erfahrung in der Leitung komplexer humanitärer Projekte, vorzugsweise finanziert vom US-Außenministerium (früher – USAID) oder vergleichbar Geber.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Zusammenarbeit mit lokalen Implementierungspartnern und mit Sub-Granting- oder partnerschaftlichen Bereitstellungsmodellen.
• Solide Kenntnisse der multisektoralen humanitären Programme, insbesondere Schutz und/oder WASH/Shelter und bargeldbasierter Programme.
• Nachgewiesene Fähigkeit, in von Konflikten betroffenen und volatilen Umgebungen effektiv zu agieren.
• Starke KoordinierungIonisierungs-, Priorisierungs- und Kommunikationsfähigkeiten innerhalb von Matrix-Managementstrukturen.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (ist ein Muss) und Ukrainisch.

Was PAH bietet:

• Arbeitserfahrung bei der professionellen und flexiblen internationalen NGO, die eine der größten NGOs in Mittelosteuropa ist;
• Arbeiten in einem dynamischen und motivierten Team;
• Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten die Entwicklung von Schutzprogrammen für PAH;
• Konkurrenzfähiges Gehalt.

So bewerben Sie sich: 

Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben möchten, senden Sie uns bitte die folgenden auf ENGLISCH vorbereiteten Dokumente:

• Kurzer Lebenslauf (max. 2 Seiten) mit relevanten Informationen zu Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung;
• Kurzes Anschreiben;
• Gehaltsvorstellung;
• Angabe Ihrer Verfügbarkeit, um Ihre Arbeit für PAH zu beginnen;
• Drei Referenzen.

Bewerbungsschluss ist 7. Februar 2026.

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiert und zu Vorstellungsgesprächen eingeladen.

Bitte beachten Sie: Aufgrund der Dringlichkeit, die Stelle zu besetzen, erfolgt die Einstellung fortlaufend und PAH behält sich das Recht vor, vor Ablauf der Frist einzustellen.