Projektmanager AICS, Leiter eines humanitären Projekts in Intersos

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INTERSOS Ukraine ist eine Unterabteilung der internationalen humanitären Organisation INTERSOS (Italien).

Wir unterstützen Opfer von Notfällen, bewaffneten Konflikten und Naturkatastrophen mit besonderem Augenmerk auf die am stärksten gefährdeten Kategorien: Kinder, Frauen, ältere Menschen, Vertriebene, die gezwungen wurden, aus ihren Häusern zu fliehen und an sicherere Orte zu ziehen, sowie für diejenigen, die die gefährlichen Regionen nicht verlassen können und ständiger Bedrohung ausgesetzt sind.

INTERSOS-Teams sind präsent Odessa, Kiew, Dnipro, Charkiw, Mykolajiw, Cherson und weiten nun ihre Aktivitäten in Sumy aus.

INTERSOS Ukraine bietet wirtschaftliche, humanitäre und medizinische Hilfe, psychologische Unterstützung, organisiert Bildungsaktivitäten, stellt Medikamente und Ausrüstung für die Krankenhäuser zur Verfügung, bietet Unterkünfte und sorgt für grundlegende menschliche Bedürfnisse. Während eines Jahres unserer Arbeit in der Ukraine haben wir mehr als 100.000 Menschen unterstützt. 75.000 von ihnen erhielten Hilfe im Bereich Schutz, Prävention und Notfallversorgung. 3.000 medizinische Konsultationen wurden in abgelegenen Regionen durchgeführt, die nicht vom offiziellen Gesundheitssystem abgedeckt sind. 49 medizinische Einrichtungen erhielten Medikamente, medizinische Geräte und Ausrüstung.

Wir eröffnen eine Stelle für den Projektmanager AICS-Schutz.

Standort: Odesa, oder Mykolajiw, oder Kiew, mit Geschäftsreisen.

Vertragsdauer:  bis 31.12.2026 mit Möglichkeit zur Verlängerung.

Hauptzweck

Projekt der italienischen Agentur für Entwicklung und Zusammenarbeit (AICS):  „Integrierte Notfallreaktion für gefährdete Bevölkerungsgruppen, die vom Konflikt in den Regionen Mykolajiw und Cherson betroffen sind“.

Der Projektmanager sorgt für die ständige Zusammenarbeit verschiedener Supportabteilungen, um eine zeitnahe Unterstützung des Projektteams zu gewährleisten.

Der Projektmanager ist Budgetinhaber für den gesamten Projektzuschuss/Budget und überwacht/überwacht genau die Finanzplanung, Liquiditätsplanung und Budgetauslastung/Burn-Rate-ÜberwachungB.

Die Finanz-/Budgetverwaltung liegt in der letztendlichen Verantwortung des Projektmanagers für das spezifische Projekt und er/sie muss sicherstellen, dass dies mit einer genauen Protokollrahmen- und Arbeitsplanüberwachung einhergeht.

Bericht an:

Hierarchisch: Programmkoordinator.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Stellt die Planung, Umsetzung und Überwachung/Bewertung sicher und legt Ziele fest, wie in der Projektbeschreibung enthalten. Signifikante Abweichung vom Programmumsetzungsplan und den geschätzten Ausgaben kennzeichnen; Alarmieren Sie relevante Mitarbeiter.
• Gewährleistung eines effizienten Finanzmanagements als Hauptbudgetinhaber für das Projekt in Übereinstimmung mit dem INTERSOS-Modell und den Geberbestimmungen.
• Team-/HR-Management (Mitarbeiter und Freiwillige)
• Lieferung hochwertiger Projektaktivitätenberichte, einschließlich der Ergebnisse in Bezug auf die Auswirkungen/Änderungen auf der Ebene der Begünstigten, die durch das Projekt erzielt wurden, konforme und konsistente Berichterstattung gemäß INTERSOS und Geberanforderungen, in Zusammenarbeit mit der Grants Unit des Hauptquartiers
• Entwickeln Sie ein klares Verständnis des INTERSOS-Programms und der Länderstrategie im Projektteam – stellen Sie außerdem zeitnahen Input/Feedback des Teams zu strategischen Fragen sicher.
• Unterstützen Sie den Programmkoordinator bei der Programm-/Projektentwicklung.
• Stellen Sie sicher, dass die Programmdurchführung den technischen Mindeststandards von INTERSOS und den Gebern entspricht, und holen Sie sich Anleitungen und Tools für den technischen Bereich und die MEAL-Abteilung.
• Sorgen Sie für einen klaren Überblick von Akteuren und Diensten im Interventionsbereich, die die Entwicklung und Umsetzung von Partnerschaften und Überweisungswegen ermöglichen.
• Administrative und Bürounterstützungsaktivitäten (Vereinbarung, Änderungen, unterzeichnete Berichte, Mitteilungen usw.) 

Detaillierte Verantwortlichkeiten und Aufgaben:

• Stellen Sie sicher, dass der genehmigte Projektvorschlag vollständig und rechtzeitig umgesetzt wird, und halten Sie proaktiv die Fristen für die Berichterstattung ein:
• Projektstart und Präsentation/Teilung des Projekts mit den Teams
• Überprüfung und Vorbereitung eines detaillierten Aktivitätsplans mit dem Team
• Überprüfung der Zielgruppenansprache der Begünstigten

Finanzmanagement und Beschaffung:

• Finanz- und Beschaffungsplan vorbereiten, überwachen und umsetzen
• Finanzplan vorbereiten
• Genehmigung aller Einkäufe/Verträge und Budgetlinienzuweisungen
• Überprüfen Sie die Buchhaltungseinträge in den INTERSOS-Buchhaltungstabellen (JOURNAL): Überprüfen Sie die Budgetlinienzuweisungen, den Status der Budgetausgaben anhand der tatsächlichen Lieferung und den Finanzplan für den verbleibenden Projektumsetzungszeitraum.
• Stellen Sie sicher, dass für alle Käufe/Verträge o. ä. gesorgt wirdf Waren/Dienstleistungen/Lieferungen werden in Abstimmung mit den Finanz- und Logistikabteilungen die korrekten INTERSOS-Beschaffungsrichtlinien angewendet und ordnungsgemäß dokumentiert.
• Überprüfen Sie die Liste der Ausgaben vor der Fertigstellung der Zwischen- und Abschlussfinanzberichte
• Trägt die endgültige Verantwortung für die Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit aller Begleitdokumente 

Personenmanagement:

• Vereinbarung und Festlegung klarer Berichts- und Kommunikationslinien
• Teamrekrutierung, Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, um aktuelle HR-Dateien zu sichern.
• Ständiges Coaching der Teams am Arbeitsplatz, um an der Qualität zu arbeiten in der Lieferung.
• Verwaltet und bewertet die Leistung der Projektmitarbeiter.
• Führen Sie wöchentliche und monatliche Besprechungen mit dem Team durch, um die Planung zu überprüfen und die Hauptanliegen zu besprechen, auf die Sie sich für den kommenden Zeitraum konzentrieren sollten.
• Kontinuierliche/schnelle Überprüfung der Datenqualität, die von den Außendienstmitarbeitern gesammelt und erhalten wird.
• Stellen Sie sicher, dass die Teams die INTERSOS-Regeln und -Richtlinien für die Mission respektieren und den INTERSOS-Verhaltenskodex und die Wertecharta einhalten. 

Überwachung und Bewertung:

• Stellen Sie die Überwachung und Überprüfung für die Zielgruppenansprache der Begünstigten sicher.
• Überwachen Sie außerdem die Projektergebnisse mithilfe eines ergebnisorientierten Managementansatzes auf die Ergebnisse und Aktivitäten, einschließlich der durch das Projekt erzielten Veränderungen auf Haushalts- und Gemeindeebene.
• Führen Sie (sofern die Sicherheitslage dies zulässt) Besuche vor Ort durch, um dem Team technische Anleitung und Aufsicht zu geben und den Fortschritt und die Qualität der verschiedenen Projektaktivitäten zu überwachen. 

Berichterstellung:

• Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Berichterstattung über Erfolge durch tägliche Kurzbesprechungen, monatliche und wöchentliche Planung, präsentiert im Vergleich zu wöchentlichen und monatlichen Leistungsberichten mit klaren quantitativen und qualitativen Informationen zu Aktivitäten.
• Stellen Sie eine regelmäßige Berichterstattung pro Team sicher und erstellen, überprüfen und analysieren Sie Berichte auf monatlicher Basis, die im INTERSOS Project Appraisal Tool widergespiegelt werden.
• Bereiten Sie Ad-hoc-Fortschrittsberichte für den Spender und offiziell erforderliche Zwischen- und Abschlussberichte des Projekts vor; Bereiten Sie zeitnah und qualitativ hochwertige Zwischen- und Abschlussberichte für den Spender vor, vergleichen Sie Erfolge mit Ergebnissen und Ergebnissen und reflektieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse klar in Empfehlungen für die zukünftige Programmierung.
• Trägt die endgültige Verantwortung für alle unterstützenden Dokumente (Überprüfungsmittel) und allgemeinen Projektdokumente.
• Liefert regelmäßig Kommunikationsprodukte (einschließlich Bilder) zum Projekt, die von der INTERSOS-Kommunikationsabteilung in verschiedenen Bereichen verwendet werden sollen.

Koordination und Darstellung:

• Unterstützen Sie den Programmkoordinator/die technischen Koordinatoren bei der Teilnahme an Cluster-Meetings und stellen Sie eine zeitnahe Berichterstattung über Höhepunkte und relevante Informationen für den Interventionsbereich sicher.
• Nehmen Sie an regelmäßigen Treffen mit den Gebervertretern teil und erleichtern Sie Besuche von Gebermissionen vor Ort (sofern die Sicherheit dies zulässt), in Abstimmung mit dem Programmkoordinator.
• Sorgen Sie für einen systematischen Informations- und Aktualisierungsaustausch mit dem Programm Koordinator
• Führen Sie bei Bedarf weitere damit verbundene Aufgaben aus.

Anforderungen

Bildung

• Fortgeschrittener Universitätsabschluss in Sozialwissenschaften, Politikwissenschaften, Internationalen Beziehungen, humanitärer und internationaler Zusammenarbeit oder einem verwandten Bereich

Berufserfahrung

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Management von humanitären Projekten/Programmen, einschließlich Finanzmanagement und Logistikverantwortung. 
• Erfahrung in den AICS-Projekten wird geschätzt.
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung in der Implementierung von sektorübergreifenden humanitären Programmen und in der Sicherheitskontextanalyse

Professionelle Anforderungen

• Erfahrung in komplexen Notfallsituationen und unsicheren Ländern
• Verwaltungs-, Finanz- und Budgetmanagementfähigkeiten
• Grundlegende Computerkenntnisse (Word, Excel und Internet)
• Analytisches Denken, Analysefähigkeit und strategische Programmentwicklungsfähigkeiten

Persönliche Anforderungen

• Erfahrung im Aufbau und der Pflege von Kooperationsbeziehungen mit Spendern und Regierungspartnern sowie in der Compliance und Berichterstattung der Spender
• Ausgeprägte Repräsentations- und Verhandlungsfähigkeiten
• Fähigkeit, in stressigen Umgebungen eine schnelle und qualitativ hochwertige Lieferung sicherzustellen
• Fähigkeit, Fristen einzuhalten und das Linienmanagement zu respektieren
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten: Kommunikation, diplomatische Fähigkeiten und Problemlöser
• Führung, Personalmanagement und -entwicklung
• Organisation und Problemlösung
• Verpflichtung zu den INTERSOS-Prinzipien
• PSEA-Schulungszertifikat sowie Einhaltung der Richtlinien zum Verhaltenskodex, Schutz vor sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (PSEAH) sowie anderer Richtlinien zum Schutz von Freamework Intersos.

Sprachen

• Englische Sprache erforderlich
• Italienische Sprachkenntnisse wünschenswert

Unsere Vorteile:

• Offizielle Beschäftigung gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Ukraine
• KrankenversicherterBerufs- und Lebensversicherung
• Arbeitszeiten: 09.00–18.00 Uhr
• Bereitstellung von Arbeitsausrüstung
• Möglichkeit, im humanitären Bereich zu studieren und sich weiterzuentwickeln
• Möglichkeit, Erfahrungen bei der Arbeit für eine internationale Organisation zu sammeln
• Arbeiten Sie mit dem Team von Kollegen zusammen, um Großes zu erreichen Ziele.

Von allen INTERSOS-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten gemäß der INTERSOS-Wertecharta, dem Ethikkodex, der PSEA und den Kinderschutzrichtlinien wahrnehmen. Die Stellenbeschreibung ist für alle Positionen innerhalb von INTERSOS obligatorisch und muss vom Mitarbeiter innerhalb der ersten Arbeitswoche unterzeichnet werden

INTERSOS setzt sich für den Aufbau einer vielfältigen Belegschaft durch die Förderung der Vielfalt in der Organisation ein, die Wohlstand bringt und die Organisation in ihren Unterschieden repräsentiert; Kandidaten müssen hinsichtlich des Auswahlverfahrens, der Kriterien und der Aufnahme gleich behandelt werden.

!!! Um am Auswahlverfahren teilzunehmen, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf (vorzugsweise) auf Englisch und füllen Sie das Formular hier aus: INTERSOS-Anwendung