Projektmanager in HelpAge International in Ukraine, Representative Office

Projektmanager BMZ-Projekt

Standort: Dnipro mit häufigen Reisen zu Aktivitäten vor Ort. 

Positionstyp: National

Positionsstatus: Befristeter Vollzeitarbeitsvertrag (mit 3-monatiger Probezeit). 

Berichtet an: Landesdirektor (CD)

Linienmanagement: Projektbeauftragte (POs), Beauftragter für Beschäftigungs- und Wohnungsunterstützung, Sozialschutzbeauftragter, Zuschussverteilung Berater

Unterstützt: MEAL-Team 

Arbeitet direkt zusammen mit: Finanzleiter, MEAL-Manager, Alters- und Inklusionsberater, Beschaffungs- und Logistikmanager, NGOs lokaler Partner und anderen.

Gehalt: Basierend auf der HAI-Gehaltsskala

Positionsübersicht
Der Projektmanager ist für die Koordinierung eines Übergangshilfeprojekts verantwortlich konzentrierte sich auf Erholung und Entwicklung im Zusammenhang zwischen humanitärer Hilfe, Entwicklung und Frieden: „Würde in Unabhängigkeit: Unterstütztes Leben und wirtschaftliche Stärkung für vertriebene ältere Menschen, insbesondere Frauen, in der Ostukraine“, finanziert vom Bundesministerium für wirtschaftliche Entwicklung und Zusammenarbeit (BMZ). Die Rolle umfasst die Aufsicht über die Implementierungspartner in der östlichen Region (Oblast Dnipro und Charkiw), die Sicherstellung der vollständigen Einhaltung der Ukraine-Richtlinien von HelpAge International (HAI), die Unterstützung der Projektentwicklung und die Sicherstellung der rechtzeitigen Bereitstellung von Projektaktivitäten, einschließlich Umsetzung, Überwachung, Berichterstattung und Budgetverwaltung.

Der Projektmanager sorgt für eine effektive Bereitstellung im Einklang mit den Geberanforderungen (AA/KWI), humanitären Standards, Lokalisierungsverpflichtungen und relevanten Koordinationsrahmen.

Über HelpAge International 

HelpAge International arbeitet mit Partnern und einem vielfältigen globalen Netzwerk von mehr als 170 Organisationen in 90 Ländern zusammen und unterstützt Millionen älterer Menschen dabei, ein sicheres, würdevolles und gesundes Leben zu führen. Durch unsere Partnerschaften und Kooperationen arbeiten wir daran, die Inklusion älterer Menschen in der gesamten Gesellschaft sicherzustellen und streben danach, eine gerechte und faire Welt für alle zu schaffen, unabhängig von ihrem Alter.

 Unsere Arbeit wird von unserem Wunsch angetrieben, echte Wirkung für ältere Menschen zu erzielen, integrativ zu sein, partnerschaftlich zusammenzuarbeiten und aus unseren gemeinsamen Erfahrungen zu lernen. Unsere Strategie „Altern in einer gerechten Welt“ für 2030 legt fest, wie wir gemeinsam die Zukunft gestalten, die uns allen gemeinsam ist. Indem wir sicherstellen, dass unsere gesamte Arbeit Wohlbefinden, Würde und Stimme fördert, können wir einen positiven Einfluss auf das Leben aktueller und zukünftiger älterer Menschen haben.

 Über HelpAge Ukraine 

 HelpAge ist seit 2014 in der Ukraine tätig, hat ein Büro in Kiew eröffnet und programmatische Öffentlichkeitsarbeit in der Ostregion (Oblast Donezk und Luhansk) geleistet.  

HelpAge in der Ukraine verlegte seinen Hauptsitz im April 2022 aufgrund der vollständigen russischen Invasion von Kiew nach Lemberg. HelpAge hat jetzt Niederlassungen in Kiew, Lemberg und Dnipro. Die interne Koordination, einschließlich regelmäßiger Programmkoordinierungstreffen mit der Zentrale in London und anderen Länderkollegen, erfolgt im Rahmen einer Wocheekly-Basis.

Wesentliche berufliche Verantwortlichkeiten

Koordination (10 %):

• Förderung des Projektzusammenhalts durch Koordination mit lokalen Partnern.
• Gewährleistung der Projektqualität und -wirkung durch Zusammenarbeit mit dem Programmqualitätsteam mit allen Abteilungen und Programmmitarbeitern des GFFO-Projekts.
• Vertretung von HelpAge in der Cluster- und technischen Arbeit Gruppen, einschließlich der Age and Disability Technical Working Group (ADTWG), des Protection Clusters und relevanter UN-Koordinierungsmechanismen.
• Pflegen Sie eine enge Zusammenarbeit mit lokalen und nationalen Behörden, einschließlich Sozialschutzabteilungen, Kommunen und dem Ministerium für Sozialpolitik.
• Koordinieren Sie sich mit UN-Organisationen (z. B. UNFPA, UNHCR, WHO) und Akteuren der Zivilgesellschaft, um Komplementarität, Verweise und Einhaltung von Standards sicherzustellen. 
• Bauen Sie Beziehungen zu Behörden auf der Ebene der Gemeinden auf. Sorgen Sie für eine gute Kommunikation sicherheitsrelevanter Informationen an jedem Standort, einschließlich verschiedener Außenstellen und Büros.
• Stellen Sie sicher, dass Sie an den relevanten Treffen mit Partnern und regionalen/lokalen Behörden teilnehmen. 

Projektkoordination (60 %) 

• Leiten Sie in Übereinstimmung mit den Geberanforderungen die tägliche Verwaltung des Projekts in den Bereichen Schutz, Gesundheit, Grundversorgung, Lebensunterhalt und sozialer Zusammenhalt.
• Sorgen Sie für eine zeitnahe und qualitativ hochwertige Umsetzung aller Ergebnisse, einschließlich Infrastruktursanierung, alters- und behindertengerechter Dienste, gemeinschaftsbasierter Schutz und wirtschaftliche Wiedereingliederung Aktivitäten
• Überwachen Sie die Umsetzung in den Oblasten Dnipro und Charkiw und stellen Sie kontextbezogene Anpassung und Konfliktsensibilität sicher.
• Gewährleistung geschlechtergerechter und feministischer Ansätze mit besonderem Schwerpunkt auf älteren Frauen, Menschen mit Behinderungen und marginalisierten Gruppen (einschließlich LGBTIQ+- und Roma-Gemeinschaften).
• Überwachen Sie die Umsetzung von bedingten Barzuschüssen für die Gründung älterer Menschen (50+) und stellen Sie die Einhaltung der CVA-Richtlinien, Rechenschaftspflicht und Risiko sicher Schadensbegrenzung.
• Stellen Sie die Integration von Schulung, Mentoring, Geschäftsplanung, Zuschussauswahl und Überwachung nach der Zuwendung sicher.
• Überwachen Sie Schutz-, Geschlechter- und Inklusionsrisiken im Zusammenhang mit Bargeldhilfe und Aktivitäten zur Sicherung des Lebensunterhalts.
• Behalten Sie fundierte Kenntnisse der wichtigsten Projektdokumentation bei und stellen Sie sicher, dass die Projektmitarbeiter mit dem Projektziel, den Vorgaben und Aktivitäten, den erforderlichen Geberverfahren und dem genehmigten Projektvorschlag vertraut sind.
• Überprüfen Sie bestehende Projektdesigns, Ziele, Ergebnisse, Indikatoren, und Budget, um sicherzustellen, dass diese angemessen und realistisch sind, und schlagen Sie bei Bedarf Änderungen vor.
• Arbeiten Sie regelmäßig mit dem Budget, um entsprechende Änderungen vorzunehmen, einschließlich des Budgets der Partner
• Übernehmen Sie an den unterstützten Standorten die Gesamtüberwachung der Arbeitsplanungsprozesse, um sicherzustellen, dass Prioritäten identifiziert und geeignete Strategien zu deren Bewältigung umgesetzt werden.
• Gewährleisten Sie die Projektqualität und die Anwendung von Best Practices in den HAI-Programmstandards:
• Maximieren Sie die Möglichkeiten, gewonnene Erkenntnisse und Best Practices zu integrieren.
• Koordinieren und sicherstellen ichInput von Mitarbeitern vor Ort. Seien Sie für alle Aspekte der Rechenschaftspflicht für ein bestimmtes Projekt verantwortlich.
• Tragen Sie in Abstimmung mit dem MEAL-Team zur Datenerfassung, -speicherung und -analyse bei.
• Überwachen Sie einen Beschwerdereaktionsmechanismus (CRM) an den Projektstandorten, der sicherstellt, dass alle HAI-Begünstigten vertrauliche Beschwerden und Feedback zu HAI einreichen können, und stellen Sie sicher, dass POs und Projektmitarbeiter mit dem CRM vertraut sind.
• Gewährleistung von Datenschutz und Vertraulichkeit in allen Phasen des Projekts Prozess.
• Koordination der Informationsbeschaffung und Erstellung von Berichten.
• Zusammenarbeit mit dem Finanzleiter, um die Projektausgaben monatlich zu überwachen und Projektmaßnahmen im Falle von Über-/Unterausgaben zu ergreifen.
• Rekrutieren Sie POs und Projektmitarbeiter durch transparente, strenge und fundiert begründete Verfahren im Einklang mit den HAI-Richtlinien und -Werten.
• Verwalten Sie die Leistung und Entwicklung von POs und Projektmitarbeitern und geben Sie angemessenes und zeitnahes Feedback.
• Alle Projekte Informationen und Dokumente (sowohl programmatisch als auch finanziell) für die Prüfung sind in der Außenstelle verfügbar und zugänglich.
• Unterstützung bei der Identifizierung und Vorbereitung der Erfolgsgeschichten der Begünstigten.
• Gewährleistung der Einhaltung der „Sichtbarkeits“-Anforderungen des Spenders (Logos, Fotos usw.).
• Unterstützung in Sicherheitsfragen für POs und Projektmitarbeiter unter Anleitung des Vorgesetzten und Sicherheitsbeauftragten.
• Durchführung regelmäßiger Treffen mit Implementierungspartnern Stellen Sie sicher, dass Sie Projektaktivitäten qualitativ hochwertig und rechtzeitig umsetzen.
• Stellen Sie alle notwendige Unterstützung bereit, kontrollieren Sie sie monatlich und stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen für den Spenderbericht sammeln.
• Führen Sie regelmäßige Feldüberwachungsbesuche bei der AoO durch, einschließlich der Aktivitäten der Partner.

Berichterstattung (20 %)

• Vorbereitung für die monatliche Berichterstattung, einschließlich Aktualisierung für KPIs. Leitende Vorbereitung hochwertiger narrativer Berichte, Aktualisierungen und Ad-hoc-Spenderkommunikation.
• Vorbereitung und Bearbeitung von von Spendern geforderten Projektberichten auf Englisch zur Überprüfung durch den Vorgesetzten.
• Vorbereitung notwendiger Informationen, PPP für verschiedene Veranstaltungen zu Projektaktivitäten.
• Beitrag zu Audits, Bewertungen und Lernprozessen. 
• Unterstützen Sie die Koordination mit HelpAge Deutschland (HAD) in Bezug auf Compliance, Reporting und technische Inputs. 

Sonstiges (10 %)

• Sorgen Sie für eine effektive Stärkung und Betreuung der Partnerkapazitäten und stellen Sie die Übereinstimmung mit Projektstandards, Verantwortungsrahmen und Geberanforderungen (BMZ/AA) sicher.
• Fördern Sie Lokalisierungsgrundsätze durch Unterstützung von Partnerführung, Verantwortung und Nachhaltigkeit.
• Englisch sprechende Mitarbeiter müssen bei Bedarf mündliche und schriftliche Übersetzungen liefern.
• Andere programmbezogene Aufgaben werden direkt übernommen Vorgesetzter. 

Lass uns über dich reden

Du wirst jemand sein mit:

Grundlagen 

• Universitätsabschluss in Sozialwissenschaften, Entwicklungsstudien, öffentlicher Gesundheit, humanitären Angelegenheiten oder einem verwandten Bereich
• Mindestens 5–7 Jahre Erfahrung in der Entwicklung als ProfiProjektmanagement, vorzugsweise in konfliktbetroffenen Umgebungen.
• Englischkenntnisse

• Vorzugsweise Erfahrung in der Leitung von Projekten, die von deutschen Gebern wie BMZ, GFFO gefördert werden

• Nachgewiesene Erfahrung in der Zusammenarbeit mit lokalen Partnern und der Umsetzung von Lokalisierungsansätzen.

• Solide Kenntnisse von bargeldbasierten Interventionen (CVA) und Livelihood-Programmierung.

• Erfahrung in der Koordination mit UN-Organisationen, Clustern und Regierungskollegen.

• Ausgeprägte Kenntnisse über Schutzprinzipien, Geschlechtergleichheit, Inklusion von Menschen mit Behinderungen und Rechenschaftsrahmen.

• Ausgezeichnete Berichterstattung, Koordination und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.

• Ausgezeichnete Kenntnisse und Verständnis des Projektmanagements, in der Lage, die Projektqualität und die Anwendung bewährter Verfahren sicherzustellen.

• Ausgezeichnete Fähigkeiten zur Teamarbeit und die Fähigkeit dazu Arbeiten Sie in einem multikulturellen Umfeld und bauen Sie effektive Arbeitsbeziehungen auf.

• Ausgeprägte zwischenmenschliche und repräsentative Fähigkeiten mit der Fähigkeit, sich effektiv zu vernetzen.

• Fähigkeit, Teammitglieder zu verwalten und weiterzuentwickeln.

• Fähigkeit, qualitativ hochwertige Berichte und Vorschläge zu verfassen.

• Fähigkeit, zu Budgets beizutragen und diese zu überprüfen sowie Ausgaben und Logistik zu überwachen.

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen arbeiten und enge Fristen einhalten

• Bereitschaft und Fähigkeit, je nach Bedarf durch die Ukraine zu reisen und zu arbeiten.

Was wir bieten

• Arbeitsvertrag.
• Gehalt gemäß der Gehaltstabelle von Help Age Ukraine, abhängig von der Erfahrung und den Qualifikationen. 
• Private Krankenversicherung.
• 24 Tage bezahlter Jahresurlaub und andere Leistungen gemäß dem ukrainischen Arbeitsgesetzbuch. 
• Wohlfühltag, der letzte Freitag im Monat ist ein arbeitsfreier Tag. 
• Günstige Bürolage im Stadtzentrum.

Schutz

HelpAge International engagiert sich für den Schutz der Gemeinschaften, mit denen wir zusammenarbeiten, unserer Partner, Mitarbeiter und alle anderen Personen, mit denen wir in Kontakt kommen.

Daher sind Sie auch verantwortlich für:

Verhindern von Schaden und Missbrauch durch unsere Mitarbeiter, Betriebe und Programme für jeden, der mit unserer Arbeit in Berührung kommt.

• Meldung aller Sicherheitsvorfälle, die Sie sehen, hören, erfahren oder vermuten, mithilfe unseres internen Meldemechanismus.
• Einhaltung aller Richtlinien und Praktiken des Sicherheitsrahmens.
• Absolvieren Sie obligatorische Schulungskurse in Bezug auf unsere Sicherheitsrichtlinien und die Einhaltung des HR-Überprüfungsverfahrensedures.

 So bewerben Sie sich

Achtung! Diese Stelle ist nur für ukrainische Staatsbürger offen. Bitte beachten Sie, dass die Vorstellungsgespräche fortlaufend angesetzt werden, bis die Position besetzt ist, und dass nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, benachrichtigt werden. Wenn Sie nicht innerhalb von zwei Wochen nach Bewerbungsschluss von uns gehört haben, bedeutet dies, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war.