Projektmanager in humedica e.V

Die Repräsentanz des eingetragenen Vereins „HUMEDICA“ in der Ukraine gibt im Rahmen des humanitären Projekts „Verbesserung des Zugangs zu lebensrettenden Gesundheits- und psychosozialen Unterstützungsdiensten für gefährdete Menschen und Stärkung der Widerstandsfähigkeit in vom Krieg betroffenen Gemeinden in den Oblasten Sumy und Tschernihiw“, finanziert vom Humanitären Fonds der Ukraine (UHF), Projektnummer CBPF-UKR-25-S-INGO-34746, eine Einstellung für die Position des Projekts bekannt Manager.

Dienstort: Tschernihiw

Projektstandorte: Oblast Tschernihiw und Rajon Schostka, Oblast Sumy

Anstellungsart: Vollzeit

Vertragsdauer: 5 Monate mit der Möglichkeit der Verlängerung

Berichtslinie: Leiter von Programme

Rollenzweck

Der Projektmanager sorgt für eine effektive Planung, Umsetzung, Überwachung und Berichterstattung der humanitären Aktivitäten von humedica im Rayon Schostka, im Oblast Sumy und in den Oblasten Tschernihiw. Die Rolle beaufsichtigt die Feldteams, stimmt sich mit technischen Abteilungen und lokalen Partnern ab und stellt sicher, dass die Aktivitäten den Anforderungen der Spender, den Organisationsrichtlinien und den humanitären Standards entsprechen. Der Projektleiter passt Projektpläne an den sich ändernden Kontext an und vertritt humedica in relevanten Koordinationsstrukturen.

Hauptaufgaben

1. Projektzyklusmanagement

• Entwickeln Sie Arbeitspläne, Zeitpläne und Implementierungsrahmen für Projekte.
• Koordinieren Sie den Projektstart, regelmäßige Fortschrittsüberprüfungen und Abschlussprozesse.
• Überwachen Sie die tägliche Implementierung und stellen Sie Qualität, Compliance und pünktliche Lieferung sicher.
• Passen Sie Arbeitspläne basierend auf kontextuellen Entwicklungen an; Unterstützen Sie Vorschlagsänderungen und die Entwicklung neuer Projektvorschläge.
• Koordinieren Sie die Eingaben von technischen Spezialisten (Gesundheit, MHPSS, MEAL), um die Kohärenz zwischen den Projektkomponenten sicherzustellen.
• Sorgen Sie für den ordnungsgemäßen Ablauf und die Registrierung der Dokumentation (Aktivitätsberichte, Anwesenheitslisten, Verteilerlisten, Finanzdokumente).
• Unterstützen Sie die Organisation von Schulungen, Workshops und Veranstaltungen zum Kapazitätsaufbau.

2. Finanz- und Verwaltungsaufsicht

• Beitrag zur Projektbudgetierung und Ausgabenplanung; Überwachen Sie Ausgaben und aktualisieren Sie Finanzprognosen.
• Genehmigen Sie projektbezogene Ausgaben im Rahmen der delegierten Befugnisse.
• Stellen Sie die rechtzeitige Übermittlung der Finanzdokumentation an die Finanzabteilung sicher.
• Koordinieren Sie den Beschaffungsbedarf, bereiten Sie Kaufanfragen vor und beteiligen Sie sich gemeinsam mit der Logistikabteilung an der Lieferantenauswahl.
• Überwachen Sie den Empfang, die Lagerung, die Verteilung und die ordnungsgemäße Verwendung von Projektvermögenswerten, Materialien und Vorräten.

3. Teammanagement und Personalwesen

• Unterstützen Sie die Rekrutierung und Einarbeitung von Projektmitarbeitern.
• Überwachen und leiten Sie Außendienstteams und sorgen Sie für klare Verantwortlichkeiten und Leistungserwartungen.
• Führen Sie Leistungsbeurteilungen durch und ermitteln Sie den Bedarf an Kapazitätsaufbau.
• Fördern Sie ein positives, respektvolles, integratives und verantwortungsbewusstes Teamumfeld.
• Unterstützen Sie KonflikteLösung und Personalentwicklung in Abstimmung mit HR.

4. Qualitätssicherung und Compliance

• Führen Sie regelmäßige Feldüberwachungsbesuche durch, um den Fortschritt, die Datengenauigkeit und die Einhaltung von Standards zu überprüfen.
• Gewährleistung einer genauen Dokumentation, transparenten Archivierung und Prüfungsbereitschaft.
• Gewährleistung der Einhaltung von Spenderanforderungen, Organisationsrichtlinien, Datenschutzregeln, Betrugsbekämpfung, Schutz und PSEA-Standards.
• Identifizieren Sie betriebliche Risiken und schlagen Sie dem Leiter Korrekturmaßnahmen vor Programme.

5. Sicherheits- und Risikomanagement

• Stellen Sie sicher, dass alle Projektmitarbeiter Sicherheits-SOPs, Kommunikationsprotokolle und Notfallmaßnahmen befolgen.
• Koordinieren Sie sich mit dem Sicherheitsmanager, um lokale Entwicklungen zu überwachen und Sicherheitsvorkehrungen auf Projektebene zu aktualisieren.
• Fördern Sie eine Kultur der Sicherheit, des verantwortungsvollen Verhaltens und der Meldung von Vorfällen.

6. Externe Beziehungen und Koordination

• Pflegen Sie eine starke Kommunikation mit Begünstigten, Behörden, NGOs, Partnern und Gemeindevertretern.
• Vertreten Sie humedica bei Clustertreffen, technischen Arbeitsgruppen und humanitären Koordinierungsforen.
• Sorgen Sie für einen respektvollen und kultursensiblen Umgang mit Gemeinden.
• Koordinieren Sie Berichterstattung, Sichtbarkeit und gemeinsame Aktivitäten mit Implementierungspartnern und der humedica-Zentrale.
• Identifizieren Sie Möglichkeiten für Zusammenarbeit, Komplementarität und verbesserte Servicebereitstellung.

Übergreifende Verantwortlichkeiten

• Gewährleistung der Rechenschaftspflicht gegenüber betroffenen Bevölkerungsgruppen durch Konsultation, Feedback und Beschwerdemechanismen.
• Gewährleistung der Einhaltung von PSEA-, Schutz-, Geschlechtergleichstellungs- und Inklusionsstandards.
• Förderung von Würde, Teilhabe und Nichtdiskriminierung im gesamten Projekt Aktivitäten.

Erforderliche Qualifikationen

• Bachelor-Abschluss in Projektmanagement, Gesundheit, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung von humanitären oder Entwicklungsprojekten.
• Ausgeprägtes Verständnis des Projektzyklusmanagements und der Compliance-Anforderungen von Spendern.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Finanzen, Logistik, Beschaffung und Partnern.
• Ausgezeichnete Planung, Koordination, Kommunikation und Fähigkeiten zur Einbindung von Stakeholdern.
• Arbeiten in Ukrainisch und Englisch.
• Ausgeprägte IKT-Kenntnisse und Erfahrung mit Projektmanagement-Tools.

Schlüsselkompetenzen

• Integrität, Verantwortlichkeit, Professionalität.
• Starke zwischenmenschliche Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und sich an ein sich schnell veränderndes Umfeld anzupassen.
• Teamarbeit, Inklusivität und Respekt für Vielfalt.
• Analytisches Denken und lösungsorientiertes Vorgehen.
• Engagement für Lernen und kontinuierliche Verbesserung.

Erklärung zur Chancengleichheit

humedica e. V. setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein und begrüßt Bewerbungen aller qualifizierten Kandidaten, unabhängig von Rasse, Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung, Behinderung oder anderen Merkmalen. Wir legen Wert auf Vielfalt undsind bestrebt, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen.