Projektmanagementberater HLA/Humanitarian Leadership Academy Projektleiter in Save the Children

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей. МЕТА ПОСАДИ:Підзвітний Координатору навчальних рішень HLA та у взаємодії з Регіональним лідером HLA, програмний спеціаліст працюватиме над підтримкою впровадження та розвитку ініціатив та заходів з посилення потенціалу в рамках Реагування на надзвичайні ситуації в Україні.Особлива увага приділятиметься роботі у партнерстві з іншими зацікавленими сторонами для забезпечення скоординованого та спільного підходу до реалізації ініціатив та заходів з розвитку потенціалу в рамках діяльності організації "Save the Children" та більш широкого сектору.Ви матимете змогу застосувати свій досвід у наданні належної адміністративної та фінансової підтримки для організації заходів, семінарів та тренінгів.ОСНОВНІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:Допомога у проведенні тренінгів, фасилітації та управлінні заходамиПідтримка адміністрування та проведення ініціатив та заходів з підвищення ефективності, включаючи організацію та контроль за набором учасників, їх адаптацію та подальший супровід під час навчальних програм.Підтримка керівників проектів в організації та впровадженні ініціатив та заходів з підвищення ефективності, координація з командою з питань постачання для забезпечення безперебійної підготовки та проведення кожного заходу.Несе відповідальність за оновлення, підготовку, виробництво ресурсів для рекрутингу та навчання, а також роздаткових матеріалів до та під час навчальних заходів, поїздок.Відповідає за забезпечення учасників та фасилітаторів необхідним обладнанням та устаткуванням під час ініціатив та заходів з підвищення ефективності.Підтримка широкого спектру тренінгів та заходів, що проводяться онлайн та особисто на місці, наприклад, з підготовкою, налаштуванням сцени, привітанням гостей, наданням технологічної допомоги, наданням підтримки в адаптації та привітанні учасників та гостей, керуванням процесами узгодження та оцінки, фотодокументацією, управлінням кейтерингом та ін.Моніторинг, оцінювання та комунікаціїДопомога у підготовці щоквартальних звітів для донора проектуСпівпраця з командами HLA з комунікацій для поширення новин, фотографій та результатів серед широкої аудиторії HLA (веб-сайт, соціальні мережі, звіти, робота, що стосується департаменту MEAL)Створення форм МS та збір даних за допомогою опитувань або оцінювання (наприклад, LNA, OCA, RNA)Загальна адміністративна підтримкаТісна співпраця з регіональним лідером HLA, командою HLA Східної Європи та глобальною командою HLA в регіоні та в рамках стратегічних пріоритетних напрямків роботи, де це необхідноПідтримка у створенні та управлінні платформами для дистанційних зустрічей та співпраці, цифрової комунікації та інструментів співпраці, необхідних для проведення навчальних заходів, сесій, вебінарів тощо.Підтримка учасників та фасилітаторів тренінгів у питаннях організації подорожей, оформлення віз та підтримки зв'язку з логістикою програми.Підготовка драфту Terms of References, запитів на участь у тендерах та запитів на отримання зовнішніх послуг.Підтримка в обслуговуванні платформ команди та керуванні данимиДопомога команді у перевірці та встановленні процедур партнерства у співпраці з представниками відповідних нагород та командою з питань партнерства "Save the Children Ukraine".Складання або консультування щодо технічних завдань та інших письмових документів у команді HLAДопомога у виконанні інших загальних адміністративних завдань на спеціальній основі за потреби.ФінансиДопомагати Координатору HLA в Україні, Операційному директору в Україні та Регіональному керівнику HLA у формуванні бюджету та прогнозуванні.Опрацьовувати фінансові транзакції та вести фінансову документацію для команди, тісно співпрацюючи з колегами з фінансової команди Save the Children Ukraine та головними розпорядниками бюджетних коштів.Отримувати інвойси та готувати запити на оплату для передачі до відділу фінансів.ЗахистДотримуватися та просувати основні політикиSavetheChildrenInternationalщодо захисту та кодексу поведінки.Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є виключними, і від працівника на цій посаді може знадобитися виконання додаткових обов'язків відповідно до його рівня кваліфікації та досвіду.Кваліфікація:Вища освіта в галузі адміністративного планування та/або фінансівДосвід планування, адміністрування та логістичної підтримки заходівДосвід створення та підтримки адміністративних процесів, наприклад, ведення документації.Основні навички:Навички фінансового бюджетуванняВідмінні навички міжособистісного спілкування з досвідом взаємодії із зацікавленими сторонами та роботи з людьми різного походження та культури.Доведена здатність успішно працювати з віддаленою проектною командоюВідмінні навички вирішення проблем, гнучкість та оперативність у роботі, налаштованість на результатЗдатність працювати за власної ініціативи, справлятися з великим обсягом роботи та розставляти пріоритети в умовах стислих термінів та тискуВідмінні навички письмової та усної комунікаціїОрганізованість і системність з хорошою увагою до деталейХороший рівень комп'ютерної грамотності в Microsoft Word, Outlook, Excel та PowerPointБажаноДосвід проведення тренінгів, фасилітації груп та онлайн/цифрового навчанняРозуміння та відданість гуманітарній роботі та досвід роботи в неурядових організаціях, що займаються гуманітарними питаннями, або питаннями розвиткуВільне володіння письмовою та усною англійською мовою є вкрай бажанимМи пропонуємо:Офіційне працевлаштуванняМіжнародні умови праціРобочий день з 9 до 17 годиниМедичне страхування та страхування життяКурси іноземної мови за рахунок організаціїПолітика захисту дітей:Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства.Здоров'я і безпека:Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.Різноманітність, справедливість та інклюзивність:SCI прагне створити справді інклюзивну, ефpositive und repräsentative Unternehmenskultur, die Fairness und Vielfalt unter den Mitarbeitern fördert und illegale Diskriminierung beseitigt. Wenn Sie an der Stelle interessiert sind, warten wir auf Ihr Feedback. Ein Lebenslauf in englischer Sprache ist von Vorteil. Wir wären Ihnen außerdem dankbar, wenn Sie uns die erwartete Gehaltshöhe und das Niveau Ihrer Englischkenntnisse angeben. Save the Children International ist eine humanitäre Organisation mit einer mehr als 100-jährigen Geschichte. Save the Children wurde im Mai 1919 in London gegründet und ist seit 2014 in der Ukraine tätig. Die Organisation begann ihre Arbeit auf dem Gebiet der Region Donezk. Derzeit weitet SCI seine Aktivitäten auf acht Städte in der Ukraine aus. Wir arbeiten in den Bereichen Bildung, Kinderschutz, Überwindung von Kinderarmut und Gesundheitsversorgung und führen außerdem Interessenvertretungsaktivitäten im Zusammenhang mit dem Schutz der Kinderrechte durch Als HLA-Lernlösungskoordinator und in Abstimmung mit dem regionalen HLA-Leiter wird der Programmverantwortliche daran arbeiten, die Umsetzung und Entwicklung von Initiativen und Veranstaltungen zur Kapazitätsstärkung in der gesamten Ukraine zu unterstützen. Der Schwerpunkt liegt klar auf der Zusammenarbeit mit anderen Interessengruppen, um eine sicherzustellen koordinierter und kollaborativer Ansatz zur Bereitstellung von Initiativen und Veranstaltungen zur Kapazitätsstärkung in der gesamten Save the Children-Bewegung und im gesamten Sektor. Sie können Ihre Erfahrung in der Bereitstellung umfassender administrativer und finanzieller Unterstützung für die Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Schulungen nutzen. Sie können Ihre Erfahrung bei der Bereitstellung umfassender administrativer und finanzieller Unterstützung bei der Einrichtung von Veranstaltungen, Workshops und Schulungen nutzen. SCHLÜSSELBEREICHE DER VERANTWORTLICHKEIT: Schulung, Moderation und Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement. Unterstützen Sie die Verwaltung und Durchführung von Initiativen und Veranstaltungen zur Kapazitätsstärkung, einschließlich der Verwaltung und Verfolgung der Teilnehmerrekrutierung, Onboarding, Nachbereitung während der Schulungsprogramme, Unterstützung der Projektleiter bei der Organisation und Einführung der Initiativen und Veranstaltungen zur Kapazitätsstärkung, Koordination mit dem Supply-Chain-Team, um eine reibungslose Vorbereitung zu gewährleisten, und Verantwortung für die Aktualisierung und Vorbereitung , Erstellung von Rekrutierungs- und Schulungsressourcen und -ausgaben vor und während der Schulungsveranstaltungen, Reisen. Verantwortlich für die Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung und Einrichtung für Teilnehmer und Moderatoren bei Initiativen und Veranstaltungen zur Kapazitätsstärkung. Unterstützung einer breiten Palette von Schulungsveranstaltungen und Veranstaltungen Einführung für Online- und Präsenzveranstaltungen vor Ort, z. B. bei den Vorbereitungen, dem Aufbau der Szenen, der Begrüßung der Gäste, der Bereitstellung technischer Unterstützung, der Unterstützung beim Onboarding und der Begrüßung von Teilnehmern und Gästen, der Verwaltung von Einwilligungen und Bewertungsprozessen, der Fotodokumentation, dem Catering-Management usw. Überwachung, Bewertung und Kommunikation. Unterstützen Sie die Erstellung von Quartalsberichten für das Projekt donorLiase mit HLA-Kommunikationsteams, um Aktualisierungen, Fotos und Ergebnisse an das breitere Publikum von HLA weiterzugeben (Website, soziale Medien, Berichte, MEAL-bezogene Arbeit). Erstellen von MS-Formularen und Sammeln von Daten durch Umfragen oder Bewertungen (z. B. LNA, OCA, RNA). AllgemeinesAdministrative Unterstützung. Arbeiten Sie eng mit dem HLA-Regionalleiter, dem HLA-Osteuropa-Team und dem globalen HLA in der Region und bei strategischen Prioritätsaufgaben zusammen, wo nötig. Unterstützung bei der Einrichtung und Verwaltung von Remote-Meeting- und Kollaborationsplattformen, digitaler Kommunikation und Kollaborationstools, die für Online-Schulungsveranstaltungen erforderlich sind , Sitzungen, Webinare usw. Bieten Sie Teilnehmern und Moderatoren von Schulungen Unterstützung in Bezug auf Reisearrangements, Visumanträge und Kontakte zur Programmlogistik. Unterstützen Sie den Entwurf von Leistungsbeschreibungen, Angebotsanfragen und Ausschreibungen für externe Dienstleistungen. Unterstützung bei der Wartung die Plattformen und das Datenmanagement des Teams. Unterstützt das Team bei der Überprüfung und Einrichtung von Partnerschaftsverfahren in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Auszeichnungen und dem Save the Children Ukraine-Partnerschaftsteam. Entwerfen oder Konsultieren von Leistungsbeschreibungen und anderen schriftlichen Dokumenten innerhalb von HLA-Teams. Unterstützen Sie bei anderen allgemeinen Verwaltungsaufgaben für eine Anzeige Hoc-Basis nach Bedarf. Finanzen. Unterstützen Sie den HLA-Koordinator in der Ukraine, den Betrieb in der Ukraine und den HLA-Regionalleiter bei der Festlegung und Prognose von Budgets. Verarbeiten Sie Finanztransaktionen und führen Sie Finanzunterlagen für das Team, indem Sie eng mit den Kollegen im Finanzteam von Save the Children Ukraine und den Budgetinhabern zusammenarbeiten. Empfangen Rechnungen ausstellen und Zahlungsanfragen für die Bearbeitung durch das Finanzteam erstellen. Schutz: Einhaltung und Förderung der wichtigsten Richtlinien von Save the Children International zum Schutz und zum Verhaltenskodex. Die oben aufgeführten Pflichten und Verantwortlichkeiten erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, und der Rolleninhaber muss möglicherweise zusätzliche Pflichten in Bezug darauf erfüllen Ihr Niveau an Fähigkeiten und Erfahrungen. QUALIFIKATIONEN Eine akademische Qualifikation in Verwaltungsplanung und/oder Finanzen wird empfohlen. Erfahrung in der Planung von Veranstaltungen, der Verwaltung und der logistischen Unterstützung. Ablagesysteme.Grundlegende Fähigkeiten:Fähigkeiten zur Finanzplanung.Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten mit Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Stakeholdern und der Arbeit mit Menschen unterschiedlicher Herkunft und Kultur.Nachgewiesene Fähigkeit, erfolgreich mit einem Remote-Projektteam zusammenzuarbeiten.Hervorragende Fähigkeiten zur Problemlösung, agile und flexible Arbeitsweisen, eine „Can-Do“-EinstellungFähigkeit, eigeninitiativ zu arbeiten, ein hohes Arbeitsvolumen zu bewältigen und Prioritäten zu setzen, auch wenn enge Fristen eingehalten werden und unter Druck stehenAusgezeichnete schriftliche und mündliche KommunikationsfähigkeitenOrganisiert und methodisch mit viel Liebe zum DetailGute Computerkenntnisse in Microsoft Word, Outlook, Excel und PowerPointWünschenswertErfahrung in Schulung, Gruppenmoderation und Online-/Digital-LernenVerständnis und Engagement für humanitäre Arbeit und Erfahrung in der Arbeit für eine humanitäre/entwicklungsorientierte NGOFließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind dringend wünschenswertWIR BIETEN:Anstellung gemäß der ukrainischen GesetzgebungArbeitszeit von 09.00 bis 17.00 Uhr Krankenversicherung ab dem ersten Arbeitstag. Englischkurse werden von der Organisation bezahlt. Büro im zentralen Teil der Stadt. Kaffee und Kekse im Büro. Kinderschutz: Wir müssen die Sicherheit von Kindern gewährleisten. Deshalb spiegelt unser Auswahlverfahren, das strenge Hintergrundüberprüfungen umfasst, unser Engagement für die PR widerSchutz von Kindern vor Missbrauch. Gesundheit und Sicherheit: Der Rolleninhaber ist verpflichtet, seine Aufgaben in Übereinstimmung mit den Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und -verfahren von SCI zu erfüllen. Wenn Sie an der Stelle interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ein Lebenslauf in Englisch ist von Vorteil. Darüber hinaus sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns das voraussichtliche Gehaltsniveau und das Niveau Ihrer Englischkenntnisse angeben.