Projektkoordinator (nur für Staatsangehörige) in HIAS

Zusammenfassung der Position: Der Projektkoordinator der HIAS-Programmabteilung ist in erster Linie für die Projektkoordination und administrative Unterstützung der Programmabteilung durch vom Programmmanager zugewiesene Projekte und Aufgaben verantwortlich. Zu den Aufgaben gehören unter anderem Projektunterstützung und -überwachung, Beziehungsmanagement, Recherche, Terminplanung, Ablage, Besprechungs- und Reisekoordination, Schreiben und Redigieren sowie Korrespondenz. Wesentliche Funktionen: Projektkoordination und Beziehungsmanagement 25 %: Koordiniert alle Projekte der Programmabteilung als Ansprechpartner, Protokollant und Verwalter wichtiger Informationen und Statusberichte; Planung/Terminierung von Projektbesprechungen; verwaltet kleine Projekte von Anfang bis Ende und stellt sicher, dass alle Ergebnisse innerhalb der vorgegebenen Zeit und des vorgegebenen Budgets eingehalten werden. Forschung 5 %: Forschungsthemen gemäß den Vorgaben des Programmmanagers in Bezug auf Elemente, die für die Vorbereitung von Besprechungen, spezielle Projekte und/oder Schlüsselinitiativen benötigt werden. Besprechung Vorbereitung 25 %: Bereitet Präsentationsdokumente und Materialien für den Programmmanager im Vorfeld von Besprechungen vor und stellt sie zusammen; stellt sicher, dass der Programmmanager vor allen Besprechungen über die wichtigsten Dokumente verfügt, die er benötigt; koordiniert alle Besuchertreffen. Terminplanung und Koordination 25 %: Verwaltet komplexe Geschäftskalender und den Zeitplan der Programmmanager; teilt den Betroffenen rechtzeitig Kalenderänderungen mit; Dokumentenerstellung und -prüfung 10 %: Erstellt und/oder prüft und bearbeitet Dokumente wie Vorschläge (CN, Narrative, LF, Budget, Aufgabenliste, Arbeitsplan, DIP), Berichte (Finanzen, MEAL, Narrativ), Geschäftskorrespondenz, Rahmenvereinbarung, Besprechungsprotokolle, Memos, Folien (Vorschlags-Kick-Off, Preis-Kick-Off usw.) Informationsmanagement 10 %: Arbeitet mit relevanten Kollegen zusammen, um Ablagesysteme in Übereinstimmung mit der Aufbewahrungsrichtlinie für Dokumente zu erstellen und zu pflegen, wie es für die zugewiesenen Projekte und Aufgaben erforderlich ist Anforderungen der Abteilung (NB Tracker, Action Plan Tracker usw.) Minimal erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten Beziehungsmanagement: Nachgewiesene Erfahrung beim Aufbau von Beziehungen und der Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern, einschließlich Top-Führungskräften und Entscheidungsträgern der Organisation. Projektmanagement: Fähigkeit, in einem Umfeld erfolgreich zu sein mit wechselnden Prioritäten; nachgewiesene Fähigkeit, eine Vielzahl von Aufgaben und Aktivitäten gleichzeitig zu bewältigen; tadellose Liebe zum Detail und stets genaue Angaben; einfallsreich mit ausgeprägter Forschungserfahrung und -fähigkeit; organisiert, um Informationen aus verschiedenen Quellen zu verwalten und zu koordinieren; kann ein wirksames Folge- und Kontrollverfahren umsetzen und befolgen; in der Lage, alle Projekte von der Konzeption bis zur Implementierung oder Lieferung zu verwalten; geschickt und versiert darin, andere bei Bedarf zu schulen. Softwareanwendungen: Fortgeschrittene Kenntnisse von Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint und Internetanwendungen; Kenntnisse in Visio und PowerBlCommunication: Fortgeschrittene mündliche und schriftliche Fähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Medienformen; Fähigkeit, komplexe Konzepte für Einzelpersonen auf allen Ebenen zu übersetzen; Bietet einen kontinuierlichen proaktiven mündlichen und/oder schriftlichen Status der Aktivitätsaktualisierungen. Kundendienstfähigkeiten: Bewährter KundendienstFähigkeiten für interne und externe Kunden auf allen Ebenen.Organisation, Planung und Multitasking: Fortgeschrittene Organisations-, Ablage- und Planungsfähigkeiten; nachgewiesene Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, enge Fristen einzuhalten und mehrere Aufgaben mit minimaler Aufsicht zu erledigen; nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aktivitäten schnell und effizient zu koordinieren; Fähigkeit, Standardrichtlinien und -verfahren im Büro einzuhalten. Selbstmanagement und Teamarbeit: Fähigkeit, unabhängig oder als Mitglied des Teams zu arbeiten; Fähigkeit, Stress in einem schnelllebigen und sich verändernden Umfeld effektiv zu bewältigen und zur Problemlösung beizutragen; und die Fähigkeit, alte und neue Systeme, Prozesse und Verfahren schnell zu erlernen und vollständig zu unterstützen. Vertraulichkeit: Nachgewiesene Fähigkeit, bei arbeitsbezogenen Themen Vertraulichkeit zu wahren und ein hohes Maß an professioneller Etikette und Anstand aufrechtzuerhalten. Qualifikationsanforderungen Hochschulabschluss mit Relevanz für humanitäre oder Entwicklungsarbeit, vorzugsweise mit Bezug zu Menschenrechten, internationaler Entwicklung, Friedens- und Konfliktstudien, Sozialarbeit, Sozialwissenschaften oder anderen relevanten Bereichen; Erfahrung in den Bereichen Menschenrechte, Kinderschutz und sozialer Zusammenhalt wird als von Vorteil angesehen, ebenso wie vorherige Erfahrung in der Programmierung im humanitären Bereich Bereich;Vorherige Berufserfahrung bei einer NGO;Vorerfahrung im Projektmanagement oder in der Koordination dringend erwünscht;Geübter Benutzer von Softwareanwendungen, einschließlich Sharepoint, Teams und MS Office, und Fähigkeit, neue Anwendungen schnell zu erlernen;Gute Kommunikations-, Planungs- und Organisationsfähigkeiten;Flexibilität , Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld mit minimaler Aufsicht selbstständig zu agieren; fließende Ukrainischkenntnisse, fortgeschrittene Englischkenntnisse erforderlich. Die Frist für die Einreichung von Bewerbungen endet am 24. Mai, CoB. Da diese Position dringend benötigt wird, kann das Vorstellungsgespräch bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist beginnen.HaftungsausschlussDiese Stellenbeschreibung soll die allgemeine Art und das Niveau der geleisteten Arbeit beschreiben. Es handelt sich nicht um eine erschöpfende Liste aller Verantwortlichkeiten, Pflichten, erforderlichen Fähigkeiten oder des ständigen Standorts. Der Standort kann je nach programmatischen Anforderungen geändert werden. Flexibilität ist für unser Wachstum und unsere Entwicklung unerlässlich. Der erfolgreiche Kandidat muss sich in einem schnelllebigen, sich verändernden Arbeitsumfeld mit vielen wichtigen Fristen wohlfühlen. Von allen Teammitgliedern kann bei Bedarf verlangt werden, Aufgaben außerhalb ihrer normalen Arbeitszeiten zu erledigen. Einstellungsprozess Wir verpflichten uns zu einem fairen und respektvollen Einstellungsprozess und tun unser Bestes, um auf jeden Bewerber zu reagieren. Wir legen Wert auf Kommunikation und Transparenz mit allen Kandidaten, auch mit denen, die nicht vorankommen. Hier ist eine Momentaufnahme unseres Einstellungsprozesses: Schritt 1: Senden Sie Ihre Bewerbung! Schritt 2: Telefonbildschirm mit einem Mitarbeiter der Personalabteilung. Schritt 3: Interview mit dem einstellenden Manager. Schritt 4: Interview mit einer Gruppe von HIAS-Mitarbeitern. Schritt 5: Referenzprüfung. Schritt 6: Angebot und Hintergrundüberprüfung. Schritt 7: Beginnen Sie Ihre berufliche Reise mit HIAS! Hinweis: Einige unserer Einstellungsprozesse können variieren und nicht alle Kandidaten werden zu jedem Schritt aufsteigen. Über uns Vor über hundert Jahren wurde der Jude Die Gemeinschaft gründete HIAS (ursprünglich die Hebrew Immigrant Aid Society) in New York Cityty, das Einwanderungstor nach Amerika. Unsere Gründer unterstützten Juden auf der Flucht vor Verfolgung und Armut in Osteuropa und ließen sich dabei von den Traditionen, Texten und der Geschichte des jüdischen Volkes leiten – einer Geschichte der Unterdrückung, Vertreibung und Diaspora. HIAS hat seitdem Generationen von Juden geholfen, die aufgrund ihrer Identität Gewalt ausgesetzt waren, und HIAS setzt sich weiterhin dafür ein, jüdischen Flüchtlingen überall auf der Welt zu helfen. Heute kommen unsere Kunden bei HIAS sowie unsere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Glaubensrichtungen, Ethnien und Hintergründen. Wir bringen unsere Erfahrung, Geschichte und Werte in unsere Arbeit auf fünf Kontinenten ein und stellen sicher, dass Flüchtlinge heute die lebenswichtigen Dienstleistungen und Möglichkeiten erhalten, die sie zum Gedeihen benötigen. HIAS ist eine Lerngemeinschaft, die sich für Vielfalt und Inklusion einsetzt. Wir erledigen unsere Arbeit mit Integrität, Verantwortlichkeit, Transparenz und der Verpflichtung zu höchsten ethischen Standards. Wir suchen Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlicher Lebenserfahrung zur Verstärkung unserer Teams in den Vereinigten Staaten und auf der ganzen Welt. Personen, die sich als BIPOC identifizieren, Menschen mit Behinderungen, Menschen aus der LGBTQ+-Gemeinschaft und Menschen mit erlebten Erfahrungen mit Zwangsvertreibung oder Einwanderung werden alle aufgefordert, sich zu bewerben. Wir engagieren uns für den Aufbau einer vielfältigen Belegschaft, die unsere Vision, Mission und Werte widerspiegelt.VisionHIAS steht für eine Welt, in der Flüchtlinge Willkommen, Sicherheit und Chancen finden.MissionHIAS stützt sich auf unsere jüdischen Werte und unsere jüdische Geschichte und bietet lebenswichtige Dienste für Flüchtlinge und Asylsuchende in der Umgebung die Welt und setzt sich für ihre Grundrechte ein, damit sie ihr Leben wieder aufbauen können.WerteWillkommen Acogimiento Hospitalité Wir begrüßen den FremdenGerechtigkeit Justicia Gerechtigkeit Wir streben nach GerechtigkeitEmpathie Empatía Empathie Wir gehen mit Empathie auf unsere Kunden zuPartnerschaft Compañerismo Coopération Wir glauben daran, die Welt durch Partnerschaft zu verändernMut Coraje Mut Wir handeln mit Mut, eine bessere Welt aufzubauenResilience Resiliencia Résilience Wir passen uns an und gedeihen und stellen kontinuierlich unsere Widerstandsfähigkeit unter Beweis.VielfaltHIAS setzt sich für einen vielfältigen und integrativen Arbeitsplatz ein. Alle qualifizierten Bewerber werden für eine Anstellung berücksichtigt, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, nationaler Herkunft, ethnischem Hintergrund, Abstammung, Staatsbürgerschaftsstatus, religiösem Glauben, Alter, Geschlecht, Geschlecht, sexueller Orientierung, körperlicher Behinderung, geistiger Behinderung, Gesundheitszustand, genetischen Informationen usw. Familienstand, eingetragener Lebenspartner oder eingetragener Lebenspartner, Familienstand, Schwangerschaft, Geburt, Militärstatus, geschützter Veteranenstatus, politische Orientierung oder anderer gesetzlich geschützter Status. SafeguardingHIAS setzt sich für den Schutz von Kindern, schutzbedürftigen Erwachsenen und anderen Personen vor jeglichem Schutz ein Schäden, die direkt oder indirekt durch den Kontakt mit HIAS verursacht werden. Wir tolerieren keine sexuelle Ausbeutung, keinen Missbrauch oder jede Form von Kindesmissbrauch oder Vernachlässigung durch unsere Mitarbeiter oder assoziiertes Personal. Von allen Bewerbern, denen eine Stelle bei HIAS angeboten wird, wird erwartet, dass sie den Verhaltenskodex und die Sicherheitsrichtlinien von HIAS unterzeichnen und einhalten. Alle Stellenangebote unterliegen ausreichenden Referenzen und angemessenen Überprüfungen, zu denen auch Vorstrafen gehören können. HIAS beteiligt sich auch am Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme. Im Einklang mit dieserIm Rahmen des Programms werden wir von den früheren Arbeitgebern des Bewerbers Informationen über alle Erkenntnisse zu sexueller Ausbeutung, sexuellem Missbrauch und/oder sexueller Belästigung während des Beschäftigungsverhältnisses oder über untersuchte Vorfälle beim Ausscheiden des Bewerbers aus dem Beschäftigungsverhältnis einholen. Ebenso wird HIAS diese Informationen weitergeben, wenn andere Organisationen im Rahmen ihres Rekrutierungsprozesses Anfragen nach aktuellen und ehemaligen HIAS-Mitarbeitern stellen. Mit der Einreichung einer Bewerbung bestätigt der Stellenbewerber, dass er diese Einstellungsverfahren verstanden hat. Zeig mehr Zeige weniger Посадовий рівень Starrer Wochentag Typ зайнятості Erster Robotertag Weitere Informationen Projektentwicklung und Informationstechnologie Galuzi Nicht organisierte Organisation