Projektkoordinator (nur für Staatsangehörige) in Hias

POSITIONSZUSAMMENFASSUNG

Der Projektkoordinator der HIAS-Programmabteilung ist in erster Linie für die Projektkoordination und administrative Unterstützung des Programms verantwortlich Abteilung durch vom Programmmanager zugewiesene Projekte und Aufgaben. Zu den Aufgaben gehören unter anderem Projektunterstützung und -überwachung, Beziehungsmanagement, Recherche, Terminplanung, Archivierung, Besprechungs- und Reisekoordination, Schreiben und Redigieren sowie Korrespondenz.

WESENTLICHE FUNKTIONEN

1. Projektkoordination und Beziehungsmanagement 25 %: Koordiniert alle Projekte der Programmabteilung, die als Aufgaben dienen Ansprechpartner, Protokollant und Verwalter wichtiger Informationen und Statusberichte; Planung/Terminierung von Projektbesprechungen; verwaltet kleine Projekte von Anfang bis Ende und stellt sicher, dass alle Leistungen innerhalb der vorgegebenen Zeit und des vorgegebenen Budgets eingehalten werden.
2. Research 5%: Recherchieren Sie Themen, die vom Programmmanager zugewiesen wurden, im Hinblick auf Elemente, die für die Besprechungsvorbereitung, spezielle Projekte und/oder Schlüsselinitiativen benötigt werden.
3. Besprechungsvorbereitung 25 %: Bereitet Präsentationsdokumente und Materialien für den Programmmanager im Vorfeld von Besprechungen vor und stellt sie zusammen. stellt sicher, dass der Programmmanager vor allen Besprechungen über die wichtigsten Dokumente verfügt, die er benötigt; koordiniert alle Besuchertreffen.
4. Planung und Koordination 25 %: Verwaltet komplexe Geschäftskalender und den Zeitplan der Programmmanager; teilt den Betroffenen rechtzeitig Kalenderänderungen mit;
5. Dokumentenerstellung und -prüfung 10 %: Erstellt und/oder prüft und bearbeitet Dokumente wie Vorschläge (CN, Narrative, LF). , Budget, Aufgabenliste, Arbeitsplan, DIP), Berichte (Finanzen, MAHLZEIT, Erzählung), Geschäftskorrespondenz, Rahmenvereinbarung, Besprechungsprotokolle, Memos, Folien (Vorschlags-Kick-Off, Preis-Kick-Off usw.)
6. Informationsmanagement 10 %: Arbeitet mit relevanten Kollegen zusammen, um Ablagesysteme in Übereinstimmung mit der Dokumentenaufbewahrungsrichtlinie zu erstellen und zu pflegen, wie es auch für die zugewiesenen Projekte und Aufgaben erforderlich ist entsprechend den Anforderungen der Abteilung (NB Tracker, Action Plan Tracker usw.)

Mindest erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten:

• Beziehungsmanagement: Nachgewiesene Erfahrung beim Aufbau von Beziehungen und der Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern, einschließlich Top-Führungskräften und Entscheidungsträgern der Organisation.
• Projektmanagement: Fähigkeit, in einem Umfeld mit sich ändernden Prioritäten erfolgreich zu sein; nachgewiesene Fähigkeit, eine Vielzahl von Aufgaben und Aktivitäten gleichzeitig zu bewältigen; tadellose Liebe zum Detail und stets genaue Angaben; einfallsreich mit ausgeprägter Forschungserfahrung und -fähigkeit; organisiert, um Informationen aus verschiedenen Quellen zu verwalten und zu koordinieren; kann ein wirksames Folge- und Kontrollverfahren umsetzen und befolgen; in der Lage, alle Projekte von der Konzeption bis zur Implementierung oder Lieferung zu verwalten; geschickter und kluger Witzh Schulung anderer, wenn nötig.
• Softwareanwendungen: Fortgeschrittene Kenntnisse von Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint und Internetanwendungen; Kenntnisse in Visio und PowerBl
• Kommunikation: Fortgeschrittene mündliche und schriftliche Fähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Medienformen; Fähigkeit, komplexe Konzepte für Einzelpersonen auf allen Ebenen zu übersetzen; Bietet einen kontinuierlichen proaktiven mündlichen und/oder schriftlichen Status von Aktivitätsaktualisierungen.
• Kundendienstfähigkeiten: Nachgewiesene Kundendienstfähigkeiten, z sowohl interne als auch externe Kunden auf allen Ebenen.
• Organisation, Planung und Multitasking: Fortgeschrittene Organisations-, Ablage- und Planungsfähigkeiten; nachgewiesene Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, enge Fristen einzuhalten und mehrere Aufgaben mit minimaler Aufsicht zu erledigen; nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aktivitäten schnell und effizient zu koordinieren; Fähigkeit, Standardrichtlinien und -verfahren im Büro einzuhalten.
• Selbstmanagement und Teamarbeit: Fähigkeit, unabhängig oder als Mitglied zu arbeiten Das Team; Fähigkeit, Stress in einem schnelllebigen und sich verändernden Umfeld effektiv zu bewältigen und zur Problemlösung beizutragen; und die Fähigkeit, alte und neue Systeme, Prozesse und Verfahren schnell zu erlernen und vollständig zu unterstützen.
• Vertraulichkeit: Nachgewiesene Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit zu arbeitsbezogenen Themen und wahren Sie ein hohes Maß an professioneller Etikette und Anstand.

QUALIFIKATIONSANFORDERUNGEN

• Hochschulabschluss mit Relevanz für humanitäre oder Entwicklungsarbeit, vorzugsweise mit Bezug zu Menschenrechten, internationaler Entwicklung, Friedens- und Konfliktstudien, Sozialarbeit, Sozialwissenschaften oder anderen relevanten Bereichen;
• Erfahrung in den Bereichen Menschenrechte, Kinderschutz und Sozialer Zusammenhalt wird als Vorteil angesehen, ebenso wie vorherige Erfahrung in der Programmierung im humanitären Bereich;
• Vorherige Arbeitserfahrung bei einer NGO;
• Vorherige Erfahrung im Projektmanagement oder in der Koordination dringend erwünscht;
• Erfahrener Benutzer von Softwareanwendungen, einschließlich Sharepoint, Teams und MS Office, und die Fähigkeit, neue Anwendungen schnell zu erlernen;
• Gute Kommunikations-, Planungs- und Organisationsfähigkeiten;
• Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld mit minimaler Aufsicht unabhängig zu agieren;

• Fließende Ukrainischkenntnisse, fortgeschrittene Englischkenntnisse erforderlich.

Die Frist für die Einreichung von Bewerbungen endet am 24. Mai, CoB. Da diese Stelle dringend benötigt wird, kann das Vorstellungsgespräch bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist beginnen.

HAFTUNGSAUSSCHLUSS:

Diese Stellenbeschreibung soll die allgemeine Art und das Niveau der ausgeführten Arbeit beschreiben. Es handelt sich nicht um eine erschöpfende Liste aller Verantwortlichkeiten, Pflichten, erforderlichen Fähigkeiten oder des ständigen Standorts. Der Standort kann je nach programmatischen Anforderungen geändert werden. Flexibilität ist für unser Wachstum und unsere Entwicklung unerlässlich. Der erfolgreiche Kandidat muss komfortabel seinSie sind in einem schnelllebigen, sich verändernden Arbeitsumfeld mit vielen wichtigen Fristen einsetzbar. Von allen Teammitgliedern kann bei Bedarf verlangt werden, Aufgaben außerhalb ihrer normalen Arbeitszeiten zu erledigen.

EINSTELLUNGSPROZESS:

Wir setzen uns für einen fairen und respektvollen Einstellungsprozess ein und tun unser Bestes, um auf jeden Bewerber zu reagieren. Wir legen Wert auf Kommunikation und Transparenz mit allen Kandidaten, auch mit denen, die nicht vorankommen. Hier ist eine Momentaufnahme unseres Einstellungsprozesses:

Schritt 1: Senden Sie Ihre Bewerbung!

Schritt 2: Telefonbildschirm mit einem Mitarbeiter der Personalabteilung .

Schritt 3: Interview mit dem einstellenden Manager.

Schritt 4: Interview mit einer Gruppe von HIAS-Mitarbeitern.