Projektkoordinator in APOPO / APOPO, BO, BF

Mine Action Capacity Building Project Ukraine  

Positionsbezeichnung: Projektkoordinator

Dienstort:  Kiew 

Art der Anstellung: Anstellung

Einstiegsgehalt: 88 000,00 UAH Gross

Über APOPO:

APOPO ist eine preisgekrönte belgische NGO, die 1997 gegründet wurde und derzeit in 11 Ländern tätig ist. Die Mission von APOPO ist es, die Menschen und den Planeten mithilfe von Tieren zur Geruchserkennung zu schützen. Die Organisation schult und setzt Ratten und Hunde in humanitären Missionen ein, beispielsweise bei der Aufspürung von Sprengstoffen, Krankheiten, illegalem Handel sowie bei Such- und Rettungseinsätzen. APOPO verfügt derzeit über mehr als 300 Einsatztiere, von denen die meisten bei der Minenräumung im Einsatz sind, und ist damit der größte Tiererkennungsbetreiber in der Branche. 

Über APOPO in der Ukraine:

Seit der russischen Invasion am 24. Februar ist die Ukraine stark von Landminen, Streumunition und anderen explosiven Kriegsrückständen betroffen. Das Ausmaß des Konflikts und der Einsatz hochwirksamer und wahlloser Waffen erfordern eine dringende und umfassende Reaktion. Ziel von APOPO ist es, mithilfe seiner technischen Überwachungshundeteams die Reduzierung vermuteter Gefahrengebiete in der Ukraine zu beschleunigen. APOPO bereitet den Start eines großen Minenräumprojekts zum Kapazitätsaufbau in der Ukraine vor. Um dieses schnelllebige und wirkungsvolle Programm zu unterstützen, suchen wir einen Projektkoordinator.

ÜBER DIE ROLLE:

APOPO führt ein Kapazitätsaufbauprojekt mit einem nationalen Minenräumungsbetreiber im Bereich Minensuchhunde durch. Der Projektkoordinator unterstützt Sie bei der Verwaltung, Verwaltung und Überwachung von Zuschüssen, der Geschäftsentwicklung, der Kommunikation, den Medien und der Vertretung gemäß den Anweisungen des Projektmanagers. Der Programmkoordinator wird auch eine Schlüsselrolle in Bezug auf Berichtsfristen, Datenerfassung und allgemeine Geschäftsentwicklungsstrategie spielen.

HAUPTVERANTWORTLICHKEITEN

• 1. Projektkoordination und -umsetzung
• · Koordinieren Sie die tägliche Umsetzung von Aktivitäten.
• · Stellen Sie sicher, dass die Projektaktivitäten im Einklang mit genehmigten Arbeitsplänen, Budgets, Zeitplänen, IMAS und nationalen Antiminenräumungsstandards durchgeführt werden.
• · Unterstützen Sie die Betriebsplanung in Abstimmung mit dem Projektmanager und Projektleiter MEAL
• · Verfolgen Sie den Fortschritt anhand von Zielen und kennzeichnen Sie Risiken, Verzögerungen oder betriebliche Risiken Herausforderungen.

• 2. Geber- und Stakeholder-Koordination
• · Dienen als Anlaufstelle für die Koordinierung mit Geberbüros und Implementierungspartnern
• · Unterstützen Sie die Vorbereitung und Nachbereitung von Koordinierungstreffen, Feldbesuchen und Geberüberwachungsmissionen.
• · Sorgen Sie für einen effektiven Informationsfluss. 

3. Compliance, Qualität und Sicherheit

• · Stellen Sie die Einhaltung von IMAS, den Vorschriften der nationalen Antiminenbekämpfungsbehörden, UNDP-Geberregeln und organisatorischen SOPs sicher.
• · Stellen Sie Qualitätssicherung, Qualitätskontrolle,und betriebliche Sicherheitsstandards eingehalten werden.
• · Unterstützen Sie die Meldung von Vorfällen, Folgemaßnahmen und Korrekturmaßnahmen, sofern erforderlich.

• 4. Überwachung, Berichterstattung und Dokumentation
• · Koordinieren Sie sich mit dem Projektleiter MEAL, um eine genaue und zeitnahe Datenerfassung und Berichterstattung sicherzustellen.
• · Beteiligen Sie sich an Berichten der Spender, Lageaktualisierungen und internen Berichten.
• · Stellen Sie sicher, dass die Projektdokumentation (Pläne, Berichte, Genehmigungen, Korrespondenz) vollständig und ordnungsgemäß archiviert ist.

• 5. Finanzielle und administrative Koordinierung
• · Unterstützung der Budgetüberwachung, Ausgabenverfolgung und Prognose in Abstimmung mit dem Finanzteam.
• · Überprüfung projektbezogener Beschaffungs- und Logistikanfragen, um die Übereinstimmung mit genehmigten Plänen und Zeitplänen sicherzustellen.
• · Unterstützung des Vertragsmanagements von Partnern und Dienstleistern nach Bedarf.

6. Teamkoordination und Kapazitätsaufbau

• · Koordinieren Sie die Arbeit von Projektmitarbeitern, Beratern und Partnern im Rahmen des Projekts.
• · Unterstützen Sie das Onboarding, die Aufgabenplanung und die Leistungsverfolgung des Projektpersonals.
• · Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen Bau-, Betriebs-, MEAL-, Finanz- und Logistikteam.

7. Risikomanagement 

• · Erkennen Sie Betriebs-, Sicherheits- und Implementierungsrisiken und unterstützen Sie Abhilfemaßnahmen.
• · Unterstützen Sie adaptives Management, indem Sie Anpassungen basierend auf Projektrealitäten, MEAL-Ergebnissen und Feedback von Stakeholdern vorschlagen.

• 8. Allgemeine Pflichten von APOPO
• · Halten Sie sich an den Ethik- und Verhaltenskodex von APOPO.
• · Fördern Sie die Mission, Werte und den Ruf von APOPO bei allen Aktivitäten.

ERFORDERLICHE QUALIFIKATIONEN, ERFAHRUNG UND FÄHIGKEITEN

• · Eine relevante Universität Abschluss.
• · Erfahrung in der humanitären Minenräumung oder im breiteren humanitären/NGO-Sektor.
• · Breite Erfahrung in der Angebotsentwicklung, Geberberichterstattung, Partner-Geber-Beziehungen, Zuschussüberwachung, Management, Informationsmanagement, Verwaltung und Vertragseinhaltung.
• · Die Fähigkeit, schriftliches Material von sehr hoher Qualität zu erstellen und eine hohe Arbeitsbelastung zu priorisieren, um Fristen einzuhalten, ist unerlässlich.
• · Ein Verständnis von NGOs und ein Engagement für humanitäre Arbeit.
• · Ein flexibler und anpassungsfähiger Arbeitsansatz.
• · Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Beziehungen zu einer Vielzahl von Menschen aufzubauen.
• · Ukrainische Sprachkenntnisse.
• · Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Wie bewerbe ich mich:

Diese Möglichkeit steht nur ukrainischen Staatsangehörigen zur Verfügung. Interessierte Kandidaten werden gebeten, Bewerbungen einzureichen, indem sie bis zum 19. Februar 2026 einen Lebenslauf und ein Anschreiben (auf Englisch) an die E-Mail-Adresse [email protected] senden. Anwendungen werden bWir werden fortlaufend überprüft und die Stelle könnte vor dem Bewerbungsschluss vergeben werden, wenn wir einen geeigneten Kandidaten finden.

Aufgrund der hohen Anzahl an Bewerbungen, die wir erhalten, können wir nicht auf jede Bewerbung antworten. Wenn Sie innerhalb von 3 Wochen nach der Bewerbung keine Rückmeldung von uns erhalten, bedeutet dies, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war. 

Gehalt: UAH 88.000,00 vor Steuern

ÜberAPOPO:

APOPO ist eine preisgekrönte belgische NGO, die 1997 gegründet wurde und derzeit in 11 Ländern tätig ist. Die Mission von APOPO ist es, Menschen und den Planeten mit geruchsempfindlichen Tieren zu schützen. Die Organisation trainiert und engagiert Ratten und Hunde in humanitären Missionen wie der Aufspürung von Sprengstoffen, Krankheiten, illegalem Handel sowie Such- und Rettungseinsätzen. APOPO verfügt derzeit über mehr als 300 Einsatztiere, von denen die meisten im Minenräumeinsatz arbeiten, und ist damit der größte Betreiber im Tiersektor.

ÜberAPOPO in der Ukraine:

Nach der russischen Invasion am 24. Februar wurde die Ukraine stark von Landminen, Streumunition und anderen explosiven Kriegsrückständen betroffen. Das Ausmaß des Konflikts und der Einsatz mächtiger und wahlloser Waffen erfordern eine dringende und groß angelegte Reaktion. APOPO möchte mit Hilfe seiner Teams technischer Inspektionshunde die Reduzierung vermuteter Gefahrenzonen in der Ukraine beschleunigen. Um dieses schnell wachsende und äußerst effektive Programm zu unterstützen, suchen wir einen Projektkoordinator.

JOBBESCHREIBUNG:

APOPO führt ein Kapazitätsaufbauprojekt mit einem nationalen Minenräumungsbetreiber im Bereich Minensuchhunde durch.

Der Projektkoordinator wird Unterstützung im Bereich der Zuschussverwaltung, Verwaltung und Überwachung des Projekts, Geschäftsentwicklung, Kommunikation, Arbeit mit den Medien und Repräsentation – gemäß den Anweisungen des Projektmanagers.

Der Projektkoordinator wird auch eine Schlüsselrolle bei der Einhaltung der Fristen für die Erstellung von Berichten, die Zusammenfassung und Analyse von Daten sowie bei der Gestaltung und Umsetzung der gesamten Geschäftsentwicklungsstrategie spielen.

HAUPTTAUFGABEN:

1. Projektkoordination und -umsetzung

• · Koordinieren Sie die tägliche Umsetzung von Projektaktivitäten.
• · Stellen Sie die Umsetzung von Projektaktivitäten in Übereinstimmung mit genehmigten Arbeitsplänen, Budgets, Zeitplänen, IMAS-Standards und nationalen Minenräumstandards sicher.
• · Aufrechterhaltung der operativen Planung in Abstimmung mit dem Projektmanager und dem Project Monitoring, Evaluation, Accountability Specialist and Learning (MEAL).
• · Überwachen Sie den Fortschritt im Hinblick auf die geplante Leistung und melden Sie Risiken, Verzögerungen oder betriebliche Herausforderungen rechtzeitig.

2. Koordinierung mit Gebern und Stakeholdern

• · Fungieren Sie als Ansprechpartner für die Koordinierung mit Geberbüros und Durchführungspartnern.
• · Unterstützen Sie die Vorbereitung und Nachbereitung von Koordinierungstreffen, Feldbesuchen und Geberüberwachungsmissionen.
• · Sorgen Sie für einen effektiven Informationsaustausch zwischen allen beteiligten Parteien.

3. Compliance, Qualität und Sicherheit

• · Stellen Sie die Einhaltung der IMAS-Standards, der Anforderungen der nationalen Antiminenräumungsbehörden, der UNDP-/Gebervorschriften und der internen Standardarbeitsanweisungen der Organisation sicher.
• · Stellen Sie die Einhaltung von Qualitätssicherungs- (QA), Qualitätskontroll- (QC) und betrieblichen Sicherheitsstandards sicher.
• · Pflege von Vorfallberichten, Folgemaßnahmen und Korrekturmaßnahmen für notwendig.

4. Überwachung, Berichterstattung und Dokumentation

• · Koordinieren Sie sich mit dem MEAL-Projektspezialisten, um eine zeitnahe und genaue Datenerfassung und Berichterstattung sicherzustellen.
• · Beteiligen Sie sich an der Erstellung von Spenderberichten, Situationsaktualisierungen und internen Berichten.
• · Stellen Sie die Vollständigkeit der Projektdokumentation (Pläne, Berichte, Genehmigungen, Korrespondenz) und deren ordnungsgemäße Archivierung sicher.

5. Finanzielle und administrative Koordinierung

• · Aufrechterhaltung der Budgetüberwachung, Kostenverfolgung und Finanzprognose in Abstimmung mit dem Finanzteam.
• · Überprüfung von Anfragen im Zusammenhang mit Beschaffung und Logistik, um sicherzustellen, dass sie mit genehmigten Plänen und Umsetzungszeitplänen übereinstimmen.
• · Aufrechterhaltung der Vertragsverwaltung mit Partnern und Dienstleistern bei Bedarf.

6. Teamkoordination und Kapazitätsaufbau

• · Koordinieren Sie die Arbeit von Projektmitarbeitern, Beratern und Partnern, die an der Umsetzung des Projekts beteiligt sind.
• · Unterstützen Sie Anpassungsprozesse (Onboarding), Aufgabenplanung und Leistungsbewertung von Projektmitarbeitern.
• · Fördern Sie eine effektive Zusammenarbeit zwischen Bau-, Betriebs-, MEAL-, Finanz- und Logistikteams.

7. Risikomanagement

• · Erkennen Sie Betriebs-, Sicherheits- und Projektumsetzungsrisiken und erleichtern Sie die Umsetzung von Maßnahmen zu deren Minimierung.
• · Unterstützen Sie ein adaptives Projektmanagement, indem Sie Anpassungen unter Berücksichtigung der Umsetzungsrealitäten, MEAL-Ergebnisse und des Feedbacks von Stakeholdern vorschlagen.

8. Allgemeine Verantwortlichkeiten von APOPO

• · Halten Sie sich an den APOPO-Ethik- und Berufsverhaltenskodex.
• · Tragen Sie bei allen Aktivitäten zur Förderung der Mission, der Werte und des Rufs von APOPO bei.

ANFORDERUNGEN AN DEN KANDIDATEN:

• · Hochschulbildung in einem relevanten Bereich.
• · Berufserfahrung im humanitären Bereich Minenräumung oder im weiteren Sinne humanitär / neurotoxischer Sektor.
• · Umfangreiche Erfahrung in der Entwicklung von Projektvorschlägen, Spenderberichterstattung, Zusammenarbeit mit Partnern und Spendern, Überwachung von Zuschüssen, Management, Informationsmanagement, Verwaltung und Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen.
• · Fähigkeit, qualitativ hochwertige schriftliche Materialien zu erstellen und eine große Menge an Aufgaben effektiv zu priorisieren, um Fristen einzuhalten.
• · Verständnis der Arbeitsprinzipien von Nichtregierungsorganisationen und Engagement für humanitäre Aktivitäten.
• · Flexibler und anpassungsfähiger Ansatz für Arbeit.
• · Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen mit verschiedenen Interessengruppen aufzubauen.
• · Beherrschung der ukrainischen Sprache.
• · Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Wie bewerben Sie sich:

Diese Stelle steht nur Bürgern der Ukraine zur Verfügung. Interessierte Kandidaten können sich bewerben, indem sie bis zum 19. Februar 2026 einen Lebenslauf und ein Anschreiben in Englisch an yuliia.nahorna@apopo.org senden.Bewerbungen werden bis zu diesem Datum geprüft und die Stelle kann vor diesem Datum angeboten werden, wenn Ein geeigneter Kandidat ist verfügbar.

Aufgrund der großen Anzahl an Bewerbungen, die wir erhalten, können wir nicht auf jede einzelne antworten. Wenn Sie innerhalb von 3 Wochen nach Einreichung Ihrer Bewerbung keine Rückmeldung von uns erhalten, bedeutet das, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war.