Projektkoordinator in HIAS

POSITIONSZUSAMMENFASSUNG

HIAS Ukraine sucht dringend einen Projektkoordinator für die HIAS-Programmabteilung. Diese Position ist in erster Linie für die Projektkoordination und administrative Unterstützung der Programmabteilung durch vom Programmmanager zugewiesene Projekte und Aufgaben verantwortlich. Zu den Aufgaben gehören unter anderem Projektunterstützung und -überwachung, Beziehungsmanagement, Recherche, Terminplanung, Ablage, Besprechungs- und Reisekoordination, Schreiben und Bearbeiten sowie Korrespondenz.

WESENTLICHE FUNKTIONEN

1. Projektkoordination und Beziehungsmanagement 25 %: Koordiniert alle Projekte der Programmabteilung und fungiert als Ansprechpartner, Protokollführer und Bewahrer von wichtigen Informationen und Statusberichten; Planung/Terminierung von Projektbesprechungen; verwaltet kleine Projekte von Anfang bis Ende und stellt sicher, dass alle Ergebnisse innerhalb der vorgegebenen Zeit und des vorgegebenen Budgets eingehalten werden.
2. Recherche 5 %: Recherchethemen wie zugewiesen von der Programmmanager in Bezug auf Elemente, die für die Vorbereitung von Besprechungen, spezielle Projekte und/oder wichtige Initiativen benötigt werden.
3. Besprechungsvorbereitung 25 %: Bereitet die Präsentation vor und stellt sie zusammen Dokumente und Materialien für den Programmmanager im Vorfeld von Besprechungen; stellt sicher, dass der Programmmanager vor allen Besprechungen über die wichtigsten Dokumente verfügt, die er benötigt; koordiniert alle Besuchertreffen.
4. Planung und Koordination 25 %: Verwaltet komplexe Geschäftskalender und den Zeitplan der Programmmanager; teilt den Betroffenen rechtzeitig Kalenderänderungen mit;
5. Dokumentenerstellung und -prüfung 10 %: Erstellt und/oder überprüft und bearbeitet Dokumente wie Vorschläge (CN, Narrative, LF, Budget, Aufgabenliste). , Arbeitsplan, DIP), Berichte (Finanzen, MEAL, Erzählung), Geschäftskorrespondenz, Rahmenvereinbarung, Besprechungsprotokolle, Memos, Folien (Proposal Kick Off, Award Kick Off usw.)
6. Informationsmanagement 10 %: Arbeitet mit relevanten Kollegen zusammen, um Ablagesysteme in Übereinstimmung mit der Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung zu erstellen und zu pflegen, wie es für die zugewiesenen Projekte und Aufgaben sowie für die Anforderungen der Abteilung erforderlich ist (NB Tracker, Aktionsplan-Tracker usw.)

Mindest erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten:

• Beziehungsmanagement : Nachgewiesene Erfahrung im Aufbau von Beziehungen und Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern, einschließlich Top-Führungskräften und Entscheidungsträgern der Organisation.
• Projektmanagement: Fähigkeit, in einem Umfeld mit wechselnden Prioritäten erfolgreich zu sein; nachgewiesene Fähigkeit, eine Vielzahl von Aufgaben und Aktivitäten gleichzeitig zu bewältigen; tadellose Liebe zum Detail und stets genaue Angaben; einfallsreich mit ausgeprägter Forschungserfahrung und -fähigkeit; organisiert, um Informationen aus verschiedenen Quellen zu verwalten und zu koordinieren; kann ein wirksames Folge- und Kontrollverfahren umsetzen und befolgen; in der Lage, alle Projekte von der Konzeption bis zur Implementierung oder Lieferung zu verwalten; geschickt und versiert darin, andere bei Bedarf zu schulen.
• Softwareanwendungen: Fortgeschrittene Kenntnisse von Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint und Internetanwendungen; Kenntnisse in Visio und PowerBl
• Kommunikation: Fortgeschrittene mündliche und schriftliche Fähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Medienformen; Fähigkeit, komplexe Konzepte für Einzelpersonen auf allen Ebenen zu übersetzen; Bietet einen kontinuierlichen proaktiven mündlichen und/oder schriftlichen Status über Aktivitätsaktualisierungen.
• Kundendienstfähigkeiten: Nachgewiesene Kundendienstfähigkeiten, sowohl für interne als auch für externe Kunden auf allen Ebenen.
• Organisation, Planung und Multitasking: Fortgeschrittene Organisations-, Ablage- und Planungsfähigkeiten; nachgewiesene Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, enge Fristen einzuhalten und mehrere Aufgaben mit minimaler Aufsicht zu erledigen; nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aktivitäten schnell und effizient zu koordinieren; Fähigkeit, Standardrichtlinien und -verfahren im Büro einzuhalten.
• Selbstmanagement und Teamarbeit: Fähigkeit, unabhängig oder als Mitglied des Teams zu arbeiten; Fähigkeit, Stress in einem schnelllebigen und sich verändernden Umfeld effektiv zu bewältigen und zur Problemlösung beizutragen; und die Fähigkeit, alte und neue Systeme, Prozesse und Verfahren schnell zu erlernen und vollständig zu unterstützen.
• Vertraulichkeit: Nachgewiesene Fähigkeit, bei arbeitsbezogenen Themen Vertraulichkeit zu wahren und ein hohes Maß an professioneller Etikette und Anstand wahren.

QUALIFIKATIONSANFORDERUNGEN

• Hochschulabschluss mit Relevanz für humanitäre oder Entwicklungsarbeit, vorzugsweise mit Bezug zu Menschenrechten, internationaler Entwicklung, Friedens- und Konfliktstudien, Sozialarbeit, Sozialwissenschaften oder anderen relevanten Bereichen;
• Erfahrung in den Bereichen Menschenrechte, Kinderschutz und sozialer Zusammenhalt wird in der vorliegenden Form als Vorteil angesehen Vorerfahrung in der Programmierung im humanitären Bereich;
• Vorherige Arbeitserfahrung bei einer NGO;
• Vorherige Erfahrung im Projektmanagement oder in der Koordinierung dringend erwünscht;
• Erfahrener Benutzer von Softwareanwendungen wie Sharepoint, Teams und MS Office sowie die Fähigkeit, sich schnell mit neuen Anwendungen vertraut zu machen;
• Gute Kommunikations-, Planungs- und Organisationsfähigkeiten;
• Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten in einem schnelllebigen Umfeld mit minimaler Aufsicht;
• Fließende Ukrainischkenntnisse, fortgeschrittene Englischkenntnisse erforderlich.

Die Frist für die Einreichung von Bewerbungen endet am 24. Mai, CoB. Da diese Stelle dringend benötigt wird, kann das Vorstellungsgespräch bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist beginnen.

HAFTUNGSAUSSCHLUSS:

Dies Die Stellenbeschreibung soll die allgemeine Art und das Niveau der ausgeführten Arbeit beschreiben. Es handelt sich nicht um eine erschöpfende Liste aller Verantwortlichkeiten, Pflichten, erforderlichen Fähigkeiten oder des ständigen Standorts. Der Standort kann je nach programmatischen Anforderungen geändert werden. Flexibilität ist für unser Wachstum und unsere Entwicklung unerlässlich. Der erfolgreiche Kandidat muss sich in einem schnelllebigen, sich verändernden Arbeitsumfeld mit vielen wichtigen Fristen wohlfühlen. Von allen Teammitgliedern kann verlangt werden, Aufgaben außerhalb ihrer Norm zu erfüllenIch arbeite je nach Bedarf stundenweise Verantwortung.

EINSTELLUNGSPROZESS:

Wir setzen uns für einen fairen und respektvollen Einstellungsprozess ein und geben unser Bestes auf jeden Bewerber antworten. Wir legen Wert auf Kommunikation und Transparenz mit allen Kandidaten, auch mit denen, die nicht vorankommen. Hier ist eine Momentaufnahme unseres Einstellungsprozesses: 

Schritt 1: Senden Sie Ihre Bewerbung!

Schritt 2: Telefonbildschirm mit einem Mitarbeiter der Personalabteilung.

Schritt 3 : Interview mit dem einstellenden Manager.

Schritt 4: Interview mit einer Gruppe von HIAS-Mitarbeitern.

Schritt 5: Referenzprüfung.

Schritt 6: Angebot und Hintergrundüberprüfung.

Schritt 7: Beginnen Sie Ihre berufliche Reise mit HIAS!

Hinweis: Einige unserer Einstellungsprozesse können variieren und nicht alle Kandidaten kommen zu jeder Stufe.

ÜBER UNS:

Vor über hundert Jahren gründete die jüdische Gemeinde HIAS (ursprünglich Hebrew Immigrant Aid Society) in New York City, dem Einwanderungstor nach Amerika. Unsere Gründer unterstützten Juden auf der Flucht vor Verfolgung und Armut in Osteuropa und ließen sich dabei von den Traditionen, Texten und der Geschichte des jüdischen Volkes leiten – einer Geschichte der Unterdrückung, Vertreibung und Diaspora. HIAS hat seitdem Generationen von Juden geholfen, die aufgrund ihrer Identität Gewalt ausgesetzt waren, und HIAS setzt sich weiterhin dafür ein, jüdischen Flüchtlingen überall auf der Welt zu helfen. Heute kommen unsere Kunden bei HIAS sowie unsere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Glaubensrichtungen, Ethnien und Hintergründen. Wir bringen unsere Erfahrung, Geschichte und Werte in unsere Arbeit auf fünf Kontinenten ein und stellen sicher, dass Flüchtlinge heute die lebenswichtigen Dienste und Möglichkeiten erhalten, die sie zum Gedeihen benötigen.

HIAS ist eine Lerngemeinschaft, die sich für Vielfalt und Inklusion einsetzt. Wir erledigen unsere Arbeit mit Integrität, Verantwortlichkeit, Transparenz und der Verpflichtung zu höchsten ethischen Standards. Wir suchen Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlicher Lebenserfahrung zur Verstärkung unserer Teams in den Vereinigten Staaten und auf der ganzen Welt. Personen, die sich als BIPOC identifizieren, Menschen mit Behinderungen, Menschen aus der LGBTQ+-Gemeinschaft und Menschen mit erlebten Erfahrungen mit Zwangsvertreibung oder Einwanderung werden alle aufgefordert, sich zu bewerben. Wir engagieren uns für den Aufbau einer vielfältigen Belegschaft, die unsere Vision, Mission und Werte widerspiegelt.

VISION:

HIAS steht für eine Welt, in der Flüchtlinge Willkommen, Sicherheit und Chancen finden.

MISSION:

Gestützt auf unsere jüdischen Werte und unsere jüdische Geschichte leistet HIAS lebenswichtige Dienste für Flüchtlinge und Asylsuchende auf der ganzen Welt und setzt sich so für deren Grundrechte ein Sie können ihr Leben neu aufbauen.

WERTE:

Willkommen • Acogimiento • Hospitalite • ????? ?????? (Hachnasat Orchim)

Wir begrüßen den Fremden

Gerechtigkeit • Justicia • Gerechtigkeit • ??? (Tzedek)

Wir streben nach Gerechtigkeit

Empathie • Empatia • Empathie • ??? (Chesed)

Wir begegnen unseren Kunden mit Empathie

Partnerschaft • Companerismo • Zusammenarbeit • ?????? (Chevruta)

Wir glauben daran, die Welt durch Partnerschaft zu verändern

Mut • Coraje • Mut • ????< /em> (Ometz)

Wir handeln mit Mut, um eine bessere Welt aufzubauen

Resilience • Resiliencia • Resilience • ??? (Ruach)

Wir passen uns an und gedeihen und stellen kontinuierlich unsere Resilienz unter Beweis