Projektassistent (Poolrekrutierung) in UNOPS

Bewerbungszeitraum 30. April 2024 bis 14. Mai 2024. Funktionale Verantwortlichkeiten: Dies ist eine lokale Stelle, daher steht sie Staatsangehörigen der Ukraine und Personen mit einer gültigen Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis offen. Unter der direkten operativen Aufsicht und Anleitung des Als Projektmanager und in enger Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern wird der Projektassistent im UNOPS-Büro in Kiew arbeiten. Er/sie wird das Projektteam administrativ unterstützen und andere damit verbundene Funktionen auf der vom Projektmanagement-Supportspezialisten delegierten Autoritätsebene ausführen, um eine hohe Qualität, Genauigkeit und Konsistenz der Arbeit sicherzustellen. Der Projektassistent ist für die tägliche Arbeit verantwortlich. Heute übernimmt er die Verwaltung der betroffenen Projektsysteme und Funktionsschnittstellen und erbringt Dienstleistungen für das Projektteam zur Unterstützung der Projektabwicklung. Von ihm/ihr wird erwartet, dass er/sie die mit der Position verbundenen Leistungs- und Lieferziele des Projekts erreicht und übersteigt. Der Projektassistent macht sich mit den Initiierungsdokumenten (PID) und der rechtlichen Vereinbarung des Projekts vertraut und verfügt über ein umfassendes Verständnis der Bedingungen und Konditionen Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams, der Partner und Stakeholder, um sicherzustellen, dass das Projekt für UNOPS und die Kunden administrativ korrekt durchgeführt wird. Der Erfolg des Projekts und damit des Projektassistenten basiert auf den Erfolgskriterien der UNOPS-Einsätze, die mit den folgenden Verantwortlichkeiten verknüpft sind. Unterstützung beim Verwaltungsmanagement. Unterstützen Sie Projektaktivitäten mit dem Schwerpunkt auf Compliance und der Befolgung des UNOPS-Projektmanagementhandbuchs. Unterstützen Sie das Projektteam bei der Projektumsetzung und leisten Sie allgemeine Verwaltungsunterstützung, einschließlich der Erstellung von Briefen und anderen Projektdokumentationen. Unterstützen Sie das Projektteam bei der gesamten Finanzverwaltung des Projekts im Einklang mit den UNOPS-Richtlinien und -Vorschriften. Unterstützen Sie das Projektteam bei der Vorbereitung aller projektbezogenen Dokumentationen gemäß den Anweisungen. Sorgen Sie für die Aufzeichnung projektbezogener Aktivitäten, die Archivierung, Verteilung und Weitergabe von Arbeitsdokumenten sowie für die Organisation und Erstellung von Protokollen projektbezogener Besprechungen. Unterstützung bei der Reiseplanung des Projektpersonals, Erstellung und Überprüfung von Reisegenehmigungen und Dokumentation sowie Abwicklung von Reisezahlungen. Beschaffungs- und Logistikunterstützung. Unterstützen Sie Beschaffungsprozesse, einschließlich der Ausarbeitung von Spezifikationen, der Auswahl und Implementierung der geeigneten Ausschreibungsmethode und der Vorbereitung beschaffungsbezogener Dokumentation, um das erforderliche technische Fachwissen für die Entwicklungs- und Bewertungsprozesse von Spezifikationen zu gewinnen. Verfolgen Sie regelmäßig Beschaffungsaktivitäten, überwachen Sie Lieferpläne, führen Sie bei Bedarf Korrekturmaßnahmen im Namen des Vorgesetzten durch und informieren Sie den Vorgesetzten über den Status. Führen Sie eine routinemäßige Korrespondenz mit Lieferanten/Lieferanten, Begünstigten/Empfängern und archivieren Sie Lieferungen und Sendungen entsprechend dem Lieferplan, einschließlich der Einholung von Lieferberichten. Organisieren und beteiligen Sie sich bei Bedarf an Kontrollen der gelieferten Waren. Organisieren und überwachen Sie den Transport und die Logistik von Waren nach Bedarf für das Projekt. Verarbeiten Sie Rechnungen für die gelieferten Waren undDienstleistungen, Gewährleistung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Dokumentation und Nachverfolgung der pünktlichen Zahlungen bei Kunden und Lieferanten/Lieferanten. Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten für Spender und begünstigte Regierungskollegen. Entwerfen Sie Berichte, Tabellen, Diagramme und zugehörige Dokumente, indem Sie technische Fähigkeiten und Kenntnisse in der Formatierung von Dokumenten und Präsentationen anwenden. Untersuchen und lösen Sie etwaige Probleme nach der Bestellung und erstellen Sie Fortschrittsberichte zu Beschaffungsfragen. Arbeiten Sie mit der Beschaffungseinheit des UNOPS Ukraine und anderen Büros des UNOPS Ukraine zusammen, um zahlungsbezogene Probleme zu lösen. Erstellen und pflegen Sie Arbeitsdateien zu Beschaffungsaktivitäten; Briefe, Memoranden, E-Mails und andere Korrespondenz vorbereiten; Überwachen Sie den Fortschritt und halten Sie während des gesamten Beschaffungszyklus Kontakt zu Lieferanten. Sammeln und protokollieren Sie die Daten zur Leistung der Anbieter und unterstützen Sie bei der Leistungsbewertung der Anbieter. Stellen Sie sicher, dass alle unterstützenden Dokumente für Prüfungs- und Überprüfungszwecke verfügbar sind. Wissensaufbau und Wissensaustausch. Unterstützen Sie und/oder nehmen Sie an Schulungen für das Projektpersonal in den Bereichen Verwaltung, Beschaffung, Logistik und Projektbetriebsangelegenheiten teil. Beteiligen Sie sich an Wissensnetzwerken und Praxisgemeinschaften und leisten Sie fundierte Beiträge zu diesen, indem Sie gewonnene Erkenntnisse zusammenfassen und bewährte Verfahren in den Bereichen Verwaltung, Beschaffung und Logistikunterstützung verbreiten. Sammeln Sie Feedback, Ideen und internes Wissen über Prozesse und Best Practices und nutzen Sie diese produktiv für Effizienzsteigerungen. Ausbildung/Erfahrung/Sprachanforderungen: Bildung. Sekundarschulbildung ist erforderlich. Ein Bachelor-Abschluss in Wirtschaftswissenschaften, Rechnungswesen, Logistik oder anderen verwandten Bereichen ist wünschenswert und möglicherweise Ersatz für einige der erforderlichen Berufsjahre Ein Master-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder einem verwandten Bereich gilt als Vorteil und/oder Branchenzertifizierung und kann einige der erforderlichen Berufsjahre ersetzen. Berufserfahrung Erforderlich sind vier (4) Jahre einschlägige Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung ODER Projektumsetzung ODER Beschaffung, ODER Betriebsunterstützungsdiensten in nationalen und/oder internationalen öffentlichen oder Unternehmensorganisationen. Erfahrung in der Arbeit in einer projektbasierten Umgebung ist erforderlich. Kenntnisse im Umgang mit Computern und Office-Softwarepaketen sowie Erfahrung im Umgang mit webbasierten Managementsystemen sind erforderlich. Vertrautheit mit Organisationen des UN-Systems ist wünschenswert. Erfahrungen im Umgang mit Enterprise-Systemen sind wünschenswert. Sprachanforderungen: Fließende Kenntnisse in Ukrainisch und Englisch sind erforderlich. Groß denken. Stellen Sie sich Herausforderungen direkt. Helfen Sie Menschen, ein besseres Leben aufzubauen. UNOPS begrüßt Vielfalt und setzt sich für gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten ein. Unsere Belegschaft besteht aus Menschen unterschiedlicher Nationalitäten, Kulturen und Rassen. Sie sprechen eine Reihe von Sprachen und haben unterschiedliche Geschlechtsidentitäten, sexuelle Orientierungen und Fähigkeiten. Wir ermutigen Frauen und Kandidaten aus unterrepräsentierten Gruppen in UNOPS, sich zu bewerben. Dazu gehören Kandidaten aus rassistischen und/oder indigenen Gruppen, Angehörige von Minderheiten mit Geschlechtsidentität und sexueller Orientierung sowie Menschen mit Behinderungen. Klicken Sie auf „Bewerben“ und kommen Sie zu uns! Anmerkungen: Bitte beachten Sie, dass nur Kandidaten in die engere Wahl kommenkontaktiert werden und zur nächsten Stufe des Auswahlverfahrens übergehen. Mehr anzeigen Weniger anzeigen Berufsniveau Grundniveau Beschäftigungsart Vollzeit Arbeitsaufgaben Projektmanagement Branchen Non-Profit-Organisationen