Projektassistent (Verwaltung) – Internationale Organisation für Migration (IOM), Vertretung in der Ukraine in Mizhnarodna organizaciya z migraciyi / MOM

Offen für interne und externe Kandidaten

Position Titel: Projektassistent (Verwaltung)

Dienstort: ​​Poltawa , Ukraine

Klassifizierung: Mitarbeiter des Allgemeinen Dienstes, Besoldungsgruppe G5

Art der Anstellung: Speziell kurzfristig, sechs Monate mit der Möglichkeit der Verlängerung

Voraussichtliches Startdatum: So schnell wie möglich

Enddatum: 01. August 2024

Die IOM wurde 1951 gegründet und ist eine verbundene Organisation der Vereinten Nationen Die führende UN-Agentur im Bereich Migration arbeitet eng mit staatlichen, zwischenstaatlichen und nichtstaatlichen Partnern zusammen. IOM setzt sich für die Förderung einer humanen und geordneten Migration zum Wohle aller ein. Dies geschieht durch die Bereitstellung von Dienstleistungen und Beratung für Regierungen und Migranten.

IOM setzt sich für ein vielfältiges und integratives Umfeld ein. Auf diese Stelle können sich interne und externe Kandidaten bewerben. Für die Zwecke der Stellenausschreibung gelten interne Kandidaten als Kandidaten der ersten Stufe.

Kontext:

Unter der Gesamtaufsicht des Missionschefs und des Direktionsleiters Unter der Aufsicht des Programmmanagers (Area Manager) wird der erfolgreiche Kandidat für das Projekt verantwortlich sein. Der Assistent wird zur Umsetzung von IOM Ukraine in der Ostregion beitragen, insbesondere in Bezug auf die Verwaltung.

Kernfunktionen / Verantwortlichkeiten:

1. Unterstützung, insbesondere administrativ, bei der Umsetzung und Überwachung von Projektaktivitäten.
2. Informationen/Daten zu bestimmten Themen abrufen, zusammenstellen, zusammenfassen, analysieren und präsentieren Projektthemen.
3. Budget überwachen; Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Mittel. Holen Sie die erforderliche Genehmigung ein und aktualisieren Sie budgetbezogene Informationen.
4. Arbeiten Sie mit IOM-Finanz-, Lieferketten- und Personalkollegen in anderen Büros zusammen, um den Hub-Betrieb zu unterstützen.
5. Unterstützung bei der Überwachung finanzieller Aspekte im Zusammenhang mit dem Betrieb des Hubs sowie Zahlungen und anderen projektbezogenen Finanzangelegenheiten im Zusammenhang mit Projektaktivitäten, die vom Hub aus koordiniert werden.
6. Verwaltung des Portokassenkontos der Unterstelle, Ausführung von Barzahlungen usw Überprüfen Sie alle Zahlungsaufforderungen/Rechnungen, um sicherzustellen, dass die Belege und sonstigen Anforderungen vollständig sind. Nachverfolgung mit den jeweiligen Mitarbeitern im Falle unvollständiger Einreichungen vor der Abrechnung/Zahlung.
7. Führen Sie ein manuelles Kassenbuch und führen Sie eine tägliche/wöchentliche/monatliche Bargeldzählung mit t durchDer Vorgesetzte im Büro.
8. Bereitstellung des monatlichen Kassenberichts gemäß dem internen Verfahren.
9. Unterstützung bei der rechtzeitigen Vorbereitung monatlicher Finanzierungsanträge, Koordination mit anderen betroffenen Einheiten.
10. Unterstützen Sie die Finanzabteilung bei der Überprüfung der Finanzberichte der Implementierungspartner. Beraten Sie Implementierungspartner bei Bedarf in Finanz-/Beschaffungsfragen unter Anleitung des Finanzteams.
11. Sorgen Sie für die ordnungsgemäße Pflege und Vollständigkeit der Finanzdokumentation.
12. Wenden Sie vorhandene Verwaltungs-/Finanzverfahren an und schlagen Sie vor Neue Lösungen zur Glättung verwandter Prozesse nach Bedarf, Machbarkeit und Anwendbarkeit, um sich besser an den sich entwickelnden Kontext und die Implementierungsmethoden anzupassen.
13. Unterstützen Sie Beschaffungs- und Logistikvorgänge im Hub-Bereich in Abstimmung mit Projektmanagern und anderen Einheiten.< /li>
14. Hilfe bei der Vergabe von IPs, Unterstützung bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.
15. Unterstützen Sie die Wartung und Verwaltung von Hubs und Einrichtungen, unter anderem durch Gespräche mit Anbietern, Unterstützung bei Zahlungen und Nachverfolgung.
16. Bieten Sie logistische Unterstützung für Hub-Mitarbeiter und Besucherpersonal, einschließlich Beratung zu Reiseoptionen, Einreichung von Sicherheitsfreigaben, Bewegungsplänen und Unterkunftsbuchungen.
17. Fungieren Sie als Anlaufstelle für die administrative Koordinierung der Projektumsetzung, Dies beinhaltet eine umfassende Zusammenarbeit mit verschiedenen Organisationseinheiten und externen Parteien, um Anfragen einzuleiten, erforderliche Genehmigungen einzuholen, Verwaltungsmaßnahmen zu bearbeiten und nachzuverfolgen usw.
18. Erstellen Sie Statusberichte, identifizieren Sie Lieferdefizite und machen Sie darauf aufmerksam des Vorgesetzten und schlägt Abhilfemaßnahmen vor.
19. Korrespondenzentwurf zu Projektthemen; Erstellen und aktualisieren Sie Berichte, Briefing-Notizen, Grafiken, statistische Tabellen, Präsentationen und andere Formen der Dokumentation.
20. Reagieren Sie auf komplexe Informationsanfragen und Anfragen; Dateien/Aufzeichnungen einrichten und verwalten; Organisation von Meetings, Workshops und Schulungen;
21. An Meetings und Konferenzen teilnehmen; Unterstützung bei der Koordinierung von Umsetzungsaktivitäten mit lokalen Behörden, Partnern, Organisationen der Vereinten Nationen, zwischenstaatlichen und nichtstaatlichen Organisationen, Gebern und anderen für das Projekt relevanten Interessengruppen.
22. Unterstützung bei der Überwachung der Arbeit von Umsetzungspartnern und Meldung von Verstößen an den Vorgesetzten.
23. Bietet Anleitung/Schulung für neue/nachwuchskräfte.
24. Führt alle anderen Aufgaben aus, die ihm zugewiesen werden können.

Erforderliche Qualifikationen und Erfahrung

Bildung

• Abitur/Zeugnis mit fünf Jahren einschlägiger Berufserfahrung; oder
• Bachelor-Abschluss oder gleichwertiges Diplom in Verwaltung, Management oder einem anderen verwandten Bereich. oder verwandten Bereichen von einer akkreditierten akademischen Einrichtung mit drei Jahren einschlägiger Berufserfahrung.

Erfahrung

• Erfahrung in der Arbeit mit Migranten, Flüchtlingen, Binnenvertriebenen, Opfern von Menschenhandel und anderen gefährdeten Gruppen;
< li>Erfahrung in der Arbeit in einer UN-Agentur oder einer internationalen NGO ist von Vorteil;
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Regierungsbehörden und NGOs;
• Erfahrung in der Arbeit und Bewertung vor Ort;
• Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung;
• Erfahrung in den Bereichen Finanzen, Beschaffung oder Logistik;
• Erfahrung in der Verwaltungs- und Finanzverwaltung von IOM, der Budgetüberwachung, dem Cash-Management und internen Kontrollverfahren ist ein Muss Vorteil;

Fähigkeiten

• Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (MS Word, Excel usw.) sind erforderlich; Fortgeschrittene Kenntnisse in Tabellenkalkulation und Datenanalyse in Excel sind erwünscht.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch sind erforderlich.
• Fähigkeit, Verwaltungs- und Finanzkontrollverfahren zu verstehen, zu entwickeln und umzusetzen.
• Nachgewiesene Fähigkeiten im Verfassen, Schreiben und Berichten.

Sprachen

Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse (mündlich und schriftlich) sind erforderlich.

Vom Amtsinhaber wird erwartet, dass er die folgenden Werte und Kompetenzen unter Beweis stellt:

< strong style="font-weight: Bold !important">Werte

• Inklusion und Respekt für Vielfalt: Respekt und fördert individuelle und kulturelle Unterschiede. Fördert Vielfalt und Inklusion.
• Integrität und Transparenz: Hält hohe ethische Standards aufrecht und handelt im Einklang mit Organisationsgrundsätzen/-regeln und Verhaltensstandards.
• Professionalität: Zeigt Arbeitsfähigkeit Sie verfügen über ein gelassenes, kompetentes und engagiertes Auftreten und verfügen über ein sorgfältiges Urteilsvermögen bei der Bewältigung alltäglicher Herausforderungen.
• Mut: Zeigt die Bereitschaft, zu wichtigen Themen Stellung zu beziehen.
• Empathie: Zeigt Mitgefühl für andere gibt Menschen das Gefühl, sicher, respektiert und fair behandelt zu werden. 

Kernkompetenzen – Verhaltensebene 1

• Teamarbeit: Entwickelt und fördert eine effektive Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Einheiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen und Ergebnisse zu optimieren.
• Ergebnisse liefern: Erzeugt und liefert qualitativ hochwertige Ergebnisse serviceorientiert und zeitnah. Ist handlungsorientiert und verpflichtet, vereinbarte Ergebnisse zu erreichen.
• Wissen verwalten und teilen: Strebt kontinuierlich nach Lernen, Wissensaustausch und Innovation.
• Rechenschaftspflicht: Übernimmt Verantwortung für das Erreichen der Prioritäten und Annahmen der Organisation Verantwortung für eigene Handlungen und delegierte Arbeit.
• Kommunikation: Fördert und trägt zu einer klaren und offenen Kommunikation beiation. Erklärt komplexe Sachverhalte auf informative, inspirierende und motivierende Weise.

Sonstiges

Jedes Angebot an den Kandidaten im Zusammenhang mit dieser Stellenausschreibung ist vorbehalten zur Finanzierungsbestätigung.

Die Ernennung unterliegt der Bescheinigung, dass der Kandidat aus medizinischer Sicht für die Ernennung geeignet ist, und Sicherheitsüberprüfungen.

Voraussetzung für den Antritt der Stelle ist ein rechtmäßiger Wohnsitz im Land des Dienstortes und ggf. eine Arbeitserlaubnis.

Anleitung:

Interessierte Kandidaten werden gebeten, ihre Bewerbungen auf dem Formular für den persönlichen Lebenslauf an [email protected]  bis spätestens 01. August 2024, unter Bezugnahme auf diese Anzeige in der Betreffzeile Ihrer Nachricht.

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiert.

Veröffentlichungszeitraum:

Vom 17.07.2024 bis 01.08.2024