Projektassistent (Verwaltung) – Internationale Organisation für Migration (IOM), Vertretung in der Ukraine in Mizhnarodna organizaciya z migraciyi / MOM

Offen für interne und externe KandidatenPositionsbezeichnung: Projektassistent (Verwaltung)Dienstort: ​​Dnipro, UkraineEinstufung: Allgemeiner Dienstmitarbeiter, Besoldungsgruppe G5 Art der Anstellung: Spezielle kurzfristige Anstellung, sechs Monate mit der Möglichkeit einer VerlängerungVoraussichtliches Startdatum: So bald wie möglichEnddatum: 25 April 2024 Die 1951 gegründete IOM ist eine verbundene Organisation der Vereinten Nationen und arbeitet als führende UN-Agentur im Bereich Migration eng mit staatlichen, zwischenstaatlichen und nichtstaatlichen Partnern zusammen. IOM setzt sich für die Förderung einer humanen und geordneten Migration zum Wohle aller ein. Dies geschieht durch die Bereitstellung von Dienstleistungen und Beratung für Regierungen und Migranten. IOM setzt sich für ein vielfältiges und integratives Umfeld ein. Auf diese Stelle können sich interne und externe Kandidaten bewerben. Für die Zwecke der Stellenausschreibung gelten interne Kandidaten als Kandidaten der ersten Stufe.Kontext:Unter der Gesamtaufsicht des Missionschefs und der direkten Aufsicht des Nationalen Programmbeauftragten (Hub Lead) wird der Projektassistent (Verwaltung) einen Beitrag leisten zur Umsetzung von IOM Ukraine in der Ostregion, insbesondere in Bezug auf die Verwaltung. Kernfunktionen / Verantwortlichkeiten: Unterstützung, insbesondere administrativ, bei der Umsetzung und Überwachung von Projektaktivitäten. Abrufen, Zusammenstellen, Zusammenfassen, Analysieren und Präsentieren von Informationen/Daten zu einem bestimmten Projekt Themen.Budget überwachen; Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Mittel. Holen Sie die erforderliche Genehmigung ein und aktualisieren Sie budgetbezogene Informationen. Arbeiten Sie mit IOM-Finanz-, Lieferketten- und Personalkollegen in anderen Büros zusammen, um den Betrieb des Hubs zu unterstützen. Helfen Sie bei der Überwachung finanzieller Aspekte im Zusammenhang mit dem Betrieb des Hubs sowie bei Zahlungen und anderem projektbezogene finanzielle Fragen zu Projektaktivitäten, die vom Hub aus koordiniert werden. Verwalten Sie das Portokassenkonto der Zweigstelle, führen Sie Barzahlungen aus und überprüfen Sie alle Zahlungsanforderungen/Rechnungen, um sicherzustellen, dass die Belege und andere Anforderungen vollständig sind. Nachverfolgung mit den jeweiligen Mitarbeitern im Falle unvollständiger Einreichungen vor der Abrechnung/Zahlung. Führung eines manuellen Kassenbuchs und Durchführung täglicher/wöchentlicher/monatlicher Bargeldzählung mit dem Vorgesetzten im Büro. Bereitstellung des monatlichen Kassenberichts gemäß dem internen Verfahren. Unterstützung bei der Vorbereitung Rechtzeitige Bearbeitung monatlicher Finanzierungsanträge, Koordination mit anderen betroffenen Einheiten. Unterstützung der Finanzabteilung bei der Überprüfung der Finanzberichte der Durchführungspartner. Beraten Sie Implementierungspartner bei Bedarf in Finanz-/Beschaffungsfragen unter Anleitung des Finanzteams. Stellen Sie die ordnungsgemäße Pflege und Vollständigkeit der Finanzdokumentation sicher. Wenden Sie vorhandene Verwaltungs-/Finanzverfahren an und schlagen Sie neue Lösungen vor, um damit verbundene Prozesse nach Bedarf, Machbarkeit und Anwendbarkeit zu glätten Bessere Anpassung an den sich entwickelnden Kontext und die Implementierungsmethoden. Unterstützen Sie Beschaffungs- und Logistikvorgänge im Hub-Bereich in Abstimmung mit Projektmanagern und anderen Einheiten. Helfen Sie bei der Vergabe von IPs, unterstützen Sie bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Unterstützen Sie die Wartung und Verwaltung von Hubs und Einrichtungen. einschließlich durch Gespräche mit Lieferanten, Unterstützung bei Zahlungen und Nachverfolgung. Bereitstellung logistischer DienstleistungenUnterstützung des Hub-Personals und des Besuchspersonals, einschließlich Beratung zu Reiseoptionen, Einreichung von Sicherheitsfreigaben, Bewegungsplänen und Unterkunftsbuchungen. Fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für die administrative Koordinierung der Projektumsetzung, einschließlich umfassender Zusammenarbeit mit verschiedenen Organisationseinheiten und externen Parteien, um Anfragen einzuleiten. Holen Sie die erforderlichen Genehmigungen ein, verarbeiten und verfolgen Sie Verwaltungsmaßnahmen usw. Erstellen Sie Statusberichte, identifizieren Sie Lieferdefizite, machen Sie sie dem Vorgesetzten zur Kenntnis und schlagen Sie Abhilfemaßnahmen vor. Korrespondenzentwürfe zu Projektthemen; Erstellen und aktualisieren Sie Berichte, Briefing-Notizen, Grafiken, statistische Tabellen, Präsentationen und andere Formen der Dokumentation. Reagieren Sie auf komplexe Informationsanfragen und Anfragen; Dateien/Aufzeichnungen einrichten und verwalten; Organisation von Meetings, Workshops und Schulungen; Teilnahme an Meetings und Konferenzen; Unterstützung bei der Koordinierung von Implementierungsaktivitäten mit lokalen Behörden, Partnern, Organisationen der Vereinten Nationen, zwischenstaatlichen und nichtstaatlichen Organisationen, Gebern und anderen für das Projekt relevanten Interessengruppen. Unterstützung bei der Überwachung der Arbeit von Implementierungspartnern und Meldung von Nichteinhaltungen an den Vorgesetzten. Bietet Anleitung/ Schulung für neue Mitarbeiter/Nachwuchskräfte. Führen Sie weitere Aufgaben aus, die Ihnen zugewiesen werden können. Erforderliche Qualifikationen und Erfahrung. Ausbildung: Hochschulabschluss/Zertifikat mit mindestens fünf Jahren einschlägiger Berufserfahrung; ODER Bachelor-Abschluss in Politik- oder Sozialwissenschaften, internationalen Beziehungen, Entwicklungsstudien, Migrationsstudien , Menschenrechte, Recht oder verwandte Bereiche von einer akkreditierten akademischen Einrichtung mit drei Jahren einschlägiger Berufserfahrung. ErfahrungZwei Jahre oder mehr Berufserfahrung bei einer internationalen Organisation im Bereich Verwaltung oder Projektmanagement; Erfahrung in der Arbeit mit Migranten, Flüchtlingen, Binnenvertriebene, Opfer von Menschenhandel und andere gefährdete Gruppen; Erfahrung in der Arbeit vor Ort ist von Vorteil. Fähigkeiten: Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (MS Word, Excel usw.) sind erforderlich; Fortgeschrittene Kenntnisse in Tabellenkalkulation und Datenanalyse in Excel sind erwünscht. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten. Fähigkeit, Verwaltungs- und Finanzkontrollverfahren zu verstehen, zu entwickeln und umzusetzen. Nachgewiesene Fähigkeiten im Verfassen, Schreiben und Berichten. Sprachen. Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse (mündlich und schriftlich) sind erforderlich Vom Amtsinhaber wird erwartet, dass er die folgenden Werte und Kompetenzen unter Beweis stellt:WerteInklusion und Respekt für Vielfalt: Respektiert und fördert individuelle und kulturelle Unterschiede. Fördert Vielfalt und Inklusion. Integrität und Transparenz: Hält hohe ethische Standards aufrecht und handelt im Einklang mit den Grundsätzen/Regeln und Verhaltensstandards der Organisation. Professionalität: Zeigt die Fähigkeit, gelassen, kompetent und engagiert zu arbeiten und übt bei Besprechungen ein sorgfältiges Urteilsvermögen aus -alltägliche Herausforderungen.Mut: Zeigt die Bereitschaft, zu wichtigen Themen Stellung zu beziehen.Empathie: Zeigt Mitgefühl für andere, gibt Menschen das Gefühl, sicher, respektiert und fair behandelt zu werden.Kernkompetenzen – Verhaltensebene 1Teamarbeit: Entwickelt und fördert eine effektive Zusammenarbeit innerhalbund abteilungsübergreifend, um gemeinsame Ziele zu erreichen und Ergebnisse zu optimieren.Ergebnisse liefern: Erzeugt und liefert qualitativ hochwertige Ergebnisse serviceorientiert und zeitnah. Ist handlungsorientiert und verpflichtet, vereinbarte Ergebnisse zu erreichen. Wissen verwalten und teilen: Strebt kontinuierlich danach, zu lernen, Wissen zu teilen und Innovationen zu schaffen. Verantwortlichkeit: Übernimmt Verantwortung für das Erreichen der Prioritäten der Organisation und übernimmt die Verantwortung für eigene Maßnahmen und delegierte Arbeit. Kommunikation: Ermutigt und trägt dazu bei klare und offene Kommunikation. Erklärt komplexe Sachverhalte auf informative, inspirierende und motivierende Weise.SonstigesJedes dem Bewerber im Zusammenhang mit dieser Stellenausschreibung unterbreitete Angebot bedarf einer Finanzierungsbestätigung.Für die Ernennung ist eine Bescheinigung über die medizinische Eignung des Bewerbers für die Anstellung und Sicherheitsüberprüfungen erforderlich.Eine Voraussetzung Voraussetzung für die Aufnahme der Stelle ist ein rechtmäßiger Wohnsitz im Land des Dienstortes und ggf. eine Arbeitserlaubnis. So bewerben Sie sich: Interessierte Bewerber werden gebeten, ihre Bewerbungen bis spätestens 25. April 2024 auf dem Formular „Personal History“ an [email protected] einzureichen Bitte beziehen Sie sich in der Betreffzeile Ihrer Nachricht auf diese Anzeige. Es werden nur Kandidaten kontaktiert, die in die engere Wahl kommen. Veröffentlichungszeitraum: Vom 16.04.2024 bis 25.04.2024