Projektassistent (Verwaltung) – Internationale Organisation für Migration (IOM), Vertretung in der Ukraine in Mizhnarodna organizaciya z migraciyi / MOM

Offen für interne und externe Kandidaten

 Positionstitel: Projektassistent (Verwaltung)

Dienstort: ​​Dnipro, Ukraine

Klassifizierung: Mitarbeiter des Allgemeinen Dienstes, Besoldungsgruppe G5

Art der Ernennung: Speziell kurzfristig, sechs Monate mit der Möglichkeit der Verlängerung

Voraussichtliches Startdatum: < strong style="font-weight: Bold !important">So schnell wie möglich

Einsendeschluss: 05. Juli 2024

Die 1951 gegründete IOM ist eine verbundene Organisation der Vereinten Nationen und die führende UN-Agentur im Bereich Migration. arbeitet eng mit staatlichen, zwischenstaatlichen und nichtstaatlichen Partnern zusammen. IOM setzt sich für die Förderung einer humanen und geordneten Migration zum Wohle aller ein. Dies geschieht durch die Bereitstellung von Dienstleistungen und Beratung für Regierungen und Migranten.

IOM setzt sich für ein vielfältiges und integratives Umfeld ein. Auf diese Stelle können sich sowohl interne als auch externe Kandidaten bewerben. Für die Zwecke der Stellenausschreibung gelten interne Kandidaten als Kandidaten der ersten Stufe.

Kontext:

Unter der Gesamtaufsicht des Missionschefs und des Direktionsleiters Unter der Aufsicht des Nationalen Programmbeauftragten (Hub Lead) wird der Projektassistent (Verwaltung) zur Umsetzung von IOM Ukraine in der Region Ost beitragen, insbesondere in Bezug auf die Verwaltung.

Kernfunktionen / Verantwortlichkeiten:

1. Unterstützung, insbesondere administrativ, bei der Umsetzung und Überwachung von Projektaktivitäten.
2. Informationen/Daten zu spezifischen Projektthemen abrufen, zusammenstellen, zusammenfassen, analysieren und präsentieren.
3. Budget überwachen; Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Mittel. Holen Sie die erforderliche Genehmigung ein und aktualisieren Sie budgetbezogene Informationen.
4. Arbeiten Sie mit IOM-Finanz-, Lieferketten- und Personalkollegen in anderen Büros zusammen, um den Hub-Betrieb zu unterstützen.
5. Unterstützung bei der Überwachung finanzieller Aspekte im Zusammenhang mit dem Betrieb des Hubs sowie Zahlungen und anderen projektbezogenen Finanzangelegenheiten im Zusammenhang mit Projektaktivitäten, die vom Hub aus koordiniert werden.
6. Verwaltung des Portokassenkontos der Unterbüros, Ausführung von Barzahlungen usw Überprüfen Sie alle Zahlungsaufforderungen/Rechnungen, um sicherzustellen, dass die Belege und sonstigen Anforderungen vollständig sind. Nachverfolgung mit den jeweiligen Mitarbeitern im Falle unvollständiger Einreichungen vor der Abrechnung/Zahlung.
7. Führen Sie ein manuelles Kassenbuch und führen Sie mit dem Vorgesetzten im Büro eine tägliche/wöchentliche/monatliche Bargeldzählung durch.
8. Stellen Sie den monatlichen Kassenbericht gemäß dem internen Verfahren bereit.
9. Unterstützen Sie die Vorbereitung Rechtzeitige monatliche Finanzierungsanträge, Koordination mit anderen betroffenen Einheiten.
10. Unterstützen Sie die Finanzabteilung bei der Überprüfung der Finanzberichte der Durchführungspartner. Beraten Sie Implementierungspartner bei Bedarf in Finanz-/Beschaffungsfragen unter Anleitung des Finanzteams.
11. Sorgen Sie für die ordnungsgemäße Pflege und Vollständigkeit der Finanzdokumentation.
12. Wenden Sie vorhandene Verwaltungs-/Finanzverfahren an und schlagen Sie vor Neue Lösungen zur Glättung verwandter Prozesse nach Bedarf, Machbarkeit und Anwendbarkeit, um sich besser an den sich entwickelnden Kontext und die Implementierungsmethoden anzupassen.
13. Unterstützung bei Beschaffungs- und Logistikvorgängen im Hub-Bereich in Abstimmung mit Projektmanagern und anderen Einheiten. 
14. Hilfe bei der Vergabe von IPs, Unterstützung bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.
15. Unterstützen Sie die Wartung und Verwaltung von Hubs und Einrichtungen, unter anderem durch Gespräche mit Anbietern, Unterstützung bei Zahlungen und Nachverfolgung.< /li>
16. Bieten Sie logistische Unterstützung für Hub-Mitarbeiter und Besucherpersonal, einschließlich Beratung zu Reiseoptionen, Einreichung von Sicherheitsfreigaben, Bewegungsplänen und Unterkunftsbuchungen.
17. Fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für die administrative Koordinierung der Projektumsetzung Dies beinhaltet eine umfassende Zusammenarbeit mit verschiedenen Organisationseinheiten und externen Parteien, um Anfragen einzuleiten, erforderliche Genehmigungen einzuholen, Verwaltungsmaßnahmen zu bearbeiten und nachzuverfolgen usw.
18. Erstellen Sie Statusberichte, identifizieren Sie Lieferdefizite und bringen Sie sie zur Aufmerksamkeit des Vorgesetzten und Vorschläge für Abhilfemaßnahmen.
19. Korrespondenzentwurf zu Projektthemen; Erstellen und aktualisieren Sie Berichte, Briefing-Notizen, Grafiken, statistische Tabellen, Präsentationen und andere Formen der Dokumentation.
20. Reagieren Sie auf komplexe Informationsanfragen und Anfragen; Dateien/Aufzeichnungen einrichten und verwalten; Organisation von Meetings, Workshops und Schulungen;
21. An Meetings und Konferenzen teilnehmen; Unterstützung bei der Koordinierung von Umsetzungsaktivitäten mit lokalen Behörden, Partnern, Organisationen der Vereinten Nationen, zwischenstaatlichen und nichtstaatlichen Organisationen, Gebern und anderen für das Projekt relevanten Interessengruppen. 
22. Unterstützung bei der Überwachung der Arbeit der Implementierungspartner und Meldung von Nichteinhaltungen an den Vorgesetzten.
23. Bietet Anleitung/Schulung für neue/nachwuchskräfte.
24. Führt solche anderen Aufgaben durch Aufgaben, die zugewiesen werden können.

Erforderlich Qualifikationen und Erfahrung

Bildung

• Abitur/Zeugnis mit mindestens fünf Jahren einschlägiger Berufserfahrung;