Programmassistent, UNITY-Programm/Programmassistent im Programm „Dream and Act“. in IREX / International Research and Exchanges Board

Wer wir sindIREX ist eine globale Entwicklungs- und Bildungsorganisation. Wir streben nach einer gerechteren, wohlhabenderen und integrativeren Welt – in der Einzelpersonen ihr volles Potenzial entfalten, Regierungen ihren Menschen dienen und Gemeinschaften gedeihen. Mit einem voraussichtlichen jährlichen Portfolio von mehr als 150 Millionen US-Dollar und mehr als 750 Mitarbeitern weltweit arbeiten wir mit Partnern in mehr als 100 Ländern in vier Bereichen zusammen, die für den Fortschritt von entscheidender Bedeutung sind: die Ausbildung von Führungskräften, die Stärkung der Jugend, die Stärkung von Institutionen und die Verbesserung des Zugangs zu hochwertiger Bildung und Informationen .Der Programmassistent, der dem Teamleiter unterstellt ist, wird eng mit dem Programmteam zusammenarbeiten, um umfassende Unterstützung bei Logistik, Dokumentenmanagement, Übersetzung und anderen Programmprozessen zu leisten. Das Hauptziel dieser Rolle besteht darin, das effiziente und effektive Funktionieren des Programmbetriebs zu unterstützen und sicherzustellen. Der Assistent erledigt zusätzliche Aufgaben, wenn sie für die Organisation oder das Team erforderlich sind oder vom Manager zugewiesen wurden. Wir sind Macher. Unsere jahrzehntelange Erfahrung vor Ort hilft uns, größere Wirkung, praktische Empfehlungen und dauerhafte Partnerschaften zu erzielen. Sind Sie das nächste Mitglied unseres Teams? Ihr Hintergrund und Ihre Fähigkeiten. Ein Bachelor-Abschluss in internationaler Entwicklung, öffentlicher Verwaltung, Management, Politikwissenschaft und Kommunikation und/oder einem anderen relevanten Bereich. Mindestens 1 Jahr einschlägige Erfahrung in der internationalen Entwicklung und/oder im NGO-Sektor in ähnlichen Bereichen; Verständnis des Projektmanagementzyklus; praktische Erfahrung mit Microsoft 365. Interesse an der Arbeit mit Jugendlichen und der Schaffung einer befähigenden Umgebung Umfeld und Möglichkeiten für die Jugend;Fließende (schriftliche und mündliche) Ukrainisch-, Russisch- und Englischkenntnisse;Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu erledigen und in Stresssituationen ein ruhiges, freundliches Auftreten zu bewahren;Ausgeprägte Kommunikations- und Kundendienstfähigkeiten;Eine ausgeprägte Arbeitsmoral und Liebe zum Detail ; Eine positive und kooperative Einstellung und die Bereitschaft, als Mitglied eines Teams zu arbeiten. Sie müssen über eine uneingeschränkte Arbeitserlaubnis in der Ukraine verfügen. Ihre täglichen Aufgaben. Bieten Sie programmatische, finanzielle, administrative und logistische Unterstützung, um die reibungslose Umsetzung des UNITY-Programms sicherzustellen. Unterstützen Sie bei der Planung und Organisation von Programmveranstaltungen, sowohl offline als auch online, wie Schulungen, Workshops, Arbeitsgruppentreffen und Konferenzen. Helfen Sie bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen und leisten Sie administrative Unterstützung für Zahlungen, Verträge und andere damit verbundene Aufgaben. Bieten Sie schriftliche und mündliche Übersetzungen an Dienstleistungen zwischen Englisch und Ukrainisch nach Bedarf. Reisen Sie in Regionen, um Programmveranstaltungen und -aktivitäten zu unterstützen. Arbeiten Sie bei Programmaktivitäten und -initiativen eng mit dem Teamleiter zusammen. Erledigen Sie andere vom Vorgesetzten zugewiesene Aufgaben. Vereinbaren Sie die Zustellung und den Versand der Programmkorrespondenz und Materialien.Erleichterung der ständigen Kommunikation mit Teilnehmern von Bildungsprojekten, die von UNITY durchgeführt werden, einschließlich Kommunikation auf hoher Ebene mit Partnern bezüglich der Umsetzung von Aktivitäten.Kommunikation mit Vertretern anderer UNITY-Programmteams, um Unterstützung für Programmaktivitäten sicherzustellen, einschließlich Kommunikation mit der Kommunikationsabteilung für Informationen Verbreitung und die M&E-Abteilung für die Datenerfassungunter anderem im Zusammenhang mit dem Programm.Führen Sie Finanzverwaltungsaufgaben unter der Leitung der Projektleitung aus.Arbeiten Sie mit dem Finanz- und Verwaltungsteam bei Zahlungen, Verträgen, Lieferanten und Beratern zusammen und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente beschafft und/oder versendet werden.Registrieren , organisieren, verfolgen und archivieren Sie die Programmdokumentation, einschließlich Anträgen, Berichten und Projektdokumenten. Holen Sie Feedback von Teammitgliedern ein und nutzen Sie es, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Übernehmen Sie die Verantwortung für Entscheidungen und Maßnahmen. Fördern Sie effektive Teamarbeit innerhalb des UNITY-Programms und halten Sie sich dabei an Richtlinien und etablierte Verfahren, um eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen am Programm beteiligten Teams zu ermöglichen. Weitere Unterstützungsaufgaben nach Bedarf. Wir führen Hintergrundüberprüfungen aller erfolgreichen Kandidaten durch. Diese Position ist für Remote-Arbeit geeignet. Der berechtigte Mitarbeiter ist ein regulärer Vollzeitmitarbeiter, der dauerhaft oder dauerhaft an einem Arbeitsplatz außerhalb der Region Kiew, Ukraine, arbeitet. Für diese Position ist kein Einwanderungssponsoring möglich. BITTE KEINE TELEFONANRUFEEEOE – Arbeitgeber für ChancengleichheitWir sind ein Arbeitgeber für Chancengleichheit, einschließlich Behinderten-/Tierärzte.