Programm Assistent in WHO Country Office in Ukraine

Als Teil eines Einheitsteams wird der Amtsinhaber verschiedene Sekretariats-, Koordinierungs-, Überwachungs- und Verwaltungsdienste zur Unterstützung der Projekt-/Programmaktivitäten wie folgt wahrnehmen:1. Entwerfen Sie Korrespondenz und Dokumente auf der Grundlage schriftlicher/mündlicher Aufforderungen des Fachpersonals der Einheit(en) und des Landesbüros. Verfassen und erledigen Sie selbständig Korrespondenz administrativer Art. Korrespondenz, Berichte und Dokumente der Einheit auf korrekte Form und (nichttechnischen) Inhalt überarbeiten. Machen Sie sich bei Besprechungen Notizen. Geben Sie Berichte und andere Dokumentation ein. Dienstreisen organisieren.2. Scannen, erfassen, verweisen und verfolgen Sie Korrespondenz und Dokumente, bewerten Sie die Dringlichkeit oder kritische Natur von Elementen und machen Sie sie den zuständigen Mitarbeitern zur Kenntnis. Informieren und erinnern Sie die zuständigen Mitarbeiter an Folgetermine und Fristen für Reaktionen oder spezifische Maßnahmen und stellen Sie gegebenenfalls unterstützendes Material zur Verfügung. Informieren Sie Vorgesetzte und Teammitglieder regelmäßig über den Status der Programmumsetzung sowie potenzielle Probleme und Möglichkeiten.3. Überwachen Sie mithilfe des ERP-Systems (GSM) und anderer Unternehmenstools Aspekte der Umsetzung von Aktivitäten und die Verfügbarkeit von Mitteln für Projekt-/Programmbudgetniveaus und Finanzausgaben gemäß den genehmigten Projekten. Stellen Sie Hintergrundentwürfe für Planungs-, Überwachungs- und Bewertungsübungen zusammen. Geben Sie Dienstreiseempfehlungen ein und geben Sie Erinnerungen bezüglich der Nachbereitung aus, sowie zeichnen Sie Projekt-/Programmüberwachungs- und Bewertungsnotizen auf.4. Treffen Sie administrative Vorkehrungen für das Land und länderübergreifende Aktivitäten, einschließlich der Vorbereitung verschiedener Verpflichtungsdokumente im Zusammenhang mit der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, der Organisation von Studienreisen und Dienstreisen gemäß den Unternehmensrichtlinien und in Übereinstimmung mit dem genehmigten Programmbudget/den Kooperationsprogrammen mit Ländern.5. Unterstützung bei der Organisation von Treffen, die intern oder in den Mitgliedstaaten stattfinden (Arbeitsgruppen, Seminare/Kurse, Workshops und Symposien), d. h.: administrative Vorbereitungen treffen, einschließlich der Organisation praktischer lokaler Vereinbarungen, Vorabtransport von Dokumenten/Ausrüstung und Bewirtung. Bieten Sie während der Sitzungen administrative und Sekretariatsunterstützung und zahlen Sie den Teilnehmern bei Bedarf ein Tagesgeld. Erstellen Sie Verwaltungsberichte.6. Richten Sie das Ablagesystem der Einheit für technische Dokumente und Korrespondenz ein und pflegen Sie es. Erstellen Sie Hintergrunddateien und stellen Sie ggf. Referenzmaterial zusammen. Zugriff auf und Abrufen von Informationen aus relevanten Datenbanken und Aktualisierungen nach Bedarf.7. Reagieren Sie auf telefonische Anfragen und reagieren Sie darauf. Bewerten Sie den kritischen Charakter technischer Anfragen und leiten Sie sie zur Beantwortung an die entsprechenden Mitarbeiter weiter. Koordinieren Sie Termine für Vorgesetzte und Teammitglieder und organisieren Sie Programme für Besucher.8. Bieten Sie allen Mitarbeitern Informationen und Anleitungen zu allgemeinen Büropraktiken und -verfahren. Kollegen im Team unterstützen/ersetzen und bei Bedarf weitere damit verbundene Aufgaben wahrnehmen.9. Übernehmen Sie in Abstimmung mit dem Technik- und Verwaltungsteam eine proaktive Rolle und unterstützen Sie bei der Erstellung von Spendervorschlägen und Spenderberichten (Komponenten Finanz- und Ressourcenmanagement) sowie bei der zeitnahen Verwaltung von Ressourcen.