Beschaffungsbeauftragter / Beschaffungsbeauftragter in People in Need

Arbeitsort: Charkiw

Startdatum: März 2026

Vertragsdauer: 3 Monate Probezeit mit möglicher Verlängerung bei erfolgreichem Abschluss und Verfügbarkeit der Finanzierung

Die Organisation „People in Need“ ist seit Anfang August 2014 in der Ukraine tätig und die humanitären Programme nehmen rasch zu seitdem. Derzeit ist „Lyudyna v bidi“ eine der wichtigsten humanitären Organisationen in der Ukraine, die den vom Konflikt betroffenen Menschen neutrale und unabhängige humanitäre Hilfe leistet.

PIN ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Daher werden Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten ohne Diskriminierung aus irgendwelchen Gründen, einschließlich Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität und anderen, angenommen. PIN begrüßt Bewerbungen aus verschiedenen Gruppen und legt Wert auf Vielfalt.

Beschreibung der allgemeinen Verantwortlichkeiten

Mitarbeiter für allgemeine Rolleninformationen

Unter der allgemeinen Aufsicht des Lead Procurement Specialist ist der Beschaffungsspezialist für die effektive Bereitstellung von Beschaffungsdienstleistungen verantwortlich, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, sowie für die zeitnahe und qualitativ hochwertige Programmwartung und Begünstigte der Mission „Person in Need“ (PIN) in der Ukraine. 

Der Beschaffungsspezialist bietet Lösungen für ein breites Spektrum komplexer Beschaffungs- und Lieferkettenprobleme und ermöglicht einen kollaborativen, kundenorientierten, qualitäts- und leistungsorientierten Ansatz. Wichtige Ergebnisse wirken sich auf die Gesamteffektivität der Beschaffungsmanagementmission und die erfolgreiche Implementierung von Programmen aus.

Allgemeine Verantwortlichkeiten

Der Beschaffungsspezialist ist für die Organisation und Durchführung aller Phasen der Beschaffung verantwortlich Prozess in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Verfahren der Organisation. Gewährleistet Transparenz und Effizienz der Beschaffung, sorgt für eine ordnungsgemäße Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Lieferanten und sorgt für einen ordnungsgemäßen Dokumentenfluss und eine ordnungsgemäße Archivierung. 

Interne Beziehungen:

• Arbeiten Sie eng mit dem Lead Procurement Specialist zusammen, um die Einhaltung der Beschaffungsvorschriften sicherzustellen. 

• Interaktion mit Programmmanagern und Projektmanagern, um Informationen über den Beschaffungsbedarf zu sammeln. 

• Abstimmung mit der Logistikabteilung bezüglich der Lieferplanung. 

• Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung bei der Bezahlung von Rechnungen. 

 

• Verhandlungen führen, Ausschreibungen organisieren, Verträge vorbereiten. 

• Sorgen Sie für transparente Beziehungen zu Lieferanten und überwachen Sie deren ordnungsgemäße Registrierung. 

 

• Koordination der Einkäufe mit verantwortlichen Personen (Programmmanager, Projektmanager). 

• Kommunikation mit Lieferanten während des gesamten Beschaffungsprozesses (Ausschreibungen, Verhandlungen, Verträge, Lieferungen, Zahlungen, Endbewertung). 

• Sicherstellung einer zeitnahen Planung und Organisation von Lieferungen in Abstimmung mit dem Lagerkoordinator. 

• Erstellung, Prüfung und Archivierung der Ausschreibungsunterlagen in ELO und im physischen Archiv. 

• Sammlung von Kaufanfragen und Erstellung neuer Ausschreibungsmappen. 

• Organisation und Öffnung von Vorschlägen, Erstellung relevanter Berichte. 

• Bewertung von Ausschreibungsangeboten, Erstellung von Bewertungsformularen und Berichten. 

• Koordination der Zahlungen an Lieferanten mit der Finanzabteilung. 

• Unterstützung von Anbieterdatenbanken, Überprüfung von Registrierungsdokumenten und Blacklists. 

 

• Recherche Markt: Durchführung einer systematischen Marktanalyse zur Identifizierung neuerihre Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Optimierung von Beschaffungsprozessen.

• Meldung problematischer Probleme an den führenden Beschaffungsspezialisten.

• Der Mitarbeiter ist verpflichtet, die Anforderungen der Richtlinie für örtliches Personal und der Regeln der internen Arbeitsabläufe einzuhalten, Sicherheits- und Brandschutzanweisungen sowie andere damit verbundene obligatorische Anweisungen und Verfahren einzuhalten zu seiner Arbeit. 

• Der Arbeitgeber hat das Recht, dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner Befugnisse und Spezialisierung andere Aufgaben zu übertragen. Bei dringender Arbeits- und Produktionsnotwendigkeit

• Im Falle einer großen Anzahl verschiedener Aufgaben, die der Mitarbeiter gleichzeitig erledigen muss, muss der Mitarbeiter zuerst die dringendsten und wichtigsten Aufgaben erledigen. 

Wir bieten:

• Konkurrenzfähiges Gehalt gemäß PIN-Gehaltstabelle von 1301 EUR (vor Steuern) in der Probezeit + 3 % nach der Probezeit;
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung mithilfe verschiedener Fördermaßnahmen wie Schulungen, Seminare und mehr
• 28 Tage Jahresurlaub + 3 Neujahrsbonusurlaubstage.
• Ein Tag pro Woche Remote-Option für Büroangestellte.
• Unterkunft und Tagegeld für Geschäftsreisen außerhalb des festen Bürobereichs und/oder bei übermäßiger Entfernung oder Reisezeit gemäß der Reiserichtlinie von People in Need.
• Bereitstellung von Laptop, Mobiltelefon (einschließlich Prepaid-SIM-Karten) und Produkten der Marke People in Need (Rucksack, Thermobecher, Notebook, tragbares Gerät). Ladegerät).

• People in Need-Büros sind mit allen notwendigen Sicherheits- und Energiesicherheitseinrichtungen mit unterbrechungsfreiem Internetzugang ausgestattet.

• Kostenloser Kaffee, Tee, Milch und Wasser in den Büros.
• Multikulturelle und freundliche Atmosphäre im Team, etwa 300 Mitarbeiter im Programm in der Ukraine.

Bewerbungsablauf:

Bitte senden Sie einen deutlich gekennzeichneten Lebenslauf und Motivationsschreiben. Bitte beachten Sie, dass wir nur ausgewählte Kandidaten kontaktieren. Schriftliche Tests und Vorstellungsgespräche werden fortlaufend durchgeführt und die Stelle wird geschlossen, sobald die Kandidatur für die Position bestätigt wurde.

Bitte beachten Sie, dass für PIN in keiner Phase des Einstellungsprozesses eine Gebühr erhoben wird.