Beschaffungsberater (Medizin) (Kurzzeiteinsatz) in Medicos del Mundo

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CONTEXT

Medecins du Monde France (MdM-F) führt Aktivitäten in den Bereichen Gesundheit, Rehabilitation und humanitäre Hilfe durch in der Südukraine, wobei der Schwerpunkt auf dem Zugang zu medizinischen Dienstleistungen, der Sanierung von Gesundheitseinrichtungen und der Lieferung wichtiger medizinischer und Non-Food-Artikel an vom Konflikt betroffene Bevölkerungsgruppen liegt.
 
 Aufgrund der verzögerten Einreichung des medizinischen Beschaffungsplans und des Fehlens einer regelmäßigen Budgetverfolgung durch die medizinische Abteilung zu Beginn des Jahres konzentrierte sich ein hohes Volumen an medizinischen Beschaffungsprozessen auf das letzte Quartal (4. Quartal 2025). Um den rechtzeitigen und konformen Abschluss dieser wichtigen Beschaffungen sicherzustellen, möchte MdM einen (medizinischen) Beschaffungsberater für eine zweimonatige Supportmission mit Sitz in Mykolajiw einstellen.

HAUPTZIELE:

Der Berater wird:
 - Die Logistikabteilung bei der Beschaffung von medizinischen Artikeln, Verbrauchsmaterialien und Geräten unter vollständiger Einhaltung der MdM France 2024-Einkaufsverfahren und Spendervorschriften (CDCS, ECHO) unterstützen.
 - Die rechtzeitige Lieferung und Dokumentation aller medizinischen Beschaffungsdateien vor Abschluss des Geschäftsjahres (31. Dezember 2025) sicherstellen.
 - Die internen Kapazitäten für Lieferantenkoordination, Compliance-Überprüfung und SAP-Regularisierung stärken Von der Zentrale verwaltete Beschaffungen.

HAUPTVERANTWORTLICHKEITEN:

A. Beschaffungsausführung:

- Bereiten Sie Marktanfragen (MR) in Zusammenarbeit mit den Medizin- und Logistikteams vor und validieren Sie sie.
 - Starten und verfolgen Sie Angebotsanfragen (RFQs) für medizinische Artikel (Arzneimittel, Geräte, Verbrauchsmaterialien, Reagenzien, Diagnosekits).
 - Führen Sie eine vergleichende Angebotsanalyse (CBA) durch, um die Einhaltung der Auswahlkriterien (Preis, Qualität, Durchlaufzeit, GSDP-Niveau) sicherzustellen.
 - Korrekt entwerfen und sicherstellen Unterzeichnung von Bestellungen (POs) und Verträgen auf der Grundlage von MdM- und Spendervorlagen.

 – falls erforderlich, um an Verhandlungen mit Lieferanten/Auftragnehmern zum Zwecke des Vertragsabschlusses teilzunehmen
 – Lieferantendokumentation überprüfen: Unternehmensregistrierung, Lizenzen, Steuerkonformität, GSDP/GMP-Zertifikate und CAPA-Status (gemäß QUAMED-Audit 2023).

B. Qualität und Compliance:

- Stellen Sie sicher, dass alle Beschaffungen den MdM-Einkaufsverfahren 2024, Anhang 13 (Ethik- und Betrugsbekämpfungsrichtlinie) und den EU-Geberanforderungen entsprechen.
 - Stellen Sie die Rückverfolgbarkeit und ordnungsgemäße Archivierung von Beschaffungsdateien sicher (SharePoint + Papierkopie).
 - Arbeiten Sie mit HQ Logistics (Paris) für die SAP-Regularisierung von HQ-geführten medizinischen Bestellungen zusammen.
 - Stellen Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation sicher Wareneingangsscheine (GRN), Frachtbriefe und Spendenbescheinigungen (DC).

C. Koordination und Berichterstattung:

- Pflegen Sie die tägliche Kommunikation mit dem medizinischen Koordinator und Team sowie dem Logistikkoordinator und dem Beschaffungsbeauftragten, um die Spezifikationen abzustimmens, Mengen und Spenderberechtigung.
 - Stellen Sie dem Protokollkoordinator wöchentliche Fortschrittsaktualisierungen zum Beschaffungsstatus zur Verfügung und
 - Stellen Sie in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung die Finanzvalidierung und Zahlungsverfolgung sicher.
 - Unterstützen Sie die Prüfungsvorbereitung zum Jahresende, indem Sie sicherstellen, dass alle medizinischen Beschaffungsdateien vollständig, unterzeichnet und konform sind.

4. LEISTUNGEN

Bis zum Ende des Auftrags liefert der Berater Folgendes:
 1. Alle medizinischen Beschaffungsdateien abgeschlossen und konform (MR > RFQ > CBA > PO > GRN > Rechnung > DC).
 2. Ein Beschaffungsabschlussbericht (Procurement Completion Report, PCR), der alle abgeschlossenen Prozesse, verwendeten Lieferanten und Compliance-Hinweise zusammenfasst.
 3. Eine aktualisierte Lieferantendatenbank für validierte GSDP-medizinische Lieferanten in Ukraine.
 4. Vollständige Integration aller Dateien im SharePoint-Archiv und SAP-System der Mission.

5. ERFORDERLICHE QUALIFIKATIONEN

- Abschluss in Pharmazie, Biomedizintechnik, Logistik oder öffentlichem Gesundheitswesen (Spezialisierung auf medizinische Lieferkette).
 - Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der medizinischen Beschaffung für INGOs, UN-Agenturen oder Gesundheitsorganisationen.
 - Fundierte Kenntnisse der medizinischen Lieferkettenstandards (GSDP, GMP, WHO-Beschaffungsstandards); Erfahrung mit Kühlkette und kontrollierten Arzneimitteln.
 - Vertrautheit mit den Verfahren von MdM France oder anderen wichtigen Gebern (ECHO, CDCS, USAID, UN).
 - Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse (mündlich und schriftlich); Russisch ist von Vorteil.
 - Kenntnisse in Excel, SAP oder ähnlichen ERP-Systemen sowie Dokumentenarchivierungstools (SharePoint).
 - Ausgezeichnete Organisation, Zeitmanagement und Liebe zum Detail; hohe ethische Standards; Fähigkeit, unter engen Fristen zu arbeiten.

6. DAUER UND ORT

 - Zeitraum: 1. November – 31. Dezember 2025 (2 Monate).
 - Arbeitsbasis: MdM-Büro, Mykolajiw, Ukraine, Geschäftsreisen in die ganze Ukraine sind möglicherweise möglich
 - Art des Auftrags: Dienstleistungsvereinbarung (CLA) nach ukrainischem Recht.
 - Arbeitstage: 5 Tage pro Woche.

7. VERGÜTUNG

- Wettbewerbsfähiger Beratungstarif basierend auf der Gehaltstabelle von MdM France.

8. BEWERBUNGSVERFAHREN

Interessierte Bewerber sollten Folgendes einreichen:
 - Einen Lebenslauf und ein Anschreiben in englischer Sprache,
 - Eine Kopie relevanter Beschaffungsbescheinigungen (falls zutreffend),
 - Kontaktdaten von zwei beruflichen Referenzen.
 
 Bewerbungen sind per E-Mail zu senden an:
 Betreff: Procurement (Medical) Consultant – Mykolaiv 2025

9. BESCHÄFTIGUNGSBEDINGUNGEN:

 - Vertragsart: CLA-Vereinbarung

 - Rhythmus: Vollzeit

 - Eintrittsdatum: 1. November 2025

 - Standort: Stelle mit Sitz in Mykolajiw. Regelmäßige Besuche vor Ort an Interventions- oder Bewertungsorten sowie Geschäftsreisen können erforderlich sein.

 – Verwandter Beruf: Logistikbeauftragter – 5A

 – Gehalt: 63.517 UAH brutto plus Verpflegungs- und Reisekostenzuschüsse