Kaufmannsgehilfe in Chemonics International

Programmbeschreibung: Das Office of Transition Initiatives (OTI) der United States Agency for International Development (USAID) Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) zielt darauf ab, die vereinte, demokratische und auf Europa ausgerichtete Erholung der Ukraine nach der russischen Invasion voranzutreiben. Dieses Ziel wird durch drei Programmziele erreicht: 1. Stärkung transparenter, zugänglicher Wiederherstellungsprozesse in Frontlinien- und befreiten Gebieten, die lokale Prioritäten widerspiegeln; 2. Stärkung gewaltfreier Bürgeraktionen und Verbindungen in den von Russland kontrollierten Gebieten mit dem Rest der Ukraine; und 3. Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements in Gemeinden an vorderster Front und in befreiten Gemeinden, um zur Widerstandsfähigkeit der Gemeinschaft und zur Gestaltung einer besseren Zukunft beizutragen. Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten: Der Procurement Assistant (PA) unterstützt die Beschaffungsmanager (PMs) bei Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Entwicklung, Umsetzung und Abschluss der Programmaktivitäten. Bereiten Sie Zahlungsanforderungspakete vor und übermitteln Sie sie zur Prüfung an den Beschaffungsmanager. Nehmen Sie Kontakt zu Zuschussempfängern und Lieferanten auf, um bei Bedarf zahlungs-, beschaffungs-, inspektions- und registrierungsbezogene Unterlagen einzuholen. Unterstützen Sie den Beschaffungsmanager. mit allen Beschaffungen, während Aufgaben delegiert werden. Überwachen Sie die Budgetleistung in Zusammenarbeit mit dem Grants and Programs-Team, einschließlich potenzieller Aktivitätsüberschreitungen oder erwarteter Aufhebungen von Verpflichtungen, rechtzeitig. Geben Sie Aktivitätsauszahlungen wöchentlich in den Aktivitätsauszahlungs-Tracker ein und erfassen Sie Auszahlungen in Aktivitätsbudgets und wöchentliche Berichterstattung an die OMU. Sorgen Sie für die Gesamtintegrität des Beschaffungsablagesystems in SharePoint (SP) und der webbasierten Datenbank (WBDB), indem Sie sicherstellen, dass jeweils eine entsprechende Dokumentation gemäß den Projektrichtlinien erstellt, benannt und gespeichert wird TAP-Beschaffungsdatei. Führen Sie während der Lieferung der beschafften Artikel Besuche vor Ort bei den Zuschussempfängern durch oder führen Sie anschließende Inspektionsbesuche durch, um sicherzustellen, dass die beschafften Artikel angemessen verwendet und mit der Marke versehen werden. Planen Sie auf Wunsch des Beschaffungsmanagers Treffen mit den Zuschussempfängern, Bieterkonferenzen usw Dem Beschaffungsassistenten können je nach Bedarf Ad-hoc-Aufgaben und Pflichten zugewiesen werden, um die insgesamt effiziente Umsetzung der UCBI 4-Aktivitäten sicherzustellen. Schlüsselbereiche: Verwaltung, Dokumentation, Compliance, Beziehungsmanagement, Überwachung, Lernen, Berichterstattung. QualifikationenBachelor-Abschluss bevorzugt. Ein (1) bis zwei (2) Jahre Berufserfahrung in komplexen Feldprogrammen bevorzugt. Nachgewiesene Erfahrung in der Arbeit mit USAID-Förderprogrammen, idealerweise mit OTI, bevorzugt. Fähigkeit, erfolgreiche Erfahrungen mit allen oben aufgeführten Kernkompetenzen praktisch nachzuweisen . Fähigkeit/Bereitschaft, zu Standorten zu reisen, an denen UCBI arbeitet. Fließende Beherrschung der MS-Office-Software. Fähigkeit/Bereitschaft zu lernen und sich beruflich weiterzuentwickeln. Vorherige Berufserfahrung bei Chemonics wünschenswert. Fließende schriftliche und mündliche Ukrainischkenntnisse erforderlich. Gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse erforderlich. Für Wehrpflichtige ist ein Vermerk zur militärischen Registrierung im Militärausweis erforderlich. BEWERBUNGSANWEISUNGEN: Senden Sie elektronische Einreichungen bis zum 24. Mai 2024 an [email protected] Bitte geben Sie in der Betreffzeile die Stelle ein, auf die Sie sich als „Einkaufsassistent“ bewerbenFügen Sie Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben/eine Interessensbekundung bei, in der Sie Ihr Interesse und Ihre Qualifikationen darlegen. Bitte keine telefonischen Anfragen. Bewerbungen werden fortlaufend geprüft, frühzeitige Bewerbungen sind erwünscht. Weitere Informationen finden Sie unter www.chemonics.com. „Chemonics setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein und diskriminiert in seinen Auswahl- und Beschäftigungspraktiken nicht aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, politischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Familienstand, Behinderung, genetischen Informationen oder Alter , Mitgliedschaft in einer Mitarbeiterorganisation oder andere nicht leistungsbezogene Faktoren.“ Mehr anzeigen Weniger anzeigen Es handelt sich dabei um eine kleine Sache