Persönlicher Assistent des stellvertretenden Geschäftsführers (Programme) in Alliance for Public Health, ICF

Die Internationale Wohltätigkeitsstiftung „Alliance for Public Health“ ist eine führende nichtstaatliche Berufsorganisation, die einen erheblichen Einfluss auf die Epidemien von HIV/AIDS, Tuberkulose, Virushepatitis und anderen sozial gefährlichen Krankheiten in der Ukraine hat. ZWECK: Unterstützung für Die Arbeit des Direktors umfasst: Gesamtleitung; Repräsentation und Außenbeziehungen; Leitung der Programmabteilung; strategische Planung und Arbeitsplanung; Fundraising und Spenderbeziehungen sowie Initiierung von Sonderprojekten. POSITIONSANFORDERUNGEN: Starke Motivation für diese Art von Arbeit. Hochschulabschluss. Mehr als ein Jahr Berufserfahrung in einer internationalen Organisation. Erfahrung in der erfolgreichen Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung (unerlässlich). Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikation Kenntnisse in Englisch und Ukrainisch sind unerlässlich. Analytische Fähigkeiten und Liebe zum Detail. Gute Korrespondenzfähigkeiten. Hohe Computerkenntnisse (MS Office; 1 C ist ein Plus). Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten. Interesse am Gesundheitswesen und damit verbundenen sozialen Themen. Fähigkeit, ein schnelles Verständnis für die Organisation und Arbeitsweisen zu entwickeln und eine Beziehung zu Schlüsselpersonen in der Organisation aufzubauen. Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und Fristen einzuhalten. Fähigkeit, Initiative zu ergreifen und mit wenig direkter Aufsicht zu arbeiten. Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren. VERANTWORTLICHKEITEN: ALLGEMEINES UNTERSTÜTZUNG: Bieten Sie Unterstützung und allgemeine Unterstützung für den stellvertretenden Exekutivdirektor: Programme, einschließlich: logistische Vorbereitung und Protokollierung von Managementteamsitzungen, Managementberatungssitzungen und anderen Managementsitzungen und Workshops nach Bedarf. Organisation der Tagebuchverwaltung und E-Mail-Verwaltung; Beantwortung routinemäßiger Korrespondenz und Telefonanrufe; Dokumentation von Team-Retreats; und Verbindung mit dem Verwaltungsteam bei Reisearrangements für Auslandsbesuche, Workshops und Meetings; Bereitstellung von Unterstützung für andere Direktoren, soweit erforderlich für die Durchführung von Allianzaktivitäten; Beantwortung routinemäßiger Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Büro der Allianz; Teilnahme an Regional- und Programmteamsitzungen nach Bedarf. Bereiten Sie Protokolle vor und verteilen Sie sie. Führen Sie eine Themenarchivierung für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Arbeit des Direktors durch. Zusammenarbeit mit dem Sekretär der Allianz, um bei Bedarf neue Akten zu erstellen; Unterstützung bei der Vorbereitung für den Stellvertretenden Exekutivdirektor: Programmteilnahme an einmaligen Veranstaltungen und Konferenzen; Koordinierung von Vereinbarungen und Bereitstellung von Unterstützung für internationale Treffen; Koordinierung und Organisation von Besuchen internationaler Experten (APH-Berater). , einschließlich der Sicherstellung fälliger Zahlungen an die Berater bei Bedarf, der Organisation von Reisen, Unterkunft, Autovermietung und anderen Vorkehrungen für sie; Laufende Unterstützung von Forschungsprojekten, einschließlich der Bearbeitung interner Dokumente für Projektberater (ToR, Zahlungsanweisungen, andere, falls erforderlich), Überwachung der rechtzeitigen Einreichung Erstellung von Berichten der Berater, Koordinierung und Organisation von Treffen der Projektbeteiligten; Antizipation von zusätzlichem Unterstützungsbedarf oder Ersatzunterstützung und Bitten Sie das Verwaltungsteam bei Bedarf um Unterstützung. INFORMATIONSAUSTAUSCH: Koordinierung, Entwicklung und Pflege technischer Ressourcen für den stellvertretenden Exekutivdirektor: Programme Partner in Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern. Koordinieren Sie den Informationsaustausch mit dem stellvertretenden Exekutivdirektor: Programmpartner. Arbeiten Sie mit anderen Mitarbeitern der Allianz zusammen, um bei Bedarf Informationen bereitzustellen (z. B. Bereitstellung relevanter Beiträge zu Alliance News und vierteljährlichen Berichten für Alliance-Unterstützer. Unterstützung bei der Vorbereitung von Materialien über Alliance-Aktivitäten oder Dokumentation verschiedener Ereignisse usw. UNTERSTÜTZUNG VON INFORMATIONSSYSTEMEN: Zusammen mit anderen Assistenten: Koordinierung und Pflege der computergestützten Programmdatenbank der Alliance Partneraktivitäten; Analysieren Sie die Datenbank für die Berichterstattung über Programmaktivitäten. Entwickeln und pflegen Sie Aktivitäten zum Informationsaustausch in Bezug auf das Projekt. Entwickeln und pflegen Sie eine Datenbank mit technischen Ressourcen der Allianz. Pflegen Sie das Programminformationssystem des stellvertretenden Exekutivdirektors (Länderhintergrund und technische Informationen). KONTAKT MIT TREUHERN: Pflege der Beziehungen zu den Treuhändern und Schlüsselpartnern der Allianz und Sicherstellung eines kontinuierlichen Austauschs relevanter Dokumente und Informationen; Pflege eines Ablagesystems für treuhänderbezogene Informationen; Organisation der Logistik für halbjährliche Treuhändertreffen; Protokollierung von Treuhändertreffen; Information der Treuhänder über Entwicklungen innerhalb der Allianz Recherche und Schreiben regelmäßiger Newsletter. VERBINDUNG MIT UND UNTERSTÜTZUNG DES PARTNERSCHAFTSTEAMS. Unterstützung bei der Teamarbeit. Teilnahme an den Sitzungen des Partnerschaftsteams. Seien Sie sich darüber im Klaren, wie die Programmdatenbank verwendet wird, und können Sie Informationen extrahieren. ALLGEMEINE BÜROUNTERSTÜTZUNG: Stellvertretender persönlicher Assistent des Geschäftsführers in seiner/ihrer Abwesenheit: Vorbereitung von Dokumenten für SMT-Sitzungen, SMT-Sitzungsprotokolle, Teilnahme an der Entwicklung von SMT-Quartalsplänen, Aufrechterhaltung und Implementierung von SMT-Verfahren wie SMT-Kalender und fortlaufender Tagesordnung; Teilnahme an Managementteamsitzungen und/oder anderen internen Sitzungen /externe Treffen, einschließlich Protokollierung und anschließender Koordinierung der Folgemaßnahmen; Aufrechterhaltung einer gewissen operativen Kommunikation mit der Kontaktperson des Bündnissekretariats und Gewährleistung des fortlaufenden Austauschs relevanter Dokumente und Informationen, Spender und Mitglieder der Bündnisgruppe (internationale Nichtregierungsorganisationen); Beantworten Sie routinemäßige Informationsanfragen. Bieten Sie bei Bedarf allgemeine Bürounterstützung, einschließlich der Bereitstellung von Empfang und Telefondienst für den Geschäftsführer. Halten Sie Kommunikationsverbindungen mit und zwischen Büromitarbeitern aufrecht, wenn einer oder mehrere von ihnen nicht im Büro sind. Bieten Sie bei Bedarf allgemeine Bürounterstützung ;Bei Bedarf andere Teams unterstützen, wenn möglich. SONSTIGES: Pflegen Sie gute Beziehungen zu lokalen Partner-/Geberorganisationen und externen Agenturen in einer für die Funktion des Programmassistenten angemessenen Weise; Repräsentieren Sie die Allianz in geeigneten Foren; Bieten Sie Partnerorganisationen Ad-hoc-Beratung an erforderlich; über Entwicklungen in der HIV/AIDS-Politik auf dem Laufenden bleiben; bei Bedarf weitere Aufgaben übernehmen. Weitere Informationen über die Organisation sowie ihre programmatischen Aktivitäten und die ausgeschriebenen Positionen finden Sie auf unserer Website: http://www.aph. org.ua ;So bewerben Sie sich: Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben auf Englisch und Ukrainisch an. Die Betreffzeile sollte „Persönlicher Assistent des stellvertretenden Geschäftsführers: Programme“ enthalten. Bewerbungsschluss: 10. April 2024, 18 Uhr. Nur erfolgreiche Kandidaten werden für ein Vorstellungsgespräch kontaktiert. Die International Charitable Foundation „Alliance for Public Health“ setzt sich für Gleichberechtigung ein Möglichkeiten und freut sich über Bewerbungen von entsprechend qualifizierten Personen aus allen Bereichen der Gemeinschaft. Besonders qualifizierte Menschen mit HIV/AIDS sind zur Bewerbung herzlich eingeladen. Die Internationale Wohltätigkeitsstiftung „Alliance for Public Health“ verfolgt eine Null-Toleranz-Politik in Bezug auf sexuelle Ausbeutung, Missbrauch oder Belästigung und den damit verbundenen Macht- oder Autoritätsmissbrauch. Es wird erwartet, dass alle ausgewählten Kandidaten die höchsten ethischen Standards einhalten und sich strengen Referenz- und Hintergrundüberprüfungen unterziehen.