Persönlicher Assistent für CEO/COO in CUUB Studio

Hallo! Ich bin Daniil, CEO von CUUB Studio. Gemeinsam mit unserer COO Alina leiten wir eines der führenden Architekturvisualisierungsstudios weltweit. Bei CUUB erstellen wir nicht nur digitale Inhalte; Wir schaffen visuelle Erlebnisse für Luxusimmobilien und Architekturprojekte, die fesseln und inspirieren. Unser Team aus über 40 talentierten Künstlern in der Ukraine und in europäischen Ländern verschiebt ständig die Grenzen der Kreativität und Innovation.

Dies ist nicht nur eine weitere Assistentenrolle – wir suchen jemanden, der einer von ihnen wird Wir sind die wertvollsten Mitglieder unseres Teams, unsere wahre rechte Hand, die unsere Effizienz auf ein neues Niveau heben wird. Wir suchen einen engagierten Teamkollegen, einen echten CUUB-Enthusiasten, der von seiner Arbeit und seinen Leistungen leidenschaftlich angetrieben wird.

Es gibt mehrere entscheidende Kriterien:

• Wir suchen eine erwachsene verantwortliche Person, die sich voll und ganz auf die Rolle einlassen kann, ohne dass erhebliche persönliche Verpflichtungen dies beeinträchtigen könnten Der Job ist anspruchsvoll.
• Flexible und unregelmäßige Arbeitszeiten.
• Fortgeschrittene Englischkenntnisse sind in Wort und Schrift unerlässlich. Sie werden fortgeschrittene Materialien lesen, E-Mails schreiben und mit internationalen Partnern kommunizieren.

Wenn Sie also mit diesen drei zu 100 % zufrieden sind, gibt es noch ein paar andere Dinge, die uns wichtig sind:

Was uns wichtig ist:

• Vertrauenswürdigkeit: absolute Ehrlichkeit und Loyalität sind entscheidend. Sie sollten jemand sein, auf den ich mich zu 100 % verlassen kann. Sie werden mit unseren Finanzen und unseren persönlichen Mitarbeitern zusammenarbeiten, daher ist dies die erste und wichtigste Sache, die wir überprüfen werden.
• Proaktivität: Erkennen Sie Bedürfnisse und ergreifen Sie Maßnahmen, ohne zu warten Anweisungen.
• Meister der Details: Ihr Kleiderschrank ist nach mehreren Kriterien organisiert und sieht aus wie eine Ausstellung in einem Geschäft. Ihr Schreibtisch ist völlig aufgeräumt, da alles perfekt in Ordnern strukturiert ist. Wenn Ihr persönlicher Bereich chaotisch ist, ist diese Rolle möglicherweise nicht die richtige Wahl. Wir brauchen jemanden, dem es am Herzen liegt, Strukturen zu schaffen und aufrechtzuerhalten.
• Leidenschaft fürs Lernen: ein ausgeprägtes Interesse an der persönlichen Weiterentwicklung und ein Wissensdurst sind unerlässlich.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten: Sie sollten sehr kommunikativ sein und in der Lage sein, schnell starke Beziehungen zu einer Vielzahl von Menschen aufzubauen.
• Freundlichkeit und Empathie: angetrieben von Empathie, Sie finden Zufriedenheit darin, anderen zu helfen und die Welt zu einem besseren Ort zu machen.

Ein paar andere Dinge:

• Informationsmanagement: Sie müssen eine große Menge an Informationen effizient verwalten und organisieren und sich dabei auf das Wesentliche konzentrieren.
• Technisch versiert: Sie sollten mit allen modernen Produktivitätstools wie Google Docs, Google Kalender, Notion, ChatGPT, anderen KI-Tools usw. vertraut sein. Wenn Sie Gmail nicht verwenden, ist dies möglicherweise nicht die richtige Rolle für Sie. Sie lieben das Lernen neue Software und können innerhalb eines Tages herausfinden, wie man ein neues CRM verwendet.
• Sprachkenntnisse: Sie müssen über ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Wort und Schrift verfügen (Ukrainisch, Englisch). Sie sollten auch ein solides Verständnis dafür haben Grammatik und korrekter Wortgebrauch.

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Was werden Ihre Aufgaben sein?

Machen Sie sich bereit für ein Abenteuer! Jeder Tag wird dynamisch und voller neuer, spannender Herausforderungen sein. Sie werden durch eine Vielzahl von Aufgaben navigieren und sicherstellen, dass Monotonie niemals Teil Ihrer Routine ist.

• Zeitplan verwalten: Bereiten Sie den CEO und den COO vor und erinnern Sie sie daran - Aufgabenlisten, Anrufe organisieren, Besprechungslinks erstellen, Tagesordnungen schreiben.
• E-Mail-Master: E-Mails sortieren, auf vorlagenbasierte E-Mails antworten und wichtige Nachrichten weiterleiten.
• Vorbereitung von Finanzdokumenten: Bereiten Sie Gehaltsabrechnungsvorlagen vor, sammeln Sie Berichte vom Team und sortieren Sie den Papierkram.
• Aufgabenausführungskontrolleur: Sie werden anwesend sein Nehmen Sie an den meisten Besprechungen mit uns teil, machen Sie sich Notizen, verfolgen Sie die Aufgaben und kontrollieren Sie sie.
• Wöchentliche Berichterstattung: Sammeln Sie wöchentliche Berichte aus allen Abteilungen, stellen Sie Projektstatus vom PMO zusammen und erstellen Sie Berichte an den COO. Dazu kann auch das Sammeln wichtiger Kennzahlen aus allen Abteilungen gehören.
• Budgetmanagement: Sammeln Sie Budgets zur Genehmigung, senden Sie genehmigte Budgets zurück und verwalten Sie die Finanzdokumentation.
• Reisekoordination: Buchen Sie Tickets und Hotels und bereiten Sie sich auf Konferenzen und Reisen vor.
• Informationsbeschaffung: Bereiten Sie Analysen und Datenlisten für verschiedene Sektoren vor, angefangen bei der Zusammenstellung Listen von Entwicklern im Nahen Osten an Marketingagenturen in den USA.
• Insight-Analyse: Analysieren Sie Ereignisse, Schulungen, Nachrichten und Bücher, um diejenigen zu identifizieren, die von Interesse sein könnten.

Wir möchten, dass Sie alle laufenden Routineaufgaben übernehmen, alles lernen, was der COO tut, und zu einem vollwertigen Ersatz heranwachsen. Dadurch können wir uns auf wichtige strategische Initiativen konzentrieren.

Mittlerweile haben die meisten Kandidaten wahrscheinlich aufgehört zu lesen. Wenn Sie sich immer noch in dieser Rolle sehen, ist das ein großartiges Zeichen. Ja, wir haben hohe Erwartungen und es mag entmutigend erscheinen, aber wir glauben, dass es absolut erreichbar ist.

Was wir von unserer Seite bieten: