People and Culture Officer (Personalverwaltung)/ Spezialist der Personalabteilung in Global Communities

Hintergrund:

Seit 2016 Global Communities hat in der Ukraine das von der US-amerikanischen Agentur für internationale Entwicklung (USAID) finanzierte DOBRE-Programm „Dezentralisierung bietet bessere Ergebnisse und Effizienz“ umgesetzt. Dieses Programm soll den Leitern von Territorialgemeinschaften (TCs) dabei helfen, Ressourcen effektiv zu verwalten, die Qualität öffentlicher Dienstleistungen zu verbessern und die Beteiligung der Bürger an der Lösung von Problemen von lokaler Bedeutung zu erhöhen. 

Seit 2022 setzt Global Communities mit Unterstützung des Bureau for Humanitarian Assistance (USAID/BHA) der United States Agency for International Development das von der Gemeinschaft geführte Emergency Action and Response (CLEAR)-Programm um, um auf humanitäre Bedürfnisse zu reagieren Ukraine. Das Programm ist mit dem Ziel konzipiert, Leben zu retten, Leid zu lindern und auf Bedürfnisse einzugehen und gleichzeitig Gemeinden dabei zu unterstützen, ihre eigenen Maßnahmen zu ergreifen. 

Stellenübersicht:

Die Position des People and Culture Officer dient der Unterstützung bei der Personalverwaltung, der Personalbeschaffung und dem Wohlbefinden und Performance-Management-Initiativen sowie andere Aktivitäten der Abteilung für Menschen und Kultur und unterstützen die Mitarbeiter der Global Communities (GC) in der Ukraine im Bereich Menschen und Kultur. Der People and Culture Officer muss in der Lage sein, effektiv mit Menschen umzugehen und alle ihm übertragenen Aufgaben zu bewältigen. Er/Sie sollte sich um die Erstellung monatlicher Stundenzettelberichte, das Sammeln von Stundenzetteln, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und die Vorbereitung verschiedener Verträge, persönlicher Notizen/Dokumente und anderer Personalangelegenheiten nach Bedarf kümmern. Der Personal- und Kulturbeauftragte wird die meiste Zeit darauf verwenden, den Personal- und Kulturdirektor dabei zu unterstützen, die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze durch die globalen Gemeinschaften sicherzustellen. Die Position ist dem People and Culture Director unterstellt und hat ihren Sitz in Kiew, Ukraine.  

Verantwortlichkeiten: 

Alltägliche Personalabteilung Verwaltung

• Unterstützung bei den täglichen Abläufen der Funktionen und Pflichten „Menschen und Kultur“ und Unterstützung aller GC-Büros (Global Communities) in der Ukraine bei der Bearbeitung von Personalanfragen ;
• Bürgen Sie dem Direktor für Menschen und Kultur bürokratische und administrative Unterstützung; 
• Mitarbeiterakten zusammenstellen und aktualisieren (Hard- und Softcopy); 
• Mitarbeiterdaten im Podio-System (HRIS) pflegen; Erstellen Sie bei Bedarf Mitarbeiterkonten im Podio-System und korrigieren Sie Urlaubssalden bei Fehlern.
• Aktualisieren Sie HR-Tracker (Urlaubs-Tracker, Tracker für persönliche Informationen usw.), wenn Sie dazu aufgefordert werden. 
• Bereitstellung von Beiträgen zur Unterstützung des Personal- und Kulturdirektors bei der Erstellung von Berichten zu Personalaktivitäten (Jahresurlaub, Stundenzettel, Personalbesetzung, Einstellung, Schulung, Beschwerden, Leistungsbewertungen usw.);
• Unterstützung von Menschen und Kulturdirektor bei der Bearbeitung von Anfragen der Mitarbeiter zu Personalfragen, Regeln und Vorschriften;
• Registrieren Sie Urlaubsanträge in den Datenbanken und berichten Sie dem Vorgesetzten regelmäßig über die Registrierung. Erstellen Sie auf Anfrage Berichte über genommene Urlaubstage und Jahresurlaubssalden. 
• In der NäheZusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern von People and Culture bei der Bearbeitung von Dokumentenabläufen, die nach ukrainischer Gesetzgebung erforderlich sind (Arbeitsverträge, Bestellungen, Briefe, Kündigungsunterlagen; Unterlagen im Zusammenhang mit der Versetzung von Mitarbeitern auf neue Positionen, Unterlagen im Zusammenhang mit Vertragsverlängerungen usw.), einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Vorbereitung von Briefen für das Staatsunternehmen „Generaldirektion für die Erbringung von Dienstleistungen für diplomatische Missionen“ (GDIP);
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen der Mitarbeiter nach der Registrierung in Datenbanken (Sammlung von Bewerbungsschreiben, Vorbereitungsschreiben an GDIP, Bearbeitung von Bestellungen) und ordnungsgemäße Bearbeitung Archivieren Sie die verarbeiteten Dokumente.
• Bereiten Sie gegebenenfalls regelmäßige Berichte vor und übermitteln Sie diese (z. B. Bericht über den Abschluss von Stundenzetteln; Bericht über Jahresurlaubssalden);
• Vorbereitung des Prozesses zum Sammeln von Zeitzetteln (Überprüfung der Datei mit Codes). zusammen mit dem Vorgesetzten; Mitarbeiterdatensätze für die Stundenzetteldatei hinzufügen und bearbeiten); 
• Sammeln Sie zweimal im Monat die Stundenzettel aller Global Communities-Mitarbeiter (überprüfen und elektronisch archivieren) und erstellen Sie anschließend einen Stundenzettelbericht. 
• Verfolgen Sie Mitarbeiteraustritte, Schulungen (Sammeln von Abschlussbescheinigungen, Versenden von Erinnerungen an die Mitarbeiter), Sammeln von Bestätigungsformularen für Richtlinien usw.
• Unterstützung beim Scannen und Pflegen von HR-Archiven;
• Unterstützen Sie den People and Culture Director bei der Vorbereitung der Unterlagen für die Beantragung von Visa und Aufenthaltsgenehmigungen für internationales Personal. 
• Unterstützen Sie den Vorgesetzten beim Sammeln und Einreichen von Dokumenten im Zusammenhang mit der Programmregistrierung (Memoranden mit Begünstigten, Empfängern; Briefe an das Sekretariat des Ministerkabinetts usw.);
• Beschaffungsanfragen vorbereiten und Zahlungsgutscheine im Zusammenhang mit den Aktivitäten „Menschen und Kultur“. 

Rekrutierung 

• Unterstützen Sie den Rekrutierungsbeauftragten bei Bedarf bei Rekrutierungsprozessen; Dazu kann unter anderem die Unterstützung bei der Auswahlliste und die Organisation von Vorstellungsgesprächen mit den Kandidaten gehören; Teilnahme an Interviews als Vertreter von Menschen und Kultur und Unterstützung bei der Sammlung von Interviewformularen. 

Vergütung und Zusatzleistungen 

• Auf Anfrage des Personal- und Kulturdirektors und des Finanzteams unterstützen Sie uns Bereitstellung von Informationen für das Finanzteam zur Personalabrechnung (Bereitstellung relevanter Daten zu Abwesenheiten, Prämien, Stundenzetteln usw.);

Leistungsmanagement 

• Sammlung und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Einreichung der Jahreszielformulare und Leistungsbewertungsformulare für Mitarbeiter von Global Communities Ukraine; 
• Unterstützung des P&C-Teams bei der Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen bezüglich des Leistungsmanagementverfahrens; 

Lernen und Entwicklung und Wohlbefinden 

• Direktor für Unterstützung von Menschen und Kultur bei der Organisation des Personals Umfragen zum Wohlbefinden und Erstellung von Arbeitsplänen zum Wohlbefinden.
• Unterstützung bei der Umsetzung von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verbesserung des Wohlbefindens im Team;
• Unterstützung bei der Organisation von Lernveranstaltungen, falls erforderlich.< /li>

Der Stelleninhaber kann gebeten werden, alle anderen vom Vorgesetzten zugewiesenen berufsbezogenen Aufgaben zu erfüllen. 

 Ausbildung:

• Bachelor-Abschluss in Personalmanagement oder Sozialwissenschaften (oder einem verwandten Bereich) ist erforderlich. 

Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrung:

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Personal und Kultur (Personalwesen); 
• INGO-Erfahrung im Bereich Human Resources ist erwünscht, aber nicht obligatorisch;
• Erfahrung in von USAID/BHA finanzierten Projekten wird bevorzugt;
• Kenntnisse über Menschen und Kultur (Human Resources)-Praktiken und Verfahren;
• Gute Kenntnisse und Verständnis des ukrainischen Arbeitsrechts;
• Erweiterte Kenntnisse der MS Office-Pakete;
• Gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten;
• Erfahrung in der Personalbeschaffung ist von Vorteil; 
• Liebe zum Detail;
• Zeitmanagement- und Priorisierungsfähigkeiten;
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeit, in einer teamorientierten Umgebung zu arbeiten;
< li>Fähigkeit, in einem interkulturellen Umfeld gut zu arbeiten;
• Fähigkeiten zur Problemlösung;
• Fähigkeiten im Datenbankmanagement und in der Führung von Aufzeichnungen;
• Vertrautheit mit dem Beruf Boards und HR-Software, Datenbanken und Managementsysteme;
• Englischniveau – Mittelstufe (in der Lage zu verstehen und zu kommunizieren) oder höher, fließend Ukrainisch.

Global Communities ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.  Alle qualifizierten Bewerber werden für eine Anstellung berücksichtigt, unabhängig von Alter, Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft oder Behinderung. 

Global Communities setzt sich dafür ein, ein sicheres und respektvolles Umfeld für zu gewährleisten alle Mitarbeiter, Vertreter, Partner, Teilnehmer und alle, mit denen Global Communities weltweit interagiert, insbesondere gefährdete Kinder und Erwachsene. Allen Mitarbeitern und Vertretern von Global Communities ist es ausdrücklich untersagt, sich an Aktivitäten zu beteiligen, die zu einem Verstoß gegen unsere Schutzrichtlinien führen könnten. Darüber hinaus ist es die Politik von Global Communities, dass es in der Verantwortung jedes Einzelnen liegt, der mit Global Communities zusammenarbeitet, proaktiv ein sicheres und unterstützendes Umfeld für unsere Arbeit zu schaffen. Von allen unseren Mitarbeitern und Vertretern wird erwartet, dass sie sich im Einklang mit dieser Verpflichtung und Verpflichtung verhalten.

Wird nur in die engere Auswahl genommen Kandidaten werden für ein Vorstellungsgespräch kontaktiert.

[email protected]