Operations Manager – Operations Officer der Ukraine in DAI

OPERATIONS MANAGER, Ukraine Operations Office DAI sucht qualifizierte Bewerber für einen Vollzeit-Operations Manager mit Sitz in Kiew, Ukraine. Dies ist eine unmittelbare Chance und interessierte Bewerber werden gebeten, sich so bald wie möglich für eine Prüfung zu bewerben. HINTERGRUND DAI ist in der Ukraine mit fünf aktiven Projekten im Gesamtwert von mehr als 758 Millionen US-Dollar stark vertreten. Obwohl sich diese Projekte in Umfang und Schwerpunkt unterscheiden, sind sie alle an komplizierten und komplexen betrieblichen Prozessen beteiligt, einschließlich Förderprogrammen, Beschaffungen und Untervertragsbeziehungen. Der Druck auf die Projektteams war zunächst aufgrund der COVID-19-Pandemie und der anschließenden russischen Invasion groß, da USAID Ukraine erhebliche neue Mittel und Verantwortlichkeiten hinzugefügt hat. In einigen Fällen erforderte dies, dass die Projekte erheblich von ihren ursprünglichen Zielen abwichen, was zu Lücken in der Übereinstimmung zwischen den für den Erfolg erforderlichen Fähigkeiten und denen des Kernteams führte. Beschaffungen sind zu einem großen Teil der Portfolios der DAI-Ukraine-Projekte geworden Der Druck auf Projektteams, Waren und Dienstleistungen schnell und effizient zu beschaffen, steigt. Dieses Maß an Aktivität und Kontrolle erfordert eine kontinuierliche Überwachung, um effiziente, zeitnahe und konforme Abläufe sicherzustellen. Da die Anzahl der Beschaffungen und anderer betrieblicher Prozesse jedoch zunimmt, wird es für DAI immer notwendiger, ein projektübergreifendes Betriebsteam aufzustellen, um a) Hindernisse bei der Implementierung beseitigen, die alle Projekte betreffen, b) die Kapazität der Projektbetriebsteams aufbauen, c) als Verbindungsmann zwischen den Mitgliedern des Innenministeriums des DAI und den Außendienstteams fungieren und d) die Einhaltung durch gezielte Überwachung und Schulung des Projektpersonals sicherstellen. ZWECK DER ROLLE Der Operations Manager für das Ukraine Operations Office unterstützt die DAI-Projektteams in der Ukraine, indem er das operative und administrative Management in den folgenden Bereichen übernimmt: a) Austausch relevanter operativer Informationen über das gesamte Projektportfolio; b) Einleitung/Unterstützung von Maßnahmen zu operativen Fragen, die alle Projekte in der Ukraine betreffen; c) Bereitstellung von operativer Schnellunterstützung für bestimmte Projekte bei Bedarf in Bereichen wie Beschaffung und Unterverträgen, Vertragseinhaltung, Personalbeschaffung und Personalmanagement sowie Reise-/Sicherheitslogistik, insbesondere für neue Vergaben und Projekterweiterungen/-erweiterungen; d) Unterstützung der Logistik und Planung von Führungsreisen in die Ukraine; e) Überwachung des laufenden Bürobetriebs; f) Beaufsichtigung des lokalen Personals der Abteilung, um sicherzustellen, dass die Richtlinien, Regeln und Vorschriften von DAI und USAID eingehalten werden; und g) Durchführung anderer Aktivitäten, die vom Hauptmanager für Programmleistung in zugewiesen wurden. Er/sie wird mit den entsprechenden Mitarbeitern im Rahmen der DAI-Projekte in der Ukraine zusammenarbeiten, um die Optimierung von Prozessen und Ansätzen in verschiedenen Bereichen zu unterstützen. ZIELE UND AUFGABEN Der Operations Manager wird seinen Sitz in Kiew, Ukraine, haben und für Folgendes verantwortlich sein: Überwachung des täglichen Betriebs des Büros, einschließlich Vereinbarungen zur gemeinsamen Nutzung von Büros und Abrechnung bei Projekten in der Ukraine. Bereitstellung von Informationen und Unterstützung für Projektteams in der Ukraine Gewährleistung eines angemessenen Informationsflusses und einer angemessenen Koordination foder verbesserte Umsetzung Stellen Sie sicher, dass die Büromitarbeiter in allen Bereichen ihrer Arbeit die Richtlinien und Vorschriften von DAI und USAID einhalten. Als Ressource für Projektmanagementteams und Außendienstteams im Home Office (HO) des DAI fungieren, um die Unterstützung für Projektabläufe, einschließlich Pipelines und Rechnungen, zu erleichtern und zu optimieren , Vertragsanalyse und andere HO-Aufgaben. Dienen als Hauptansprechpartner, um verschiedene Projekte bei der Lösung ukraineweiter Probleme zu unterstützen und Unterstützung und Dienstleistungen zu koordinieren. Koordinieren Sie projektübergreifend, um betriebliche Optimierung und Effizienz bei Beschaffung, Zuschüssen und Beratereinstellung zu erreichen. Dienen als Ansprechpartner Ansprechpartner für den VP, Implementierung – Ukraine und andere DAI-Führungskräfte in Bezug auf Logistik und Planung von Besuchen in der Ukraine. Bereitstellung von operativer Sofortunterstützung für bestimmte Projekte in der Ukraine, wenn nötig. Koordinierung mit HO-PMTs, um einen starken Informationsfluss und koordinierte Maßnahmen mit Außendienstteams zu wichtigen Themen sicherzustellen für das gesamte Ukraine-Portfolio. Überprüfen Sie die Beschaffungs- und Genehmigungspraktiken im Ukraine Operations Office sowohl für interne Büroaktivitäten als auch im Namen von Projekten in der Ukraine. Führen Sie alle Bürodateien gemäß der DAI-Richtlinie und stellen Sie sicher, dass Dateien mit relevanten Projekten geteilt und gemäß der Projektablage abgelegt werden Anforderungen Regelmäßige Durchführung von Stichprobenprüfungen von Dateien. Weitere relevante Aufgaben gemäß den Anforderungen des Hauptmanagers, Programmdurchführung und/oder Vizepräsidenten für Implementierung – Ukraine. QUALIFIKATIONEN: Bachelor-Abschluss (oder ausländischer gleichwertiger Abschluss) oder höher in Politikwissenschaft, internationaler Entwicklung, öffentlicher/betriebswirtschaftlicher Verwaltung, Internationale Beziehungen, andere Sozialwissenschaften oder ein ähnlich relevantes Gebiet. Mindestens fünf Jahre einschlägige Erfahrung im operativen, administrativen und finanziellen Management sowie in der Verwaltung eines Vertrags sowohl im Außendienst als auch im Home-Office. Nachgewiesene Kenntnisse und Fähigkeiten in den Bereichen Betrieb, Verwaltung, Finanzplanung und -management, Personalwesen und Beschaffung sowie in anderen Managementunterstützungsbereichen/-funktionen auf Außen- und Home-Office-Ebene bei internationalen, von Spendern finanzierten Projekten. Nachgewiesene Kenntnisse über interne Kontrollen und Prüfungsprozesse ( z. B. Beschaffung, Unterauftragsvereinbarungen usw. Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und Prioritäten zu verschieben, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen. Fähigkeit, effektiv in einem funktionsübergreifenden Team zu arbeiten. Nachgewiesene Kenntnisse und Vertrautheit mit den USAID-Vorschriften (AIDAR) und der Federal Acquisition Regulation (FAR). Starke Kommunikationsfähigkeiten. Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Software, insbesondere Excel. Hervorragende Schreib-, Sprech- und Lesefähigkeiten in Englisch. Erfahrung in der Verwaltung, Einbindung und effektiven Kommunikation mit Projektmitarbeitern und Stakeholdern auf mehreren Ebenen. Erfahrung in der Ukraine erwünscht. Kenntnisse im Schreiben und Sprechen der ukrainischen Sprache werden dringend empfohlen BERICHTERSTATTUNG: Diese Position berichtet an den Hauptmanager für Programmleistung für das Ukraine-Portfolio im DAI-Hauptbüro in Bethesda. Zeig mehr Zeige wenigerPositionsebene Oberstufe der Sekundarstufe Art der Anstellung Vertragsbeschäftigung Berufliche Verantwortlichkeiten Andere Branchen Internationaler Handel und Entwicklung