Betriebskoordinator in FHI 360

Vertragsdauer:  bis 31. März 2026 mit Verlängerungsmöglichkeit

Position der Position: Dnipro oder Charkiw oder Odessa

FHI 360 In den USA ansässige NGO, die sich der nachhaltigen Verbesserung des Lebens durch die Förderung integrierter, lokal vorangetriebener Lösungen widmet.  Das Krisenreaktionsteam von FHI 360 reagiert auf die humanitäre Notlage in der Ukraine mit einem integrierten Gesundheits-, Schutz-, MHPSS- und WASH-Programm, das sich auf die Verringerung der Morbidität und Mortalität in der vom Konflikt betroffenen Bevölkerung konzentriert.  Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website: www.fhi360.org   

Job Zusammenfassung: 

Der Operationskoordinator (nur nationales Personal) leitet unter der Aufsicht des stellvertretenden Reaktionskoordinators die Logistik- und Verwaltungsteams auf der Ebene der Landesbüros.  Als technische Anlaufstelle für den Betrieb wird der Amtsinhaber in Zusammenarbeit mit den Feldkoordinatoren das Logistik- und Verwaltungspersonal der Außenstelle beraten und unterstützen.  Der Betriebskoordinator wird eine entscheidende Rolle im Führungsteam des Landes einnehmen und das Betriebspersonal und die Aktivitäten überwachen, die die Projektabwicklung in ressourcenknappen und äußerst unsicheren Umgebungen unterstützen. Basierend auf der Anleitung im Homeoffice ist die Position für die Einhaltung und Standardisierung von Abläufen verantwortlich und stellt sicher, dass die Supportdienste auf die Bedürfnisse des Programms eingehen. Der Betriebskoordinator wird mit Kollegen aus allen Abteilungen zusammenarbeiten, um Systemanforderungen und Prozessengpässe zu ermitteln und einzigartige Lösungen zu entwickeln, um zeitnahere, effizientere und verantwortungsvollere Abläufe zu ermöglichen. Darüber hinaus unterstützt er/sie die Vorbereitungsplanung, die Entwicklung von Lehrmaterial, die Moderation von Schulungen sowie das Coaching und Mentoring des Personals. 

Verantwortlichkeiten: 

• Verantwortlich für die humanitäre Hilfe vor Ort, einschließlich der Verwaltung der Logistik (Flotte, Beschaffung, Inventar/Asset), Verwaltung, Außenvertretung und Übergangsplanung. 

• Manage und ichUnterstützen Sie Außendienstmitarbeiter in den Bereichen Logistik, Verwaltung, Außendienstmanagement und anderen Funktionen, um eine solide Grundlage für die Notfallprogrammierung zu schaffen. 

• Beteiligen Sie sich an der Entwicklung von Reaktionsstrategien in Zusammenarbeit mit technischen/Programmleitern sowie gegebenenfalls regionalen und landesweiten Managementteams. 

• Unterstützen Sie in Zusammenarbeit mit den Feldkoordinatoren Feldbewertungen des Betriebsbedarfs und den Aufbau operativer Strukturen in neuen Bereichen. 

• Beteiligen Sie sich an der Gestaltung und Bereitstellung von Ressourcen (Personen und Mittel) neuer Programme, die kurz- und längerfristigen Programmzielen der betroffenen Gemeinschaft in der Ukraine entsprechen. 

• Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung der FHI 360-Richtlinien, -Verfahren und -Praktiken, insbesondere im Hinblick auf Einkauf, Vermögens- und Immobilienverwaltung; Empfehlen Sie bei Bedarf länder- oder notfallspezifische Richtlinien/Verfahren. 

• Unterstützung bei der jährlichen Überprüfung des Betriebshandbuchs für die Ukraine-Plattform.  Stärken Sie das Bewusstsein für die Inhalte durch Schulungen/Auffrischungsschulungen zu FHI 360 und Ukraine-spezifischen Logistik- und Reiseprozessen und -verfahren und aktualisieren Sie die Abschnitte mit den Inhaltseigentümern. 

• Verbesserte Standardprotokolle für wesentliche Logistikprozesse werden implementiert, einschließlich Beschaffung, Lager, Vermögensverwaltung und Warenversand. Besonderes Augenmerk sollte auf die Lieferkette für pharmazeutische und medizinische Geräte gelegt werden. 

• Stellen Sie sicher, dass die Einfuhr- und Zollbestimmungen des Landes sowie relevante kontextspezifische Protokolle eingehalten werden. 

• Überprüfen Sie die Vermögens- und Inventarregister im Land, einschließlich der Gerätezuordnung, Wartung und Entsorgung von Vermögenswerten gemäß FHI 360 und Spendervorschriften. Stellen Sie sicher, dass jährlich eine physische Zählung der Vermögenswerte durchgeführt wird. 

• Unterstützen Sie in Abstimmung mit anderen Abteilungen die regelmäßige Beschaffungsplanung des Programms und anderer operativer Abteilungen. 

• Identifizieren und gewährleisten Sie die ordnungsgemäße Verwaltung und Wartung von Einrichtungen, einschließlich Büro-, Wohn-, Lager- und anderen kritischen Infrastrukturanforderungen, sowie hochwertiger Betriebsausrüstung (Generatoren) und überprüfen Sie Transportanforderungen/-anlagen. 

• Verwaltung von Betriebsbudgets, Überprüfung der monatlichen Ausgaben für Betriebsabteilungen und Bereitstellung von Eingaben für genaue Prognosen und Pipeline-Analysen 

• Überprüfen/genehmigen Sie Kaufanfragen für Betriebsabteilungen im Einklang mit den Projektbudgets, angemessen für das Programm und orientiert an den Betriebsanforderungen. 

• Konsultieren Sie den stellvertretenden Reaktionskoordinator und die Zentrale, um Probleme zu beheben und Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen abzugeben. Befürworten Sie die erforderliche Unterstützung des Landesbüros und pflegen Sie regelmäßige Verträge mit Kollegen in der Zentrale, wie Logistikspezialisten/Globale Beschaffungsabteilung, IT und anderen Backstops der Zentrale. 

• Überwachen Sie das Personal und konzentrieren Sie sich auf den Kapazitätsaufbau des Personals, insbesondere der Abteilungsleiter. Sorgen Sie für Führung und Teambildung. 

 Angewandte Kenntnisse und Fähigkeiten: 

• Kenntnis und Anwendung der Core Humanitarian Standards (CHS) und Sphere-Standards sowie des Verhaltenskodex des Roten Kreuzes/NGOs. 

• Erfahrung im Umgang mit Fördermitteln der US-Regierung und gute Kenntnisse der USG-Vorschriften, einschließlich 2 CFR 200 

• Erfahrung mit UN-Fördermitteln, FCDO und privater Stiftungsfinanzierung bevorzugt. 

• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung des sektorübergreifenden Projektmanagements und der Implementierung.  

• Nachgewiesene Erfahrung in der Arbeitsplanung und -planung, Personalentwicklung und Kapazitätsaufbau.  

• Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung und Leitung einer Betriebsabteilung in komplexen Projekten strategischer Natur und nationaler/internationaler Reichweite.

• Muss kompetent lesen, schreiben und sprechen können auf Ukrainisch und Englisch 

Problemlösung und Auswirkungen: 

• Wird an Problemen unterschiedlichen Umfangs gearbeitet, die eine Analyse oder Interpretation erfordern verschiedener Faktoren. Übt Urteilsvermögen bei der Auswahl von Methoden und Techniken aus, um geeignete Maßnahmen festzulegen. Baut produktive Arbeitsbeziehungen mit internen und externen Mitarbeitern auf. 

• Die Entscheidung kann sich auf eine Arbeitseinheit oder einen Bereich innerhalb einer Abteilung auswirken.  

• Erhält Methoden and Verfahren für neue Projekte und Aufgaben. Bietet Anleitung für andere untergeordnete Mitarbeiter. 

• Berichtet an den stellvertretenden Reaktionskoordinator. 

• Interagiert regelmäßig mit dem Programmkoordinator, den Feldkoordinatoren und der Finanzabteilung.

• Überwacht den Logistik- und Beschaffungsmanager und die Verwaltung Manager 

Ausbildung: 

• Bachelor-Abschluss oder dessen internationales Äquivalent in – Personalmanagement, Wirtschaft Verwaltung, menschliche Entwicklung, Informationswissenschaft, internationale Entwicklung, Sozialwissenschaften, Lieferkette, Logistik, Ingenieurwesen oder ein verwandtes Fachgebiet 

• Master oder anderer weiterführender Abschluss bevorzugt. 

• Zertifizierung und/oder Abschluss in humanitärer Logistik oder humanitärer medizinischer Lieferkette bevorzugt. 

• Zertifikat in Projektmanagement bevorzugt 

Erfahrung: 

• Progressive und bedeutende Erfahrung 5-8 Jahre in humanitären Programmen und/oder Nothilfeprogrammen, hauptsächlich in integrierten Gesundheitsprojekten; einschließlich mehr als 5 Jahren Managementerfahrung in einem NGO-Umfeld, mit mindestens 3 Jahren bedeutender Erfahrung im Feldeinsatz bei der Durchführung von Notfall- und/oder Frühwiederherstellungsprogrammen.  

• Erfahrung in der Arbeit in Gebieten mit hohem Konfliktrisiko erforderlich. 

• Erfahrung beim Aufbau von Anlauf- und Abschlussvorgängen 

• Vertrautheit mit der Betriebsstruktur des bereichsbasierten Managements  

• Kenntnisse im Umgang mit Datenbankverwaltungssoftware und Online-Suchtools erforderlich. 

• Sensibilität für kulturelle Vielfalt und Verständnis für die politischen, kontextuellen und ethischen Fragen in den zugewiesenen Bereichen. 

• Artikuliert, professionell und in der Lage, klar und positiv mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren. 

• Vorherige Berufserfahrung in einer Nichtregierungsorganisation (NGO), einer Regierungsbehörde oder einem Privatunternehmen mit fortschrittlicher Programmmanagementerfahrung in der humanitären Hilfe oder damit verbundener Branchenerfahrung in einem relevanten technischen Bereich. 

• Fähigkeit, mit Stresssituationen umzugehen und mit begrenzten Ressourcen zu arbeiten. 

Typische körperliche Anforderungen: 

• Typische Büroumgebung. 

• Fähigkeit, stundenlang auf den Computerbildschirm zu schauen und sich wiederholende Arbeiten auf einer Tastatur auszuführen. 

• Fähigkeit, längere Zeit zu sitzen und zu stehen. 

• Fähigkeit, 5-50 Pfund zu heben. 

Zu verwendende Technologie: 

• Reiseanforderungen: 

  • Größer als 25 % 

  Bitte bewerben Sie sich über den Link oben auf der Stellenanzeigen-Website oder senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben per E-Mail an [email protected] mit „Operations Coordinator-bevorzugter Standort“ in der Betreffzeile.  

  Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die auf Englisch eingereicht werden. 

  Kandidaten mit Behinderungen werden aufgefordert, sich zu bewerben.